Il arrive un moment où un système de billetterie parfaitement adapté devient… moins adapté.
En général, cela se situe quelque part entre l’ajout d’une entrée à heure fixe, l’ouverture d’un deuxième guichet, l’octroi d’un accès aux billets à un hôtel partenaire et la découverte que la séance du samedi à 11 h est apparemment complète dans un système, mais pas dans un autre.
Pour les musées de taille moyenne, le meilleur système de billetterie n’est pas nécessairement celui qui offre le plus de fonctionnalités. C’est celui qui permet de relier entre elles les ventes en ligne, les entrées, la capacité d’accueil et les informations sur les visiteurs, sans avoir à se lancer chaque matin dans une véritable fouille archéologique au sein de vos feuilles de calcul.
Ainsi, si vous comparez des logiciels de billetterie destinés à un musée de taille moyenne, voici les neuf critères que nous prendrions en compte.
1. Un système d’accès à horaires fixes qui est en réalité facile à gérer
La gestion des horaires d’entrée peut contribuer à répartir les arrivées tout au long de la journée, mais elle ne doit pas donner lieu à la création d’un nouveau poste à temps plein.
Vous devriez être capable de :
- créer différents créneaux horaires
- définir la capacité par emplacement
- modifier rapidement la disponibilité
- gérer les arrivées anticipées et tardives
- voir quelles plages horaires sont en train de se remplir
L’objectif est de gérer le flux de visiteurs, et non de créer 48 petits créneaux de réservation intitulés « Mardi 10 h 15 ».
Votre site web, votre billetterie et vos partenaires de vente doivent tous proposer les mêmes disponibilités.
Si quelqu’un achète les deux derniers billets en ligne, la personne en poste à votre guichet ne devrait pas pouvoir les revendre par inadvertance.
Cela est particulièrement vrai les week-ends d’inauguration d’expositions, pendant les vacances scolaires et ces mardis inexplicables où tout le monde en ville semble avoir décidé simultanément de se rendre au musée.
Palisis permet aux musées de définir des limites de capacité et des créneaux de réservation, tout en diffusant en temps réel les disponibilités sur l’ensemble des canaux de vente. Vous pouvez en savoir plus sur notre système de billetterie et de réservation destiné aux musées et aux sites historiques.
3. Ventes en ligne et en magasin au sein d’un même système
Certains visiteurs s’y prennent trois semaines à l’avance.
D’autres aperçoivent votre immeuble en passant devant et décident d’y entrer.
Ce sont tous les deux de bons clients.
Votre système de billetterie muséale devrait donc gérer à la fois les réservations à l’avance et les ventes sur place sans les considérer comme deux activités distinctes.
Dans l’idéal, votre site web, votre point de vente et votre équipe chargée des admissions devraient tous afficher les mêmes produits, les mêmes tarifs et les mêmes disponibilités.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les principes de fonctionnement de ce type de configuration, nous proposons un guide dédié expliquant en quoi consiste un système de réservation.
4. Validation rapide des billets
Acheter le billet, ce n’est que la moitié du voyage.
Le visiteur doit encore franchir la porte.
Les codes QR, la lecture des codes-barres et les appareils de validation dédiés peuvent considérablement accélérer l’entrée, en particulier lorsque plusieurs centaines de personnes décident que 10 h 57 est l’heure idéale pour arriver à un créneau prévu à 11 h.
Regardez :
- vitesse de numérisation
- billets sur mobile et billets papier
- détection des tickets en double
- validation hors ligne
- ce que le personnel constate lorsqu’un ticket échoue
Nous proposons un guide spécifique sur la validation des billets pour les attractions très fréquentées, si les files d’attente à l’entrée constituent un véritable casse-tête.
5. Réservations de groupe ne nécessitant pas de spectacle de danse expressive
Les réservations effectuées par les établissements scolaires, les groupes organisés, les visites privées et les professionnels du tourisme se déroulent rarement exactement de la même manière que pour un billet d’entrée individuel.
Votre système devrait permettre de gérer facilement les réservations importantes, les différentes catégories de billets et la capacité d’accueil, sans que le personnel ait à improviser une solution à chaque fois que 34 écoliers se présentent.
Si les groupes constituent un élément important de votre activité, testez-les lors de la démonstration du logiciel.
Ne vous contentez pas de laisser le vendeur vous montrer comment réserver un billet adulte de manière impeccable.
Faites en sorte qu’ils réservent ce truc gênant.
6. Ventes B2B et aux revendeurs
Les musées vendent souvent par le biais de canaux plus nombreux qu’ils ne le pensent.
Les hôtels, les agences de voyage, les pass touristiques, les offices de tourisme, les agences réceptives (DMC) et les agences de voyage en ligne (OTA) peuvent tous constituer des sources utiles de visiteurs.
La question est de savoir quelle charge administrative cela engendre.
De bons outils de réservation B2B permettent aux partenaires agréés de consulter les disponibilités et d’effectuer eux-mêmes leurs réservations, plutôt que d’envoyer un e-mail à votre équipe chaque fois qu’ils ont besoin de quatre billets pour jeudi.
Si vous vous lancez dans ce domaine, notre guide vous explique ce qu’est un revendeur B2B et comment fonctionne cette relation.
7. Des tarifs et des types de billets qui reflètent la réalité du musée
Adulte.
Enfant.
Étudiant.
Terminale.
La famille.
Membre.
Résident.
Groupe scolaire.
Exposition temporaire.
Billet d’entrée général et exposition.
