La vendita dei biglietti per i traghetti presenta una sfida un po’ insolita.
Alcuni passeggeri si organizzano in anticipo, prenotano online e arrivano con il biglietto già sul cellulare.
Altri arrivano al molo cinque minuti prima della partenza e pensano di poterne comprare uno lì.
Poi ci sono le agenzie di viaggio, gli hotel convenzionati, i gruppi, i viaggi di andata e ritorno, diverse tipologie di passeggeri e, a seconda del servizio, anche veicoli, biciclette o servizi aggiuntivi di cui tenere conto.
Nessuno di questi canali di vendita è particolarmente complicato di per sé. La difficoltà sorge quando non si basano tutti sulla stessa disponibilità.
Per gli operatori di traghetti, gestire le vendite dei biglietti online e in banchina da un’unica piattaforma significa che ogni prenotazione, indipendentemente da dove venga effettuata, deve aggiornare lo stesso inventario.
Sembra semplice. Ma dal punto di vista operativo, fa davvero una grande differenza.
Perché comprare i biglietti del traghetto diventa subito complicato
Un servizio di traghetti senza complicazioni potrebbe avere dieci partenze oggi.
Ma ogni partenza può essere venduta in diversi posti:
- tramite il tuo sito web
- al molo o alla biglietteria
- tramite un rivenditore o un’agenzia di viaggi
- tramite un aggiornamento OTA
- tramite un hotel o un partner turistico
- dal personale che gestisce le prenotazioni per telefono
Se quei canali vengono gestiti separatamente, il tuo team deve verificare quanti posti sono stati effettivamente venduti prima di decidere se è possibile emettere un altro biglietto.
È una cosa che si può gestire quando la barca è tranquilla.
La situazione diventa molto più complicata quando il prossimo viaggio è quasi al completo e si sta formando una coda alla biglietteria.
Questo è uno dei motivi per cui molti operatori scelgono un sistema di biglietteria “tutto in uno”, in cui le vendite online, in loco e tramite partner possono tutte aggiornare la stessa disponibilità.
Cosa deve gestire un software per la biglietteria dei traghetti?
Per gli operatori che vendono biglietti sia online che al molo, un software per la biglietteria dei traghetti deve fare ben più che elaborare i pagamenti.
Deve collegare le diverse parti dell’operazione.
Di solito questo significa occuparsi di:
- partenze e orari
- capacità
- prenotazioni online
- vendite al dettaglio
- diverse categorie di biglietti e passeggeri
- prenotazioni di partner e rivenditori
- convalida del biglietto
- modifiche e cancellazioni
- reportistica operativa
La cosa importante è che queste informazioni non esistono come elementi separati.
Se qualcuno acquista online gli ultimi due posti, il membro del personale al molo deve sapere che quei posti non sono più disponibili.
Le vendite online e quelle in banchina dovrebbero avere la stessa disponibilità
Questa è probabilmente la parte più importante.
Immagina una crociera che parte alle 14:00 con 80 posti disponibili.
All’ora di pranzo erano già stati venduti 62 biglietti online.
Altri otto vengono poi acquistati al molo.
La capienza rimanente dovrebbe ora essere di dieci, indipendentemente da dove il prossimo cliente provi a prenotare.
Se il negozio online e il punto vendita in banchina utilizzano dati diversi, si rischia di andare incontro a un’eccedenza di vendite.
L’alternativa è di solito l’allocazione manuale.
Un operatore potrebbe, ad esempio, riservare 60 biglietti per la vendita online e tenerne 20 disponibili allo sportello.
Questo garantisce l’assegnazione dei posti a chi si presenta di persona, ma può anche portarti a una situazione strana in cui il sito web indica che una traversata è al completo, mentre ci sono ancora posti liberi per chi si presenta direttamente al terminal.
La disponibilità condivisa offre agli operatori molta più flessibilità, perché ogni canale di vendita attinge dalla stessa capacità.
E se la capacità varia da una nave all’altra o da una partenza all’altra, il sistema deve tenere conto anche di questo, invece di imporre lo stesso limite a tutte le partenze.
Le vendite in banchina devono comunque essere veloci
Le prenotazioni online attirano molta attenzione, ma le vendite dirette in loco rimangono una parte importante delle operazioni dei traghetti.
