Si tu sistema de reservas trata una cena con espectáculo igual que una reserva en un restaurante, es un poco como usar un colgador de abrigos a modo de armario. Técnicamente, sí. Emocionalmente, no.
Es una experiencia con horario y entrada en la que la comida, las mesas, los horarios de las funciones, los paquetes y las expectativas de los clientes tienen que encajar a la perfección al mismo tiempo. Lo cual, como sabe cualquiera que trabaje en operaciones, ya es un reto de lo más ambicioso.
Por eso los espectáculos con cena necesitan una forma diferente de gestionar las reservas.
Una reserva en un restaurante y una reserva para una cena con espectáculo no son lo mismo
En un restaurante, lo que más importa es gestionar el número de comensales, las mesas y el flujo del servicio.
Una cena con espectáculo se encarga de todo eso y, además:
- Una hora de inicio fija
- Una actuación en directo
- Diferentes zonas de asientos o tipos de entradas
- Paquetes y servicios incluidos
- Los invitados a los que sí les importa mucho dónde se sientan
- Una sala en la que un solo retraso puede molestar mucho más que una mesa
En un restaurante normal, si una mesa llega diez minutos tarde, resulta molesto.
En una cena con espectáculo, si un grupo llega tarde, no encuentra su reserva y luego se pone a discutir si de verdad han pagado la entrada premium mientras el primer número está a punto de empezar, la cosa se convierte en un proyecto de grupo.
Las cenas con espectáculo venden veladas, no solo mesas
Esta es la diferencia más importante.
Reservar mesa en un restaurante suele servir para asegurarte un sitio donde comer.
Reservar una cena con espectáculo es como comprar toda una velada con ese toque especial de celebración. Los invitados no solo preguntan: «¿Podemos conseguir una mesa?». Se preguntan: «¿Es esta la mesa bonita? ¿Este paquete incluye bebidas? ¿Estaremos cerca del escenario? ¿Pensará mi madre que he reservado algo impresionante?».
Eso podría significar:
- Una tabla estándar
- Una mesa de primera
- Mejores líneas de visión
- Un paquete de bebidas
- Una mejora para la celebración
- Una zona VIP
- Una zona de asientos más adecuada para grupos
La gestión de las mesas se complica muy rápido
Los restaurantes ya tienen bastante con lo de organizar las mesas.
Las cenas con espectáculo añaden otra capa de tonterías.
Ahora ya no te estás limitando a preguntar:
- ¿Cuántas tapas tenemos?
- ¿En qué mesa caben cuatro personas?
También estás preguntando:
- ¿Qué mesas tienen las mejores vistas?
- ¿Cuáles forman parte de los paquetes premium?
- ¿Qué reservas incluyen extras?
- ¿Qué grupos tienen que quedarse juntos?
- ¿Cómo podemos aprovechar el espacio de forma sensata sin que la distribución parezca un castigo?
El momento en que se hace es mucho más importante
Los restaurantes pueden escalonar los turnos de servicio.
Los espectáculos con cena normalmente no pueden. O, al menos, no sin que haya consecuencias.
La noche suele seguir un ritmo habitual:
- Fenster de llegada
- Asientos
- Restauración
- Inicio de la actuación
- Intervalo, si es que hay alguno
- Salida tras el espectáculo
Eso significa que tu sistema de reservas tiene que permitir:
- Horarios de llegada claros
- Horarios fijos de las actuaciones
- Capacidad real por turno
- Mejor comunicación con los huéspedes antes de su llegada
- Menos sorpresas esa noche
Un espectáculo con cena no puede funcionar con la idea de «pásate cuando quieras y ya nos las apañaremos».
Bueno, sí que puede. Pero habrá el mismo ambiente que en la puerta de embarque de un aeropuerto cuando se cancela un vuelo.
Los paquetes forman parte del producto
Esta es otra gran diferencia.
Es posible que en los restaurantes te ofrezcan productos de mayor precio. Una botella de vino. Un filete de mejor calidad. Algo con trufa, porque al parecer eso ayuda.
Los espectáculos con cena suelen incluir paquetes en la propia experiencia.
Eso podría significar:
- Cena y espectáculo estándar
- Asientos premium con bebidas incluidas
- Paquete VIP con la mejor mesa
- Paquete de celebración
- Variaciones estacionales o relacionadas con eventos especiales
Así que el sistema de reservas tiene que tener en cuenta algo más que el número de personas. Tiene que gestionar lo que cada huésped ha comprado realmente.
Eso incluye:
- ¿Qué incluye cada paquete?
- ¿Qué tablas o zonas están vinculadas a qué paquete?
- En qué se diferencian los precios
- Qué puede esperar el huésped al llegar
A los clientes les importa mucho más dónde se sientan
En un restaurante normal, puede que la gente prefiera una mesa mejor, pero muchos se encogen de hombros y siguen adelante.
