Un système de réservation est l’un des éléments technologiques les plus importants pour toute entreprise travaillant dans le secteur du voyage. Il en existe de différentes formes et tailles, mais ils ont tous la même fonction : faciliter la prise et la gestion des réservations. Depuis la fin de la dernière décennie, ils sont devenus un élément essentiel pour les voyagistes et les organisateurs d’activités.
Qu’est-ce qu’un système de réservation ?
L’objectif d’un système de réservation est de mettre de l’ordre dans le chaos et de remplacer le stylo, le papier et Excel comme méthode de gestion des réservations de voyage. Ils sont spécialement conçus à cet effet et existent parce que le stylo, le papier et Excel ne sont pas à la hauteur de la tâche pour certains opérateurs, même les plus petits. Les systèmes de réservation se connectent à la plupart des canaux de vente, organisent ces informations, vous permettent de rester en contact avec vos clients et automatisent de nombreuses tâches afin d’offrir à vos clients une expérience de réservation transparente.
Certains systèmes de réservation sont légers et simples. Ils sont conçus pour effectuer uniquement les tâches les plus essentielles dont un voyagiste a besoin, telles que la prise de réservations à partir d’une agence de voyage en ligne et d’un site web.
D’autres sont spécialisés dans des domaines spécifiques, tels que les bus avec arrêt ou les excursions en bateau, et sont dotés de toute une série d’outils différents. Ils fonctionneront comme une source unique de vérité pour votre expérience et vous permettront de gérer tous les aspects de votre activité, y compris le personnel, la tarification dynamique et la mise à disposition de dispositifs de point de vente. Les systèmes de réservation de ce type offrent également un niveau élevé de service à la clientèle et la possibilité de s’adapter à vos besoins spécifiques.
Ces systèmes sont connus sous différents noms. Ils peuvent être appelés systèmes de réservation, technologie de réservation, ou res-tech si vous faites partie du groupe Arival. Il n’y a pas de différence entre ces appellations. Il s’agit simplement du nom que leur donne une entreprise ou un fournisseur de technologie.
Les systèmes de réservation ont pour but de vous aider à développer votre activité. Pour ce faire, ils rationalisent le processus de réservation en ligne et en personne pour les clients, ce qui devrait augmenter les ventes. Ils augmentent également l’efficacité en automatisant de nombreux processus et en réduisant le temps d’attente des clients. Le système présentera également toutes les données dont vous disposez sous forme de tableaux et de graphiques communs et facilement personnalisables, afin de vous aider à repérer rapidement les opportunités et les problèmes.
Que fait un système de réservation ?
Rationaliser les réservations
Un système de réservation rationalisera votre processus de réservation et gardera tout en un seul endroit. Les paiements seront traités rapidement et en toute sécurité. Grâce aux systèmes de point de vente, chaque réservation sera automatiquement ajoutée à votre base de données, de même que les réservations effectuées par l’intermédiaire de votre site web et des agences de voyage en ligne. Les réservations en ligne saisissent toutes les informations dont vous avez besoin.
Connexions avec des agences de voyage en ligne
La plupart des systèmes de réservation sont reliés aux principales agences de voyage en ligne. Celles-ci vous permettront de vendre et de mettre à jour vos produits par l’intermédiaire des plus grands canaux de vente de circuits et d’activités, tels que GetYourGuide, Expedia et Hotelbeds. Les voyageurs peuvent réserver instantanément, les paiements sont gérés automatiquement et toute modification que vous apportez au système est automatiquement répercutée sur l’agence de voyages en ligne. Ceux qui souhaitent étendre encore davantage la portée de leurs activités de vente devraient examiner les options offertes par un gestionnaire de canaux.
Gestion efficace, tout-en-un
Dès qu’une réservation est effectuée, cette information est ajoutée à tous les sites concernés. Si vous avez un certain nombre de places à vendre, une réservation réduira le nombre de places disponibles sur tous les canaux de vente. Des courriels de confirmation et de rappel seront envoyés à l’invité en toute simplicité. Les informations sont immédiatement ajoutées aux tableaux de bord pertinents à des fins d’analyse. La facturation sera gérée automatiquement, avec le calcul du taux de commission correct. Il y aura moins d’erreurs à corriger et le personnel pourra être affecté à des tâches plus productives.
Étant donné qu’un système de réservation contient toutes les informations relatives à votre entreprise et qu’il constitue votre unique source de vérité, il vous permettra également d’analyser facilement ces informations. Il vous fournira des représentations graphiques de vos ventes, de vos marges, de vos emplacements et de tout autre élément dont vous avez besoin. Vous pouvez approfondir ces données pour repérer les tendances, les opportunités et les problèmes auxquels vous pouvez être confronté.
