Les voyagistes utilisent des systèmes de réservation pour gérer les réservations et le personnel, encaisser les paiements, augmenter les ventes et élargir la distribution. Ils sont devenus un élément technologique essentiel pour de nombreuses entreprises de voyage afin de suivre et d’analyser l’évolution de leurs activités. Cependant, Arival estime que près de la moitié des voyagistes n’utilisent pas de système de réservation. Voici pourquoi les voyagistes devraient utiliser un système de réservation.
Ventes en ligne
Les systèmes de réservation ont été créés pour la plupart des secteurs du voyage afin de permettre les ventes en ligne. Bien qu’il soit possible de vendre en ligne et par l’intermédiaire d’agences de voyage en ligne (OTA) sans système, il est beaucoup plus facile d’utiliser un système de réservation. La technologie est conçue pour organiser efficacement l’inventaire et les ventes et supprimer une grande partie du travail manuel nécessaire.
Un système de réservation se connecte à votre site web, aux OTA, aux distributeurs et aux revendeurs, à vos guichets et à vos bureaux, ainsi qu’aux vendeurs itinérants. Chaque vente ou annulation est automatiquement et immédiatement mise à jour dans le système. Cela réduit les erreurs, accélère tous vos processus et facilite l’analyse des informations. Le système de réservation est votre unique source de vérité.
Par exemple, parce qu’un système de réservation suit chaque réservation et chaque annulation, il sait exactement combien de sièges sont encore disponibles à la vente. Lorsque la limite d’un voyage est atteinte, les ventes de ce voyage sont automatiquement fermées sur tous les canaux. C’est ce qu’on appelle la disponibilité en direct, un outil que les OTA veulent que les opérateurs utilisent. La disponibilité en direct met fin aux surréservations et à la mise à jour manuelle.
Distribution
La distribution consiste à vendre vos produits dans différents endroits, par exemple par l’intermédiaire d’une agence de voyage en ligne. Pour la plupart des voyagistes, les capacités de distribution d’un système de réservation répondront à leurs besoins et leur permettront de vendre par l’intermédiaire des principales agences de voyages en ligne. Certains opérateurs peuvent avoir besoin d’un outil supplémentaire pour élargir le nombre de canaux par lesquels ils peuvent vendre. Il s’agit d’un gestionnaire de canaux.
Chaque OTA dispose d’un moyen de communiquer avec un système de réservation appelé API. Il s’agit d’un tuyau par lequel transitent des informations spécifiques, telles que les nouvelles réservations, les places disponibles et les détails du paiement. Les informations qui changent moins fréquemment, telles que les descriptions des circuits et les photos, seront mises à jour via l’extranet ou le portail de l’OTA.
Les systèmes de réservation auront des années d’expérience dans la création d’outils pour ces API, et certains travailleront en étroite collaboration avec les OTA pour fournir le meilleur service possible, comme la participation Premium de Palisis au programme de partenariat de connectivité GetYourGuide.
Traitement des paiements
Un traitement sûr et sécurisé des paiements est essentiel pour accepter les paiements en ligne et hors ligne et pour stocker les informations relatives aux clients. Il est important de poser des questions à ce sujet à un fournisseur de plateforme de réservation avant de prendre une décision.
Toutes les connexions à votre site web, aux OTA et aux distributeurs doivent être sécurisées, bien entretenues et régulièrement mises à jour. Bien que l’on puisse s’attendre à ce qu’un site web soit sécurisé en 2024, il y a encore des opérateurs qui travaillent sans les mesures de sécurité appropriées. Les bases de données du système de réservation doivent être cryptées et accessibles uniquement par vous et les membres du personnel en qui vous avez confiance.
Tous les systèmes de réservation ne fournissent pas de dispositifs de point de vente connectés à utiliser dans la rue et dans les bureaux de vente. Ceux-ci doivent toutefois répondre à toutes les normes pertinentes, telles que la norme PCI, pour recevoir les paiements par carte de crédit et de débit. Les TPV connectés peuvent également réduire le risque de fraude de la part d’un membre de votre personnel, car tous les paiements sont immédiatement liés à un produit dans le système et un reçu imprimé est fourni. Vous réduisez ainsi le risque de voir quelqu’un s’emparer de la plus-value.
Analyse
Pour développer votre entreprise, vous devez savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Parfois, vous devez être en mesure de le voir dans les moindres détails. Les systèmes de réservation pour les organisateurs de voyages et d’expériences sont spécialisés dans la fourniture d’outils pour ces analyses.
Des graphiques, des tableaux et des informations de haut niveau figureront sur votre tableau de bord dès que vous vous connecterez. Il s’agit notamment des volumes de vente, des canaux, des produits et des lieux de vente. Il vous sera possible d’approfondir chacun de ces éléments à l’aide d’une série de critères et de facteurs, tels que la date, le lieu et le vendeur, afin d’analyser les raisons pour lesquelles quelque chose fonctionne ou non.
Les informations contenues dans le système de réservation étant mises à jour en temps réel, il est possible de réagir rapidement aux changements. Par exemple, chaque point de vente portable est équipé d’un traceur GPS. Si l’un d’entre eux enregistre soudainement une forte augmentation des ventes, vous pouvez envoyer un autre vendeur pour profiter de la situation, tout en veillant à ce que votre personnel ne soit pas débordé pendant que chaque client achète son billet.
Personnel et transport
Les systèmes de réservation haut de gamme contiennent des fonctions conçues pour vous aider à gérer votre personnel, votre équipement et vos véhicules. De nombreux systèmes de ce type sont spécialisés dans un certain domaine du secteur des circuits et des expériences et disposent d’outils spécialement conçus pour ce marché.
Par exemple, il est possible de créer des rotations pour couvrir automatiquement chaque voyage. Si une tournée supplémentaire est nécessaire ou si une tournée est annulée, il est facile de déplacer vos ressources pour que tout soit couvert.
Si vous allez chercher des clients à leur hôtel, des itinéraires peuvent être générés pour les chauffeurs et les clients peuvent être informés de l’heure exacte. La gestion des véhicules est une autre fonction dont les grands opérateurs ont souvent besoin pour s’assurer que chaque bus ou voiture se trouve au bon endroit pour assurer le transport des activités.
Les vendeurs peuvent être encouragés en fournissant en temps réel des informations précises sur leurs objectifs et leurs commissions. Ceux-ci peuvent être définis dans le système, qui communique avec l’appareil utilisé par le vendeur.
Dispositifs
Les consommateurs sont de plus en plus nombreux à réserver leurs expériences en ligne. Cependant, nombreux sont ceux qui se rendent encore dans un bureau à la recherche d’un circuit ou qui achètent dans la rue pendant qu’ils visitent votre destination. Pour de nombreux voyagistes, les visites à pied ne disparaîtront jamais.
Différents dispositifs de point de vente sont disponibles pour traiter ces ventes plus efficacement. Il peut s’agir d’appareils portatifs, d’ordinateurs de bureau ou de kiosques en libre-service. Chacun d’entre eux sera directement connecté au système de réservation et votre inventaire sera automatiquement mis à jour à chaque vente.
Les appareils de point de vente tirent des informations du système. Les détails de chaque visite peuvent être montrés à un client, et les améliorations et les suppléments peuvent être vendus facilement à l’aide d’un flux de paiement que vous avez mis en place. Ce processus peut être propre à chaque produit. Des images haute résolution peuvent être affichées pour inspirer le client sur tous les appareils. Chaque site est conçu pour accepter les paiements par carte rapidement et en toute sécurité, et la fraude est réduite avec les paiements en espèces car chaque vente est automatiquement suivie.