En una cena con espectáculo, la ubicación de la mesa influye en la experiencia en sí. No se trata solo del ambiente. Se trata de las vistas, del ambiente en general y de si la entrada «premium» te hace sentir, aunque sea un poco, que realmente es premium.
A la gente le importa:
- Si ven bien o no
- Tanto si están cerca del escenario
- Si su grupo está reunido
- Si pagaron más por alguna razón
- Si los «mejores asientos» son realmente, bueno, mejores
Por eso, los espectáculos con cena suelen necesitar un sistema de reservas basado en:
- Zonas de mesas o zonas de asientos
- Asientos reservados
- Posicionamiento vinculado al paquete
- Normas de asignación de grupos
- Diferencias claras entre la versión estándar y la premium
Aquí es también donde encaja perfectamente el motivo por el que la elección de asiento está cobrando cada vez más importancia en las experiencias turísticas, ya que las cenas con espectáculo son uno de los ejemplos más claros de ese cambio.
Las reservas de grupo se descontrolan en un santiamén
Las cenas con espectáculo suelen ser citas sociales.
Familias, grupos de cumpleaños, grupos que vienen en autobús, amigos que se hacen una escapada urbana, parejas que celebran algo y grupos de trabajo que fingen que esto, técnicamente, no es una actividad para fomentar el espíritu de equipo.
Eso significa que el sistema de reservas tiene que estar preparado para que la gente quiera:
- Sentarnos juntos
- Para mejorar juntos
- Para añadir extras
- Para reservar todo de una vez
- Para que sepan lo que les espera antes de llegar
Si la organización es demasiado rudimentaria, las reservas de grupo dejan de ser un proceso y se convierten en una serie de notas de disculpa y soluciones improvisadas.
Nadie quiere que su noche especial empiece con: «Os hemos repartido en dos mesas, pero al menos podéis saludaros con la mano».
El sistema de reparto hace que se parezca aún menos a un restaurante
Muchas cenas con espectáculo no solo se venden directamente.
También se pueden vender a través de:
- Hoteles y conserjes
- Distribuidores
- Agencias de viajes
- OTAs
- Empresas que ofrecen experiencias nocturnas a los turistas
En ese momento, ya no te limitas a gestionar tablas. Lo que gestionas es:
- Disponibilidad en tiempo real
- Coherencia del paquete
- Las expectativas de los huéspedes se fijan en otro sitio
- Información sobre reservas procedente de varias fuentes
- Una mayor necesidad de normas claras sobre la venta de entradas y los productos
Un sistema de reservas de restaurantes no suele estar diseñado para ese nivel de complejidad. Si también te estás ocupando de ese aspecto, la lista de comprobación del sistema de reservas para atracciones con asientos y espectáculos con cena te resultará muy útil.
El proceso de reserva tiene que centrarse más en vender
El proceso habitual para reservar mesa en un restaurante puede ser muy sencillo.
Elige una fecha. Elige una hora. Elige el número de invitados. ¡Listo!
Un espectáculo con cena suele suponer más trabajo.
Tiene que explicar:
- Lo que está reservando el huésped
- ¿Qué incluye?
- ¿En qué se diferencian los paquetes?
- Tanto si los asientos son estándar, premium o VIP
- Cuándo tienen que llegar los invitados
- Cómo va a ser la velada
Porque el cliente no solo está decidiendo si quiere cenar. Está decidiendo si merece la pena dedicar una de sus noches de vacaciones a esto, y esas pequeñas decisiones tienen, sorprendentemente, mucho en juego.
Entonces, ¿qué significa realmente que haya diferentes lógicas de reserva?
En el caso de las cenas con espectáculo, esto suele implicar contar con una configuración capaz de gestionar:
- Horarios fijos para las funciones, en lugar de franjas horarias de reserva flexibles
- Los tipos de entradas y los paquetes, en lugar de una simple tabla, contienen
- Zonas de asientos o lógica de mesas vinculada al valor
- Control de la capacidad por rendimiento, área o paquete
- Comunicación clara con los huéspedes antes de su llegada
- Asistencia para grupos, actualizaciones y ventas a distribuidores
- Una visión global de la zona de atención al público, para que el equipo sepa qué es lo que realmente se ha vendido
En otras palabras, el sistema tiene que entender que se trata de un producto basado en la experiencia y en el que la hospitalidad forma parte del concepto, no solo una reserva de restaurante con un toque un poco más llamativo.
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Los espectáculos con cena constituyen una categoría aparte, tan peculiar como maravillosa. Si estás montando tu espacio para experiencias con asientos, también te conviene leer nuestra guía sobre la lista de comprobación del sistema de reservas para atracciones con asientos y espectáculos con cena, así como nuestro artículo sobre por qué la selección de asientos está cobrando cada vez más importancia en las experiencias turísticas.
Y si quieres que te expliquemos cómo Palisis puede ayudarte con los planos de asientos, los horarios de las sesiones, la distribución y unos procesos de reserva más fluidos para recintos con asientos, ponte en contacto con nosotros.