Tout à coup, l’idée de « vendre des billets pour les musées » semble plutôt optimiste.
Votre logiciel doit offrir suffisamment de souplesse pour prendre en charge les produits que vous vendez réellement, sans que le personnel ait besoin d’une fiche plastifiée expliquant quelle combinaison de touches permet de créer un billet familial.
Cela vaut également pour les promotions, les offres groupées, les réductions et les différentes conditions d’accès.
8. Des rapports qui apportent des réponses utiles
Vous n’avez probablement pas besoin d’un autre tableau de bord contenant 47 graphiques colorés.
Vous avez bel et bien besoin de réponses.
Quels créneaux horaires sont réservés en premier ?
Combien de visiteurs ont réservé en ligne ?
Quels sont les partenaires qui vendent ?
Quelle proportion de visiteurs effectue un achat dès son arrivée ?
Quelles sont les catégories de billets qui connaissent une croissance ?
À quel moment êtes-vous le plus occupé ?
La dernière enquête sur la participation menée par le gouvernement britannique a révélé que 41 % des adultes en Angleterre se sont rendus en personne dans un musée ou une galerie au cours de l’année 2024/25. Le rapport complet de cette enquête est disponible auprès du ministère de la Culture, des Médias et des Sports.
La demande est très importante et mérite d’être analysée. Vos données de billetterie devraient vous aider à mieux cerner votre part spécifique de cette demande.
9. Un système capable de se développer sans devenir gigantesque
Les musées de taille moyenne occupent une position intermédiaire à la fois délicate et cruciale.
Vous avez sans doute dépassé le stade des outils de réservation les plus basiques, mais vous n’avez peut-être pas besoin d’un système d’entreprise gigantesque qui nécessite six mois et dix-sept réunions pour modifier la catégorie d’un billet.
Regardez ce qui se passe à mesure que vous grandissez.
Pourriez-vous ajouter une autre entrée ?
Encore une exposition ?
Encore un terminal de point de vente ?
D’autres partenaires revendeurs ?
D’autres types de billets ?
Le système peut-il s’interfacer avec d’autres technologies que vous utilisez déjà ?
Et, tout aussi important, votre équipe est-elle réellement en mesure de s’en servir ?
Le musée du Belvédère à Vienne en est un bon exemple : il utilise Palisis pour la billetterie et la gestion des créneaux horaires. Vous pouvez consulter l’étude de cas du musée du Belvédère pour découvrir comment cela fonctionne concrètement.
Alors, quel est le meilleur système de billetterie pour un musée de taille moyenne ?
Il n’existe pas de système unique qui convienne à tous les musées.
Le meilleur logiciel de billetterie pour un musée de taille moyenne doit permettre de gérer facilement les entrées à horaires fixes, la capacité d’accueil, les ventes en ligne et sur place, la validation des billets, les groupes, les partenaires, la tarification et le reporting, sans générer de travail manuel supplémentaire entre ces différentes tâches.
La question que nous préférons poser lors de toute démonstration de logiciel reste :
Quelles tâches mon équipe devra-t-elle encore gérer manuellement une fois cette mise en œuvre effectuée ?
Cela en dit généralement bien plus long qu’une simple liste de fonctionnalités.
Si vous êtes actuellement en train de revoir votre système de billetterie pour votre musée, vous pouvez découvrir Palisis, la solution dédiée aux musées et aux sites historiques, ou discuter avec l’équipe de Palisis des améliorations que vous souhaitez apporter.
Foire aux questions sur les systèmes de billetterie des musées
Qu’est-ce qu’un logiciel de billetterie pour musées ?
Les logiciels de billetterie pour musées permettent de gérer les formules d’entrée, les réservations, les disponibilités et l’accès des visiteurs. Les systèmes les plus avancés permettent également de gérer les entrées à horaires fixes, les ventes sur place, la validation des billets, les groupes, les réservations des revendeurs et le reporting.
Quels sont les critères qu’un musée de taille moyenne doit prendre en compte dans le choix d’un système de billetterie ?
Recherchez des fonctionnalités telles que la mise à disposition en temps réel des disponibilités, la gestion des créneaux horaires, la vente en ligne et sur place, la validation rapide des billets, des outils de réservation de groupe, une tarification flexible, la vente B2B, des rapports utiles, ainsi que la possibilité d’intégrer ou d’évoluer au fur et à mesure que votre activité se développe.
Un musée a-t-il besoin d’un système de billetterie à horaires fixes ?
Ce n’est pas le cas de tous les musées. Le système d’entrée à horaires fixes s’avère particulièrement utile lorsque les arrivées des visiteurs doivent être réparties tout au long de la journée, lorsque certaines expositions ont une capacité d’accueil limitée ou lorsque certaines périodes sont régulièrement surfréquentées.
Un logiciel de billetterie pour musées peut-il s’interfacer avec les agences de voyages en ligne (OTA) et les revendeurs ?
Oui. Selon la plateforme, les musées peuvent vendre leurs billets par l’intermédiaire de partenaires B2B directs, d’agences de voyages en ligne (OTA) et d’autres distributeurs, tout en partageant leurs disponibilités avec leurs canaux de vente directs.
Un logiciel de billetterie pour musées permet-il de gérer à la fois les ventes en ligne et les ventes sur place ?
Oui. Un système interconnecté peut associer les réservations en ligne anticipées aux transactions effectuées aux guichets ou aux points de vente, de sorte que ces deux canaux s’appuient sur les mêmes informations de disponibilité.