C’è un momento in cui ogni tour operator pensa:
“Probabilmente dovremmo dare alle guide l’accesso al sistema”.
E poi pensa subito:
“Assolutamente no”.
I dati sono preziosi nell’era digitale e l’accesso di solito significa tutto. I prezzi. Dati dei clienti, dati finanziari e pulsanti che non devono assolutamente essere cliccati cinque minuti prima della partenza.
Per questo motivo, la maggior parte degli operatori sceglie la terza opzione non ufficiale.
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Messaggi WhatsApp inviati a tarda notte.
Funziona. Fino a quando l’alta stagione non ti ricorda perché non funziona.
Ecco la parte di cui la maggior parte delle persone non si rende conto
Secondo Skift, i problemi operativi interni, e non la mancanza di domanda, sono uno dei maggiori ostacoli alla crescita delle imprese di tour e attività.
Skift ha sempre evidenziato che le esperienze in scala creano tensioni operative molto prima che la domanda si esaurisca, in particolare per quanto riguarda il personale, il coordinamento e la comunicazione.
In altre parole, il problema di solito non è la vendita del tour.
Con il giusto sistema di biglietteria, tutto fila liscio, giorno dopo giorno.
E le persone che vivono l’esperienza sul campo hanno spesso l’accesso meno affidabile alle informazioni.
E comincia a diventare chiaro che il problema non è il personale, ma il livello di accesso a disposizione del tuo team.
Il mito del “pieno accesso o nessun accesso”.
La maggior parte degli operatori pensa di dover scegliere tra due estremi.
- Dai al personale l’accesso completo al sistema e passa la vita a preoccuparti di ciò che può vedere o modificare.
- Oppure blocca tutto e diventa il banco informazioni umano per ogni guida e autista.
Naturalmente, nessuna di queste soluzioni è adeguata o completa e introduce una serie di problemi operativi che rendono difficile la gestione dell’azienda, per non parlare della sua scalabilità.
Così i team costruiscono soluzioni invece che soluzioni. Chat di gruppo. Manifesti stampati. Messaggi che iniziano con “scusa se ti disturbo”.
L’aspetto interessante è che altri settori dell’industria dei viaggi hanno risolto questo problema anni fa.
- Le compagnie aeree consentono all’equipaggio di accedere ai turni e ai dettagli dei voli, non ai motori dei prezzi.
- Gli operatori di crociera forniscono viste operative al personale, non controlli sulle prenotazioni.
- Le grandi attrazioni separano di default l’accesso operativo da quello commerciale.
Questo approccio è ampiamente citato nelle linee guida delle compagnie aeree e delle operazioni di volo, compreso il materiale dell’Associazione Internazionale del Trasporto Aereo (IATA). Associazione Internazionale del Trasporto Aereo (IATA) sulla gestione dell’equipaggio e sulla sicurezza operativa.
Non perché non ci si possa fidare del personale, ma perché la chiarezza riduce gli errori. Semplicemente, fa sì che le cose si svolgano in modo più fluido.
Cosa serve (e non serve) a guide e autisti
Ecco la parte utile che puoi rubare per il futuro.
Le guide e gli autisti non vogliono il tuo sistema, vogliono solo risposte che li aiutino a fare il loro lavoro.
Dopotutto, ti assicuro che non sono entusiasti di venire da te per la quinta volta questa settimana a chiedere informazioni sulle loro partenze.
Hanno bisogno di sapere:
- A quali partenze sono assegnati
- Quando e dove devono essere
- Quanti ospiti aspettarsi
- Un contesto sufficiente per svolgere correttamente il proprio lavoro
Non hanno bisogno di:
- Dati di pagamento del cliente
- Prezzi o margini
- La possibilità di modificare le prenotazioni
- Accesso a tutto ciò che non ha a che fare con la loro giornata
Quando l’accesso è limitato esattamente a questo, il comportamento cambia. Meno domande. Meno ipotesi. Meno sorprese dell’ultimo minuto.
Una statistica di viaggio da ricordare
È difficile costruire la tua attività, e non solo per problemi di entrate. L’inefficienza operativa cresce più velocemente delle entrate quando le imprese turistiche si ingrandiscono.
In parole povere, raddoppiando le prenotazioni si raddoppia lo sforzo di coordinamento.
Ecco perché i problemi di comunicazione aumentano durante l’alta stagione. Non perché i team peggiorino, ma perché i sistemi informali smettono di funzionare. La tua migliore guida o autista dovrebbe essere fuori a fare il tour, non a smanettare con le app di messaggistica.
Un accesso limitato e basato sui ruoli non solo protegge il tuo sistema. Rallenta la curva. Può persino evitarti un grave imbarazzo: dopo tutto, basta un solo incubo logistico per far crollare il tuo intero programma di lavoro.
L’ultima cosa che vuoi è che un tour in ritardo si trasformi in un’intera giornata di tour in ritardo.
Una serata molto familiare
È la sera prima di una giornata impegnativa.
- Una guida chiede quanti ospiti sono prenotati.
- Un autista vuole confermare l’orario di inizio.
- Qualcun altro ha sentito che c’è stato un cambiamento, ma non ne è sicuro.
Nessuna di queste è una domanda importante. Ma arrivano tutte quando sei stanco, distratto e meno propenso a rispondere.
Ora immagina che queste stesse persone possano accedere, vedere solo le partenze a loro assegnate e ottenere le risposte da sole.
Stessa operazione. Serata molto più tranquilla.
Come si approccia Palisis
Questo è proprio il problema che abbiamo iniziato ad affrontare in Palisis con la nostra soluzione per la gestione delle risorse.
Puoi:
- Assegna guide e autisti direttamente alle partenze
- Fornisci loro un accesso limitato al back office
- Lascia che vedano solo il loro programma assegnato
- Tieni tutto il resto sotto controllo
Niente screenshot. Niente modifiche accidentali. Nessun chiarimento notturno. Solo un’interfaccia ordinata con un accesso perfetto per far funzionare i tuoi tour senza intoppi.
Questo sistema offre il meglio di entrambi i mondi: con una capacità di accesso limitata al Back Office, puoi proteggere i tuoi dati e allo stesso tempo fornire il livello perfetto di funzionalità ai tuoi autisti, alle guide e alle altre risorse, con una supervisione aggiuntiva che ti consente di tenere tutto aggiornato.
Se sei già un cliente Palisis, la nostra guida al Centro Assistenza mostra esattamente come funziona e cosa vede il personale quando accede:
👉 Leggi la guida nel Centro assistenza
Se non stai ancora utilizzando Palisis o se ti stai chiedendo se questa soluzione possa essere utile alla tua attività, il nostro team di vendita sarà lieto di parlartene.
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