I passeggeri possono essere:
- decidere cosa fare quel giorno
- arrivando da un’altra attrazione
- viaggiare senza un itinerario prestabilito
- comprare un biglietto di andata e ritorno
- unirsi agli amici che hanno già prenotato
Chi vende il biglietto non dovrebbe dover affrontare una procedura di prenotazione complicata mentre dietro al cliente si forma una coda.
Un punto vendita in banchina dovrebbe velocizzare le operazioni più comuni.
Scegli la partenza. Seleziona il tipo di biglietto. Effettua il pagamento. Emetti il biglietto.
Questo diventa particolarmente importante quando i tempi di rotazione sono brevi, perché lo stesso team potrebbe trovarsi a vendere biglietti mentre prepara i passeggeri all’imbarco.
Se stai rivedendo la tua configurazione in loco, la nostra guida ai sistemi POS per tour operator illustra gli aspetti che gli operatori dovrebbero tenere in considerazione nella scelta dell’hardware e nella gestione delle vendite dirette.
Permetti ai passeggeri di prenotare prima di arrivare
L’altro aspetto dell’operazione è quello di incoraggiare un maggior numero di passeggeri ad acquistare il biglietto prima di arrivare al molo.
L’acquisto online dei biglietti dei traghetti permette ai clienti di controllare gli orari di partenza, scegliere la traversata che preferiscono e pagare in anticipo.
Per l’operatore, questo non significa solo avere un altro canale di vendita.
Le prenotazioni anticipate permettono inoltre al team di farsi un’idea più chiara della domanda.
Se la partenza delle 10:00 di domani è già quasi al completo mentre quella delle 11:30 ha ancora molti posti disponibili, il personale può verificarlo prima che inizi la giornata.
Può essere d’aiuto per la gestione del personale, la comunicazione con i passeggeri e per decidere quanta capienza per i passeggeri senza prenotazione potrebbe rimanere disponibile.
Inserisci le partenze nella logica di prenotazione
Un biglietto del traghetto non è solo un biglietto d’ingresso.
Di solito si riferisce a un viaggio specifico.
Questo vuol dire che il sistema di prenotazione deve tenere conto delle partenze.
Un passeggero potrebbe acquistare:
- un viaggio di sola andata
- un viaggio di andata e ritorno
- un biglietto per una determinata partenza
- un reso aperto
- un pacchetto per adulti e bambini
- una prenotazione di gruppo
- altri oggetti, come una bicicletta
La prenotazione deve garantire la disponibilità dei posti adeguati per la traversata corretta.
Quando gli orari cambiano, il team ha bisogno anche di un modo chiaro per capire quali passeggeri ne sono interessati.
È proprio qui che un flusso di lavoro operativo specifico per i traghetti inizia ad assumere un’importanza molto maggiore rispetto al semplice fatto di avere un sistema di pagamento online.
Gestire navi e capacità diverse
Anche la capacità non è sempre fissa.
Puoi utilizzare imbarcazioni diverse su rotte diverse, sostituire un’imbarcazione durante la manutenzione o modificare la capacità a seconda della partenza.
Per questo è utile collegare direttamente la nave alla partenza, invece di modificare manualmente la disponibilità dei biglietti ogni volta che cambia il piano operativo.
Gli strumenti di gestione delle risorse di Palisis sono pensati proprio per questo tipo di problema operativo, permettendo agli operatori di associare risorse e capacità alle singole partenze.
Gestisci diverse tipologie di passeggeri senza complicare le vendite
Per alcuni operatori di traghetti, i biglietti per adulti e bambini sono solo l’inizio.
Potresti anche avere:
- concessioni
- residenti
- studenti
- famiglie
- neonati
- gruppi
- biciclette
- animali domestici
- veicoli
Ovviamente, non tutti i traghetti hanno bisogno di tutte queste cose.
Ma quando ci sono diverse categorie, dovrebbero essere facili da capire sia per il personale che per i passeggeri, senza complicare inutilmente il processo di prenotazione.
Lo stesso vale per la capacità.
Una bicicletta non occupa necessariamente lo stesso spazio di un passeggero. Un traghetto per veicoli aggiunge un ulteriore livello di complessità.
La configurazione dei biglietti deve rispecchiare ciò che limita effettivamente ogni partenza.
Vendi online e al molo, ma devi ancora aggiornare manualmente la disponibilità?