Votre sécurité et celle de vos clients
La sécurité de votre entreprise et de vos clients doit être une priorité absolue pour votre système de réservation. Il contient toutes vos informations, vous devez donc pouvoir être sûr que la base de données est sécurisée. Il gère également vos paiements, qui doivent être fiables, efficaces et cryptés.
Pour les geeks : Histoire des systèmes de réservation
Comme c’est souvent le cas pour les technologies du voyage, les compagnies aériennes ont d’abord utilisé des systèmes de réservation, puis les trains et les hôtels, et enfin les circuits et les activités. Il y a de bonnes raisons à cela : l’argent, les méthodes de vente et la nature des secteurs.
Le premier système de réservation a été mis en place en 1946 par American Airlines. Il s’inscrivait dans le cadre d’une politique d’expansion qui privilégiait l’amélioration de l’efficacité autant que possible. Le réserviste vérifiait si un siège était disponible, mettait à jour le manifeste lorsqu’un siège était réservé ou annulé et enregistrait les informations relatives au passager. Il pouvait contenir des informations sur les vols pour une durée de dix jours.
Auparavant, ils travaillaient sur papier et devaient tout sortir des classeurs, mais ils pouvaient désormais accéder à tout par l’intermédiaire d’un terminal. Après la première année, American Airlines pouvait traiter 200 passagers de plus par jour avec 20 opérateurs de moins, et tout pouvait être centralisé.
Bientôt, ce système fut remplacé par le Réservoir Magnétique, une amélioration significative, et les recherches de sièges se faisaient en moins d’une seconde. Les informations stockées sont passées à 2 000 vols sur 31 jours. Au début des années 50, le bureau d’American Airlines reçoit 45 000 appels par jour pour réserver des vols. Le système a été modifié pour d’autres compagnies aériennes, et les grands hôtels et les compagnies ferroviaires ont commencé à frapper à la porte.
Au moment où le Reservisor a pris son envol, les Américains ont commencé à faire voler leurs premiers avions à réaction. Ceux-ci augmentaient à la fois la vitesse et le nombre de passagers. Bien que le Reservisor ait constitué un progrès, il n’était pas assez performant pour faire face à cette situation et, comme pour toute nouvelle technologie, il était encore assez défectueux. American Airlines a commencé à travailler avec la société informatique IBM. C’est ainsi qu’est né Sabre, le premier système de réservation informatisé qui fonctionne encore aujourd’hui.
La naissance du système de distribution mondial
D’autres compagnies aériennes ont commencé à développer leurs propres systèmes. Au milieu des années 70, elles ont commencé à donner un accès direct aux agents de voyage et le système de distribution mondial était né. Outre Sabre, les principaux systèmes sont Amadeus et Travelport. À eux deux, ils gèrent des milliers de milliards de dollars de réservations, et tous ont commencé à distribuer des circuits et des activités.
Dans les années 90, les ventes de voyages ont suivi l’évolution du monde en ligne. En 1995, la première agence de voyage en ligne (OTA) a été créée – l’Internet Travel Network. Les compagnies aériennes étaient prêtes, mais soudain, de nombreux hôtels se sont retrouvés avec beaucoup plus de canaux de vente qu’ils ne pouvaient en gérer. Ce qui n’était jusqu’alors qu’une affaire de réception de quelques appels téléphoniques d’agents et de mise à jour du livre de comptes est soudain devenu plus compliqué. Les clients pouvaient rechercher et réserver par l’intermédiaire d’un OTA ou du site web de l’hôtel.
Les grandes chaînes hôtelières avaient déjà développé leurs systèmes de réservation centralisés, ce qui n’était pas le cas des plus petites. Les jeunes pousses technologiques ont vu l’opportunité et se sont engouffrées dans la brèche. En peu de temps, chaque hôtel a pu gérer de manière centralisée toutes ses réservations auprès d’Expedia, de Booking et de son propre site web, avec moins d’erreurs.
Systèmes de réservation pour les voyagistes
Bien que les voyages organisés et les activités soient le troisième secteur du voyage, ils ont mis beaucoup plus de temps à se mettre en place. Il y a moins de grandes entreprises que dans les secteurs du transport et de l’hébergement ; la plupart des opérateurs accueillent moins de clients et beaucoup sont des petites entreprises. Dans le même temps, les voyagistes ont pu compter beaucoup plus longtemps sur les visites, les recommandations et les partenariats avec les hôtels, ainsi que sur les réservations par l’intermédiaire d’agents et de sociétés de gestion de destinations.
Cependant, certains opérateurs ont vu la nécessité de mettre en place des systèmes de réservation conçus spécifiquement pour le marché. Ces systèmes se connectaient aux sites web des opérateurs et à la nouvelle série d’OTA et de places de marché axées sur l’expérience qui commençaient à se former – même si une grande partie de ce travail était effectuée par l’intermédiaire d’un extranet. TourCMS de Palisis a été l’un des premiers.