Seien wir ehrlich. Niemand gründet ein Reiseunternehmen, weil er sich leidenschaftlich für die Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften interessiert.
Wenn Sie jedoch in Frankreich Touren, Sehenswürdigkeiten oder Aktivitäten anbieten, gehört die steuerliche Erfassung zu den Dingen, die Sie nicht ignorieren können, selbst wenn Sie das noch so sehr möchten. Das Problem dabei ist, dass viele Anbieter zwar technisch gesehen „etwas unternehmen“, aber nicht unbedingt das Richtige tun.
In diesem Artikel wird erläutert, was die französische „Fiscalisation“ eigentlich beinhaltet, warum es sie gibt, was sie im Alltag für Reiseveranstalter bedeutet und warum die Nutzung des richtigen Systems Ihnen später viel Stress ersparen kann.
Wie die Fiskalisierung in Frankreich aussieht
Frankreich verfügt über einige der strengsten Vorschriften zur Steuererfassung in Europa. Jedes System, das zur Erfassung von Kundenzahlungen verwendet wird, muss dem französischen Gesetz zur Betrugsbekämpfung sowie den Anforderungen der Norm NF525 entsprechen.
Touristen, die vor dem Arc de Triomphe de l’Étoile ein Selfie machen
In der Praxis muss Ihr System sicherstellen, dass die Verkaufsdaten:
- Sicher und manipulationssicher
- Für Prüfungen ordnungsgemäß aufbewahrt
- In der richtigen Reihenfolge protokolliert
- Es ist nicht möglich, Einträge unbemerkt zu bearbeiten oder zu löschen
Sobald ein Verkauf erfasst wurde, muss er erfasst bleiben. Keine verschwundenen Transaktionen. Keine „kreativen“ Anpassungen. Kein „Das korrigieren wir später in Excel“.
Dies gilt unabhängig davon, ob Sie online, an einer Kasse, über Wiederverkäufer oder auf alle genannten Wege am selben Tag verkaufen.
Warum Frankreich dieses Thema ernst genommen hat
Frankreich hat diese Vorschriften eingeführt, um Mehrwertsteuerbetrug und Steuerhinterziehung zu bekämpfen, insbesondere in Branchen, in denen Barzahlungen üblich sind und die über uneinheitliche Systeme verfügen.
Um Ihnen einen Eindruck vom Ausmaß zu vermitteln: Die Europäische Kommission hat die Mehrwertsteuerausfälle in Frankreich zuvor auf mehrere zehn Milliarden Euro pro Jahr geschätzt. Der Tourismus mit seiner Mischung aus Online-Buchungen, Spontanbuchungen, Gutscheinen und Reisebüros ist ein Bereich, in dem Lücken besonders leicht entstehen können.
Das Ziel bestand nicht darin, den Betreibern das Leben schwer zu machen. Vielmehr sollte es dadurch schwieriger werden, Umsätze zu verschleiern, und einfacher, diese zu prüfen.
Das Ergebnis ist ein System, in dem Transparenz keine Option ist und die Durchsetzung im Laufe der Zeit stetig verschärft wurde.
Was dies für Reiseveranstalter und Anbieter von Aktivitäten bedeutet
Hier trifft die Theorie auf die Realität.
Reiseveranstalter verkaufen keine Socken. Sie kümmern sich um Abfahrten, Kapazitäten, Zeitfenster, Reiseleiter, das Wetter, Nichterscheinen, kurzfristige Änderungen und Kunden, die zu spät kommen, aber schwören, dass sie pünktlich waren.
Nun kommt noch die Fiskalisierung hinzu.
Zu den häufigsten Herausforderungen, die wir beobachten, gehören:
- Online-Buchungen in einem System, Kassenverkäufe in einem anderen
- Buchungen von Wiederverkäufern, die erst nach Beginn der Tour eingehen
- Manuelle Änderungen, die nicht eindeutig protokolliert sind
- Gesamtbeträge, die korrekt erscheinen, einzelne Transaktionen jedoch nicht
Aus steuerlicher Sicht fangen hier die Probleme an.
Bei Prüfungen geht es selten darum, ob Ihr Gesamtumsatz plausibel erscheint. Es geht vielmehr darum, ob jede einzelne Transaktion nachvollziehbar, erklärbar und begründbar ist.
Sind Sie auf Steuerprüfungen in Frankreich vorbereitet?
Falls Sie sich nicht sicher sind, ist diese kurze Checkliste ein guter Ausgangspunkt.
- Alle Verkäufe werden in einem System erfasst
Online-Buchungen, Verkäufe an der Kasse und Buchungen über Wiederverkäufer werden alle an ein und derselben Stelle erfasst, ohne dass eine manuelle Neueingabe erforderlich ist.
- Ihr System erfüllt die französischen Anforderungen hinsichtlich der Steuerpflichten und der Norm NF 525
Die Verkaufsdaten sind sicher, nachvollziehbar und können nicht ohne eindeutigen Nachweis geändert werden.