Palisis collega il tuo negozio online, il punto vendita, le partenze e la convalida dei biglietti, così ogni canale di vendita può attingere alla stessa disponibilità. Parla con il nostro team per capire come questo potrebbe funzionare per la tua compagnia di traghetti.
I partner commerciali non dovrebbero creare un altro foglio di calcolo
I servizi di traghetto fanno spesso parte di un’esperienza più ampia legata alla destinazione.
Gli hotel potrebbero vendere i biglietti agli ospiti. I tour operator potrebbero includere il traghetto nell’itinerario. I centri visitatori potrebbero vendere i biglietti allo sportello.
Queste collaborazioni possono essere utili, ma diventano complicate dal punto di vista operativo se ogni prenotazione effettuata da un partner deve essere comunicata manualmente.
L’ideale sarebbe che i partner autorizzati potessero vendere in base alla stessa disponibilità in tempo reale dei tuoi canali.
Questo permette all’operatore di avere un quadro molto più chiaro di ciò che è stato effettivamente venduto, riducendo al contempo il rischio che qualcuno prometta un posto che non esiste più.
Inoltre, rende molto più semplice la creazione dei report quando devi capire da dove provengono le prenotazioni.
Se la distribuzione tramite partner sta assumendo un ruolo sempre più importante nella tua attività, far confluire quelle prenotazioni nello stesso sistema delle tue vendite dirette ti evita di dover gestire un altro stock separato.
La convalida del biglietto dovrebbe essere semplice quanto la vendita
Una volta che il passeggero arriva al punto di imbarco, il sistema ha un altro compito da svolgere.
Deve verificare che il biglietto sia valido.
Per gli operatori dei traghetti, la convalida può avvenire in un terminal, su un pontile, accanto alla nave o direttamente mentre i passeggeri salgono a bordo.
Il personale dovrebbe riuscire a scansionare il biglietto e capire subito se è valido per quel viaggio.
I dispositivi dedicati alla convalida dei biglietti possono essere particolarmente utili quando il personale deve scansionare i biglietti in modo continuo o lavora all’aperto.
Le informazioni registrate durante la convalida possono essere utili anche dal punto di vista operativo.
C’è una differenza tra sapere che 70 persone hanno comprato i biglietti e sapere quante ne sono effettivamente salite a bordo.
Per i servizi con più partenze, questa distinzione è importante.
Pensa a cosa succede quando la connessione salta
I traghetti non sempre navigano in posti dove il Wi-Fi funziona alla grande.
Le biglietterie potrebbero trovarsi all’aperto. I punti di imbarco potrebbero essere un po’ distanti dal terminal principale. La copertura di rete potrebbe variare lungo il percorso.
Un servizio di biglietteria dovrebbe quindi avere un piano per i casi in cui la connessione non funziona bene.
Tra queste potrebbero esserci dispositivi in grado di funzionare temporaneamente offline, informazioni locali sui biglietti o procedure chiare su cosa deve fare il personale in caso di interruzione della connessione.
L’importante è decidere prima che si formi una fila di passeggeri in attesa di salire a bordo.
Le modifiche vanno aggiornate anche ovunque
I passeggeri cambiano programma.
Perdono le partenze. Arrivano in anticipo. Il maltempo influisce sui servizi. Gli operatori accorpano le partenze. I viaggi vengono cancellati.
Un sistema integrato è utile non solo quando si crea una prenotazione, ma anche quando questa subisce delle modifiche.
Se un passeggero viene spostato dalla partenza delle 13:00 a quella delle 14:30, la capacità su entrambe le partenze dovrebbe tenerne conto.
Altrimenti, i team potrebbero ritrovarsi a correggere un problema di disponibilità, creando però per sbaglio un altro problema di disponibilità da qualche altra parte.
Questa visualizzazione rende l’operazione più facile da capire
Quando le vendite online, le prenotazioni in banchina e quelle dei partner confluiscono tutte nello stesso sistema, i report diventano decisamente più utili.
Invece di chiedere:
“Quanti biglietti abbiamo venduto online?”
puoi chiedere:
“Quante persone hanno prenotato il volo delle 15:00?”
E poi, se serve, suddividi quel dato per canale.
Gli operatori possono controllare:
- prenotazioni per data di partenza
- vendite per canale
- numero di passeggeri
- utilizzo della capacità produttiva
- vendita diretta contro prevendita
- informazioni sulla convalida e sull’imbarco
- ricavi per prodotto o tipo di biglietto
Questo è molto più vicino alle informazioni di cui il team operativo ha effettivamente bisogno.
