Un client direct effectue généralement sa réservation lui-même.
Ils choisissent une date, sélectionnent une heure, paient et reçoivent leur billet. En cas de changement, ils contactent l’opérateur.
Les réservations des partenaires sont différentes.
La personne qui effectue la réservation n’est souvent pas celle qui participera à l’activité. Elle peut effectuer la réservation pour le compte d’un client, d’un groupe, d’un établissement scolaire, d’une entreprise ou d’un groupe en autocar. Il se peut qu’elle ne connaisse pas le nombre définitif de participants au moment de la réservation. Elle peut également avoir des conditions de paiement, des accords de commission ou des besoins en matière de facturation différents.
Cela entraîne une charge administrative supplémentaire.
Si le partenaire ne peut pas modifier lui-même la réservation, il doit contacter l’opérateur. S’il a besoin d’une facture, il devra peut-être envoyer un e-mail au service comptable. Si la taille du groupe change, quelqu’un devra modifier manuellement la réservation, l’annuler et en effectuer une nouvelle, ou trouver une solution de contournement.
Un petit changement donne lieu à une série de messages.
Pourquoi la modification des réservations est-elle importante ?
L’une des actions les plus utiles qu’un partenaire de confiance puisse effectuer consiste à modifier une réservation existante.
Imaginez qu’un guide touristique réserve 50 places pour un groupe qui va visiter plusieurs villes. Au moment de la réservation, 50 est la meilleure estimation possible. À mesure que la date du voyage approche, le guide se fait une idée plus précise du nombre de participants effectifs. Le nombre final pourrait être de 48, 44 ou 52.
En l’absence de possibilité de modification des réservations, le guide doit contacter l’opérateur. Ce dernier doit alors modifier la réservation manuellement ou, pire encore, l’annuler et effectuer une nouvelle réservation.
Ce n’est pas l’idéal pour personne.
Le partenaire souhaite de la rapidité et de la flexibilité. L’opérateur souhaite avoir moins de demandes administratives à traiter. Le client souhaite que la visite de groupe se déroule sans encombre dès son arrivée.
La modification des réservations est utile car la réservation initiale reste intacte. Il est possible d’ajuster le nombre de nuitées sans générer une multitude de réservations annulées, d’enregistrements en double ou de confusions au niveau des paiements. Ainsi, la modification d’une réservation génère un nouvel enregistrement avec des informations mises à jour, tout en conservant votre référence ou votre code court d’origine.
Pourquoi cela devrait-il être réservé aux partenaires de confiance ?
Il y a une grande différence entre accorder aux partenaires un contrôle effectif et laisser n’importe qui modifier quoi que ce soit.
Tous les partenaires ne devraient pas pouvoir modifier les réservations. Les opérateurs doivent déterminer à qui ils font confiance, ce que ces partenaires peuvent modifier et à quel moment ils peuvent le faire.
Par exemple, une agence de voyages habituelle ayant convenu de conditions de paiement peut être autorisée à modifier le nombre de participants avant une heure limite. Un hôtel partenaire peut être en mesure de réserver certains produits, mais pas d’autres. Un guide touristique peut être en mesure de réduire ou d’augmenter la taille d’un groupe dans certaines limites.
La facturation fait partie du même problème
Les réservations effectuées par des partenaires s’accompagnent également souvent de modalités de paiement différentes.
Un client direct paie généralement par carte lors du paiement. Un partenaire peut avoir besoin d’effectuer une réservation à un tarif net, selon un barème de commission ou via un compte d’entreprise. Il peut avoir besoin d’une facture à l’intention de son service financier. Il peut également souhaiter regrouper plusieurs réservations en un seul paiement ou une seule facturation.
C’est là que la fonctionnalité de facturation prend toute son importance.
Si les partenaires peuvent demander ou utiliser des options de paiement par facture au cours du processus de réservation, l’opérateur n’a pas besoin de traiter manuellement chaque demande de facturation. Cela confère également une image plus professionnelle au processus de réservation aux yeux des agents, des clients d’entreprise et des partenaires B2B réguliers.
Cela s’avère particulièrement utile lorsque la relation de partenariat est en cours.
Le coût caché de la gestion manuelle des partenaires
Au début, la gestion manuelle semble souvent facile à gérer.
Un e-mail envoyé par un hôtel. Un appel téléphonique passé par un agent. Une demande de facture émanant d’un organisateur d’événements d’entreprise. Une modification de la taille du groupe signalée par un guide.
Mais au cours d’une saison chargée, ces petites demandes finissent par s’accumuler.
L’équipe consacre du temps à vérifier les disponibilités, à modifier les réservations, à confirmer les tarifs, à mettre à jour les dossiers, à envoyer des liens de paiement, à établir des factures et à répondre aux questions de suivi.
Ce temps pourrait être consacré à l’accompagnement des clients, à la gestion des opérations ou au renforcement des relations avec les partenaires.
Ce à quoi les opérateurs doivent réfléchir
Avant d’accorder à leurs partenaires davantage de contrôle sur les réservations, les opérateurs devraient réfléchir attentivement aux règles à mettre en place.
Voici quelques questions utiles :
- Quels partenaires sont suffisamment dignes de confiance pour modifier les réservations ?
- Quels éléments devraient-ils être autorisés à modifier ?
- Faut-il fixer une heure limite avant le départ ?
- Les partenaires peuvent-ils augmenter ou réduire les quantités ?
- Quels produits les partenaires peuvent-ils réserver ?
- Les différents partenaires ont-ils des accords différents en matière de commission ou de taux net ?
- Les factures doivent-elles être accessibles à tous les partenaires ou uniquement à certains comptes ?
- L’équipe financière a-t-elle besoin d’une facturation consolidée ?
- Comment l’opérateur assurera-t-il le suivi des changements concernant ses partenaires ?
La place de Palisis dans ce contexte
Chez Palisis, nous étendons les fonctionnalités de prise de rendez-vous avec nos partenaires afin de prendre en charge davantage de ces scénarios B2B concrets.
Cela implique notamment de permettre à des partenaires de confiance de modifier les réservations, afin qu’ils puissent ajuster les quantités au sein d’une même réservation plutôt que de devoir l’annuler et en effectuer une nouvelle. Cela inclut également une fonctionnalité de facturation destinée aux partenaires, qui aide les opérateurs à accompagner les agents, les agences de voyage et d’autres comptes B2B nécessitant des options de paiement par facture.
Contactez-nous pour en savoir plus sur la modification des réservations et la facturation des partenaires.