- Jede Buchung ist mit einer bestimmten Tour oder Abfahrt verknüpft
Es handelt sich nicht nur um eine Zahlung, sondern um eine eindeutige Verknüpfung mit Datum, Uhrzeit und Kapazität.
- Änderungen, Stornierungen und Rückerstattungen werden automatisch erfasst
Keine Randnotizen, Tabellen oder „Wir erinnern uns normalerweise daran, warum“.
- Sie können jede Transaktion schnell erläutern
Sollte ein Wirtschaftsprüfer nach einer einzelnen Buchung von vor sechs Monaten fragen, könnten Sie diese ohne Panik zurückverfolgen.
Sollten Sie bei einem oder zwei dieser Punkte ins Grübeln gekommen sein, ist es vielleicht an der Zeit, Ihre Konfiguration genauer unter die Lupe zu nehmen.
Allgemeine Kassensysteme und Buchhaltungstools sind in der Regel für den Einzelhandel oder das Gastgewerbe konzipiert. Sie eignen sich sehr gut dafür, jeweils einen Artikel zu einem bestimmten Zeitpunkt zu einem bestimmten Preis zu verkaufen.
Bei Führungen ist das anders.
Allgemeine Tools haben Schwierigkeiten mit:
- Jeden Verkauf mit einer bestimmten Abfahrt oder einem bestimmten Zeitfenster verknüpfen
- Änderungen, Umbuchungen und Stornierungen ordnungsgemäß erfassen
- Saubere Abwicklung von Gutscheinen und Buchungen über Reisebüros
- Erstellung eines lückenlosen Prüfpfads ohne manuellen Aufwand
Viele Betreiber greifen letztendlich auf Notlösungen, Tabellenkalkulationen oder das „Stammeswissen“ eines einzelnen, stark belasteten Teammitglieds zurück.
Im Alltag mag das vielleicht funktionieren. Bei einer Prüfung geht das jedoch meist schief.
Warum tourenspezifische Systeme das Leben erleichtern
Ein tourenspezifisches System geht von der Prämisse aus, dass Ihr Unternehmen komplex ist, und baut darauf auf.
Das bedeutet:
- Alle Vertriebskanäle werden in eine zentrale Datenquelle zusammengeführt
- Jede Buchung ist mit einer Abfahrt, einer Kapazität und einer Ressource verknüpft
- Automatische Protokollierung von Änderungen und Stornierungen
- Finanzdaten, die so gespeichert sind, dass sie einer Prüfung standhalten
Anstatt Ihre Abläufe an ein generisches Tool anzupassen, passt sich das System an die tatsächlichen Abläufe Ihrer Touren an.
Der Vorteil dabei ist, dass die Maßnahmen, die Sie zur Einhaltung der Vorschriften verpflichten, in der Regel auch den Verwaltungsaufwand verringern, Fehler reduzieren und die Berichterstattung deutlich vereinfachen.
Ein praktischer Tipp, den Betreiber oft übersehen
Wenn Sie nur eine Sache aus diesem Artikel mitnehmen, dann sollte es diese sein:
- Bei der Einhaltung von Vorschriften geht es nicht nur darum, einen vorschriftsmäßigen Beleg auszustellen. Es geht darum, was danach geschieht.
- Prüfer konzentrieren sich häufig auf Änderungen, Stornierungen, Umbuchungen und manuelle Eingriffe. Wenn Ihr System nicht eindeutig aufzeigt, wer was wann und warum getan hat, kommen genau dort Fragen auf.
Sollte Ihre Antwort lauten: „Das notieren wir normalerweise irgendwo“, sollten Sie Ihre Arbeitsabläufe einmal überprüfen.
Was Netzbetreiber nun tun sollten
Wenn Sie in Frankreich tätig sind, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um Ihre Technologie auf ihre Eignung zu überprüfen.
Einige praktische Schritte:
- Bitte vergewissern Sie sich, dass Ihr System die französischen Anforderungen an die Steuererfassung sowie die NF525-Anforderungen erfüllt
- Erfahren Sie, wie Online-, Kassen- und Wiederverkäuferumsätze miteinander verknüpft sind
- Sehen Sie sich genau an, wie Änderungen und Rückerstattungen erfasst werden
- Sprechen Sie mit Ihrem Technologieanbieter über die Audit-Bereitschaft
Hier geht es nicht um Panik. Es geht darum, unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
Unterstützung von Betreibern in Frankreich
Die französische Steuerüberwachung ist nichts Neues, doch die Kontrollen werden immer strenger. Mit dem richtigen System wird die Einhaltung der Vorschriften nicht länger eine ständige Sorge, sondern ein Hintergrundprozess, der einfach funktioniert.
Ein tourenspezifischer Ansatz hilft Ihnen nicht nur dabei, Vorschriften einzuhalten; er sorgt auch für reibungslosere Abläufe, sauberere Daten und deutlich weniger lange Nächte, in denen Sie Zahlen erklären müssen, die eigentlich schon einleuchten sollten.
Sollten Sie Ihre Konfiguration überprüfen oder Änderungen planen, rufen Sie uns bitte an.