Cosa dovrebbero cercare gli operatori di traghetti in un sistema di biglietteria?
Se stai valutando diversi software per la vendita dei biglietti dei traghetti, vale la pena andare oltre la semplice presenza di un negozio online e di un punto vendita.
Chiediti come funzionano davvero insieme.
Le vendite online e quelle in banchina possono condividere la capacità?
I partner possono vendere in base alla disponibilità in tempo reale?
Riesci a gestire le partenze individuali?
I recipienti possono avere capacità diverse?
Cosa succede quando qualcuno cambia la data di partenza?
Il personale può convalidare i biglietti al momento dell’imbarco?
Il sistema può continuare a funzionare se la connessione è instabile?
Il tuo team riesce a vedere le prenotazioni e il numero di passeggeri su tutti i canali di vendita?
Queste domande ti danno un’idea molto più chiara di come funzionerà il sistema alle 10:55 di un sabato affollato, quando il traghetto delle 11:00 è quasi pieno.
Unire le vendite dei traghetti online e in banchina
Ai passeggeri non interessa granché quale canale di vendita usino.
Vogliono solo vedere se c’è posto, comprare il biglietto giusto e salire sul traghetto.
Per l’operatore, ognuna di quelle transazioni riguarda la stessa partenza.
Palisis riunisce in un unico sistema le prenotazioni online, i punti vendita in banchina, le vendite dei partner, le partenze, la capacità e la convalida dei biglietti, così il tuo team non dovrà preoccuparsi di coordinare canali di vendita separati durante la giornata.
Se al momento gestisci separatamente la vendita dei biglietti online e quella in biglietteria, possiamo mostrarti come potrebbe funzionare il tutto in un unico sistema.
Parla con il team di Palisis della tua configurazione per la vendita dei biglietti dei traghetti.
Domande frequenti sul software per la biglietteria dei traghetti
Cos’è un software per la biglietteria dei traghetti?
Il software per la biglietteria dei traghetti è un sistema operativo e di prenotazione che serve a vendere e gestire i biglietti per i servizi di traghetti e imbarcazioni.
A seconda dell’attività, può gestire prenotazioni online, transazioni al punto vendita, partenze, tipologie di passeggeri, capacità, vendite dei partner e convalida dei biglietti.
Gli operatori dei traghetti possono gestire contemporaneamente le vendite online e quelle in banchina?
Sì. Un sistema integrato di biglietteria per i traghetti permette alle prenotazioni online e alle transazioni effettuate presso i punti vendita in banchina di attingere alla stessa disponibilità.
Quando un biglietto viene venduto tramite un canale, la disponibilità residua può essere aggiornata anche per gli altri canali.
Come possono gli operatori dei traghetti evitare di vendere più biglietti di quelli disponibili per le partenze?
L’approccio più affidabile è quello di far sì che tutti i canali di vendita utilizzino la disponibilità condivisa per ogni partenza.
Le prenotazioni online, le vendite dirette e le prenotazioni dei partner dovrebbero tutte ridurre la stessa capacità disponibile, invece di essere gestite tramite assegnazioni separate o fogli di calcolo.
Le agenzie di viaggio e i partner turistici possono vendere biglietti per i traghetti?
Sì. Gli operatori dei traghetti possono consentire ai rivenditori autorizzati di accedere ai prodotti o alle disponibilità, in modo che possano effettuare prenotazioni per conto dei clienti.
Il funzionamento dipenderà dalla configurazione del sistema di biglietteria e distribuzione che stai usando.
I biglietti del traghetto possono essere scansionati al momento dell’imbarco?
Sì. I codici QR o i codici a barre possono essere scansionati al punto di imbarco per verificare che un passeggero abbia un biglietto valido per il servizio in questione.
I dati di convalida possono anche aiutare gli operatori a confrontare il numero di biglietti venduti con quello dei passeggeri che sono effettivamente saliti a bordo.
Il software per la vendita dei biglietti dei traghetti funziona offline?
Alcuni sistemi di biglietteria e dispositivi di convalida funzionano anche offline quando non c’è connessione a Internet.
Questo può essere particolarmente utile per le biglietterie all’aperto, i punti di imbarco in località remote e i servizi in cui la connettività non è sempre garantita.