Los operadores turísticos utilizan sistemas de reservas para gestionar las reservas y el personal, cobrar los pagos, aumentar las ventas y ampliar la distribución. Se han convertido en una pieza tecnológica esencial para que muchas empresas de viajes sigan y analicen la marcha de su negocio. Sin embargo, Arival estima que casi la mitad de los operadores no utilizan un sistema de reservas. He aquí por qué los operadores turísticos deberían utilizar un sistema de reservas.
Ventas online
Los sistemas de reservas se crearon para la mayoría de los sectores de viajes con el fin de permitir las ventas online. Aunque es posible vender online y a través de agencias de viajes online (OTA) sin uno, es mucho más fácil cuando se utiliza un sistema de reservas. La tecnología está diseñada para organizar eficazmente el inventario y las ventas y eliminar gran parte del trabajo manual necesario.
Un sistema de reservas se conectará a tu sitio web, a las OTA, a los distribuidores y revendedores, a tus oficinas de atención al público y a los vendedores de calle. Cada venta y cancelación realizada se actualiza automática e inmediatamente en el sistema. Esto reduce los errores, acelera todos tus procesos y facilita el análisis de la información. El sistema de reservas es tu única fuente de verdad.
Por ejemplo, como un sistema de reservas hace un seguimiento de cada reserva y cancelación, sabe exactamente cuántas plazas quedan por vender. Una vez alcanzado el límite de un viaje, las ventas de ese viaje se cerrarán automáticamente en todos los canales. Esto se llama disponibilidad en directo y es una herramienta que las OTAs quieren que utilicen los operadores. La disponibilidad en directo pone fin al exceso de reservas y a la actualización manual de todo.
Distribución
La distribución consiste en vender tus productos en distintos lugares, por ejemplo a través de una agencia de viajes online. Para la mayoría de los operadores turísticos, la capacidad de distribución de un sistema de reservas se adaptará a sus necesidades y les proporcionará ventas a través de las principales OTAs. Algunos operadores pueden necesitar una herramienta adicional para ampliar el número de canales a través de los que pueden vender. Esto se llama gestor de canales.
Cada OTA tendrá una forma de comunicarse con un sistema de reservas llamada API. Es un conducto por el que fluye información específica, como nuevas reservas, plazas disponibles y detalles de pago. La información que cambia con menos frecuencia, como las descripciones y fotos de los circuitos, se actualizará a través de la extranet o portal de una OTA.
Los sistemas de reservas tendrán años de experiencia en la creación de herramientas para estas API, y algunos colaborarán estrechamente con las OTA para ofrecer el mejor servicio posible, como la participación Premium de Palisis en el Programa de Socios de Conectividad GetYourGuide.
Gestión de pagos
La gestión segura de los pagos es esencial cuando se aceptan pagos online y offline y se almacena la información de los clientes. Es importante preguntar al proveedor de una plataforma de reservas sobre estos aspectos antes de tomar decisiones.
Todas las conexiones a tu sitio web, OTAs y distribuidores deben ser seguras, estar bien mantenidas y actualizarse regularmente. Aunque debería esperarse que un sitio web fuera seguro en 2024, todavía hay operadores que trabajan sin las medidas de seguridad adecuadas. Las bases de datos del sistema de reservas deben estar encriptadas y sólo deben ser accesibles por ti y por miembros del personal en los que confíes.
No todos los sistemas de reserva proporcionarán dispositivos de punto de venta conectados para utilizarlos en la calle y en las oficinas de venta. Sin embargo, éstas deben cumplir todas las normas pertinentes, como la PCI, para recibir pagos con tarjeta de crédito y débito. Los TPV conectados también pueden reducir el riesgo de fraude por parte de un miembro de tu personal, ya que todos los pagos se vinculan inmediatamente a un producto en el sistema y se proporciona un recibo impreso. Esto reduce el riesgo de que alguien se quede con la parte superior.
Análisis
Para hacer crecer tu negocio, necesitas saber lo que funciona y lo que no. A veces, necesitas poder verlo con todo detalle. Los sistemas de reservas para operadores turísticos y de experiencias están especializados en proporcionar las herramientas para estos análisis.
Los gráficos, tablas e información de alto nivel se incluirán en tu panel de control en cuanto te conectes. Esto incluirá volúmenes de ventas, canales, productos y ubicaciones. Será posible profundizar en cada uno de ellos utilizando una serie de criterios y factores, como la fecha, la ubicación y el vendedor, para analizar por qué algo funciona o no.
Como la información del sistema de reservas se actualiza en tiempo real, puede reaccionar rápidamente a los cambios. Por ejemplo, cada dispositivo portátil de punto de venta está equipado con un localizador GPS. Si de repente uno de ellos empieza a registrar un gran aumento de las ventas, puedes enviar a otro vendedor para que aproveche la situación, al tiempo que te aseguras de que tu personal no está desbordado mientras cada cliente puede comprar su entrada.
Personal y transporte
Los sistemas de reservas de gama alta contendrán funciones diseñadas para ayudarte a gestionar tu personal, equipos y vehículos. Muchos sistemas de este tipo están especializados en un área determinada del sector de los viajes y las experiencias, y habrán creado herramientas específicas para ese mercado.
Por ejemplo, es posible crear rotaciones para cubrir todos los viajes automáticamente. Si se necesita una excursión extra o se cancela una, es fácil desplazar tus recursos para que todo esté cubierto.
Si recoges a los huéspedes en sus hoteles, se pueden generar rutas para los conductores, y proporcionar a los huéspedes una hora exacta. La gestión de vehículos es otra característica que los grandes operadores suelen necesitar para asegurarse de que cada autobús o coche está en el lugar correcto para proporcionar transporte a las actividades.
Se puede incentivar a los vendedores proporcionándoles datos precisos en tiempo real sobre sus objetivos y comisiones. Se pueden configurar en el sistema, que se comunica con el dispositivo que utiliza el vendedor.
Dispositivos
Ha aumentado notablemente el número de consumidores que reservan sus experiencias por Internet. Sin embargo, muchos seguirán entrando en una oficina en busca de una visita o comprando en la calle mientras visitan tu destino. Las visitas sin cita previa nunca desaparecerán para muchos operadores turísticos.
Existen diferentes dispositivos de punto de venta para procesar estas ventas de forma más eficiente. Incluyen quioscos portátiles, de sobremesa y de autoservicio. Cada uno estará directamente conectado al sistema de reservas, y tu inventario se actualizará automáticamente con cada venta.
Los dispositivos TPV extraen información del sistema. Los detalles de cada recorrido pueden mostrarse a un cliente, y las mejoras y extras pueden venderse fácilmente utilizando el flujo de pago que tú configures. Esto puede ser único para cada producto. Se pueden mostrar imágenes de alta resolución para inspirar al cliente en todos los dispositivos. Cada uno está diseñado para aceptar pagos con tarjeta de forma rápida y segura, y el fraude se reduce con los pagos en efectivo porque cada venta se rastrea automáticamente.