Un cliente directo suele hacer la reserva por su cuenta.
Eligen una fecha, seleccionan una hora, pagan y reciben su entrada. Si hay algún cambio, se ponen en contacto con el operador.
Las reservas de los socios son diferentes.
A menudo, la persona que hace la reserva no es la que va a asistir. Puede que esté reservando en nombre de un huésped, un grupo, un colegio, una empresa o un grupo que viaja en autobús. Puede que no sepa el número definitivo de personas en el momento de hacer la reserva. También puede que tenga condiciones de pago diferentes, acuerdos de comisión o necesidades de facturación distintas.
Eso supone más trabajo administrativo.
Si el socio no puede actualizar la reserva por su cuenta, tiene que ponerse en contacto con el operador. Si necesita una factura, puede que tenga que enviar un correo al equipo de finanzas. Si cambia el número de personas del grupo, alguien tiene que ajustar la reserva a mano, cancelarla y volver a hacerla, o buscar una solución alternativa.
Un pequeño cambio se convierte en una cadena de mensajes.
¿Por qué es importante modificar las reservas?
Una de las cosas más útiles que puede hacer un socio de confianza es modificar una reserva ya existente.
Imagina que un guía turístico reserva 50 plazas para un grupo que va a recorrer varias ciudades. En el momento de hacer la reserva, 50 es la mejor estimación. A medida que se acerca la fecha del viaje, el guía va teniendo una idea más clara de cuántas personas asistirán realmente. El número definitivo podría ser 48, 44 o 52.
Si no se puede modificar la reserva, el guía tiene que ponerse en contacto con el operador. Entonces, el operador tiene que cambiar la reserva a mano o, lo que es peor, cancelarla y volver a hacerla.
Eso no es lo ideal para nadie.
El socio busca rapidez y flexibilidad. El operador quiere menos trámites administrativos. El cliente quiere que la visita en grupo vaya sobre ruedas en cuanto lleguen.
La edición de reservas es útil porque la reserva original se mantiene tal cual. Se puede ajustar el número de plazas sin que se genere un lío de reservas canceladas, registros duplicados o confusiones con los pagos. De esta forma, al editar una reserva se crea un nuevo registro con los datos actualizados, pero conservando la referencia original o el código corto.
¿Por qué esto debería ser solo para socios de confianza?
Hay una gran diferencia entre dar a los socios un control útil y dejar que cualquiera pueda cambiar lo que quiera.
No todos los socios deberían poder editar las reservas. Los operadores tienen que decidir en quién confían, qué pueden editar y cuándo pueden hacerlo.
Por ejemplo, a una agencia de viajes habitual con condiciones de pago acordadas se le puede permitir cambiar el número de huéspedes antes de una hora límite. Es posible que un hotel asociado pueda reservar determinados productos, pero no otros. Un guía turístico puede reducir o aumentar el tamaño de un grupo dentro de ciertos límites.
La facturación forma parte del mismo problema
Además, las reservas de los socios suelen venir acompañadas de condiciones de pago diferentes.
Un cliente directo suele pagar con tarjeta al finalizar la compra. En cambio, un socio puede tener que hacer una reserva con una tarifa neta, una estructura de comisiones o una cuenta de empresa. Es posible que necesite una factura para su departamento de finanzas. También puede que quiera agrupar varias reservas en un solo pago o proceso de facturación.
Aquí es donde la función de facturación cobra importancia.
Si los socios pueden solicitar o utilizar opciones de pago mediante factura durante el proceso de reserva, el operador no tiene que gestionar manualmente cada solicitud de facturación. Además, esto hace que el proceso de reserva resulte más profesional para los agentes, los clientes corporativos y los socios B2B habituales.
Esto resulta especialmente útil cuando la relación de pareja sigue en pie.
El coste oculto de la gestión manual de los socios
Al principio, la gestión manual suele parecer algo fácil de manejar.
Un correo electrónico de un hotel. Una llamada de un agente. Una solicitud de factura de un organizador corporativo. Un cambio en el tamaño del grupo por parte de un guía.
Pero durante una temporada ajetreada, estas pequeñas peticiones se van acumulando.
El equipo dedica tiempo a comprobar la disponibilidad, modificar reservas, confirmar precios, actualizar registros, enviar enlaces de pago, crear facturas y responder a preguntas de seguimiento.
Ese tiempo lo podrías dedicar a atender a los huéspedes, gestionar las operaciones o fortalecer las relaciones con los socios.
Lo que los operadores deberían tener en cuenta
Antes de dar a los socios más control sobre las reservas, los operadores deberían pensar bien cuáles son las normas.
Algunas preguntas útiles son:
- ¿Qué socios son lo suficientemente de fiar como para modificar las reservas?
- ¿Qué datos se les debería permitir cambiar?
- ¿Debería haber una hora límite antes de la salida?
- ¿Pueden los socios aumentar o reducir las cantidades?
- ¿Qué productos pueden reservar los socios?
- ¿Tienen los distintos socios acuerdos diferentes en cuanto a comisiones o tarifas netas?
- ¿Deberían estar las facturas disponibles para todos los socios o solo para determinadas cuentas?
- ¿El equipo de finanzas necesita una facturación consolidada?
- ¿Cómo va a estar al tanto el operador de los cambios que se produzcan en los socios?
El papel de Palisis
En Palisis, estamos ampliando las funciones de reserva para socios con el fin de dar respuesta a más situaciones reales de B2B como estas.
Esto incluye dar a los socios de confianza la posibilidad de editar las reservas, para que puedan ajustar las cantidades en la misma reserva en lugar de tener que cancelarla y volver a hacerla. También incluye una función de facturación para los socios, lo que ayuda a los operadores a dar soporte a los agentes, las agencias de viajes y otras cuentas B2B que necesitan opciones de pago mediante factura.
Ponte en contacto con nosotros para saber más sobre cómo modificar reservas y la facturación para socios.