Jemand hat für 30 Personen gebucht. Am Tag der Veranstaltung erscheinen 24 Personen. Eine Familie reserviert 10 Plätze und verbringt die nächsten zwei Wochen damit, Personen hinzuzufügen und zu streichen, als würde sie eine Gästeliste für eine Hochzeit bearbeiten. Ein Reisebüro hält 50 Plätze für eine Gruppe frei, die sich zum Zeitpunkt der Buchung noch mitten auf einer Reise befindet.
Das ist nichts Ungewöhnliches. Untersuchungen zeigen, dass sich Gruppenbuchungen in den meisten Fällen vor der Ankunft mindestens einmal ändern. Die Organisatorin muss die Termine anderer unter einen Hut bringen, auf Genehmigungen warten, um Beitragszahlungen bitten oder einfach nur versuchen, 25 Menschen dazu zu bringen, sich gleichzeitig auf etwas festzulegen. Es ist, als würde man Katzen hüten – nur dass die Katzen eine Einverständniserklärung für die Klassenfahrt haben, die drei von ihnen vergessen haben, zurückzugeben.
Die Diskrepanz zwischen „Wir möchten buchen“ und „Hier ist die endgültige Teilnehmerzahl“
Einzelbuchungen sind übersichtlich. Eine Person, eine Entscheidung, eine Zahlung. Fertig.
Gruppenbuchungen sind eine ganz andere Sache. Zwischen der ersten Anfrage und der bestätigten endgültigen Teilnehmerzahl besteht fast immer eine zeitliche Lücke. Diese Lücke entsteht, weil Gruppenorganisatoren selten allein arbeiten. Sie warten auf Teilnehmerzahlen, Freigaben, Beiträge und Bestätigungen von anderen, bevor sie eine verbindliche Zusage machen können.
Wenn Ihr Buchungsprozess davon ausgeht, dass von Anfang an alles feststeht, wird diese Lücke zu Ihrem Problem. Sie müssen dann Änderungswünsche bearbeiten, Teilrückerstattungen vornehmen, Datensätze manuell anpassen oder Kunden bitten, die Buchung zu stornieren und von vorne zu beginnen. Für etwas, das ständig vorkommt, ist das eine Menge unnötiger Arbeit.
Was eine Reservierung eigentlich bewirkt
Stellen Sie sich eine Reservierung wie eine Tischreservierung in einem Restaurant vor. Der Platz gehört Ihnen, die Küche weiß, dass Sie kommen, aber nichts ist endgültig festgelegt, bis Sie Platz genommen haben. Genau diesen Spielraum benötigen Gruppenorganisatoren.
Eine Reservierung ermöglicht es Anbietern, Kapazitäten freizuhalten, während die letzten Details noch geklärt werden. Dabei wird die Sicherung der Plätze vom Zahlungsvorgang getrennt – was für Gruppenkunden oft am wichtigsten ist. Ein erstklassiger Buchungs- und Reservierungspartner kann diesen Vorgang reibungslos gestalten.
In der Praxis könnte dies beispielsweise so aussehen, dass Plätze für eine Schulgruppe reserviert werden, bevor die endgültige Teilnehmerzahl feststeht, dass ein Zahlungslink versendet wird, sobald der Organisator die Genehmigung zur Auszahlung erhalten hat, oder dass die Zahlung bei Ankunft auf der Grundlage der tatsächlich erschienenen Teilnehmer erfolgt. Die Buchung ist vorhanden, die Kapazität ist gesichert, und niemand muss so tun, als sei die Teilnehmerzahl endgültig, bevor dies tatsächlich der Fall ist.
Das Problem mit der Klassenfahrt – in einer Szene erklärt
Ein Lehrer reserviert 30 Plätze für einen Klassenausflug. Eine angemessene Anzahl. Die gesamte Klasse, ein paar Helfer – alles geregelt.
Dann ist es soweit. Zwei Kinder sind krank. Ein Elternhelfer sagt ab. Ein zweiter Lehrer beschließt, mitzumachen. Die Gruppe umfasst nun 28, vielleicht 29, möglicherweise 31 Personen.
27. Februar 2021: Studierende einer Universität oder Hochschule, die Gesichtsmasken tragen, versammeln sich, um während einer Exkursion in Hongkong den Ausführungen eines Professors oder Dozenten über einen hydraulischen Feldversuch in einem Bohrloch zu lauschen.
Wenn der gesamte Betrag im Voraus bezahlt wurde, muss nun jemand die Differenz ausrechnen. Wenn das System keine Anpassungen zulässt, muss Ihr Empfangsteam dies manuell klären, während sich hinter ihnen eine Warteschlange bildet. Der Lehrer ist gestresst. Ihre Mitarbeiter sind gestresst. Und das Ganze hätte vermieden werden können – mit einem Prozess, der darauf ausgelegt ist, wie Gruppen tatsächlich funktionieren.
Warum Zahlungslinks nützlicher sind, als es zunächst den Anschein hat
Viele Gruppenorganisatoren sind nicht diejenigen, die die Zahlungen leisten. Sie übernehmen vielmehr die Koordination. Die Person, die die Ausgaben tatsächlich genehmigt, kann ein Schulverwaltungsleiter, ein Mitarbeiter der Finanzabteilung, ein Verwaltungsmitarbeiter eines Unternehmens oder ein Hotelpartner sein.
Das Versenden eines Zahlungslinks, sobald der Veranstalter bereit ist, beseitigt überraschend viele Hindernisse. Es klingt nach einer Kleinigkeit. In der Praxis ist es jedoch der Unterschied zwischen einer Buchung, die reibungslos abgeschlossen wird, und einer, die drei Tage lang ins Stocken gerät, während jemand versucht, die richtige Person für die Genehmigung zu finden.
Die Zahlung bei Ankunft bedeutet nicht, dass man Abstriche macht. Sie bedeutet vielmehr eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands.
Für Anbieter, die mit Schulen oder bewährten Handelspartnern zusammenarbeiten, ist die Zahlungsabwicklung bei Ankunft oft die sinnvollste Option. Die Gruppe trifft ein, Sie überprüfen die Anwesenden und stellen die Kosten für die tatsächliche Teilnehmerzahl in Rechnung.
Es ist nicht für jeden Betreiber das richtige Modell. Bei stark nachgefragten Zeitfenstern und begrenzter Kapazität sind häufig Anzahlungen oder Vorauszahlungen erforderlich, um die Einnahmen zu sichern. Bei den richtigen Geschäftspartnern entfällt dadurch jedoch ein Verwaltungsaufwand, der von vornherein nicht notwendig gewesen wäre.
Flexibilität bedarf nach wie vor eines Rahmens
Gruppen mehr Flexibilität zu gewähren, bedeutet nicht, die Kontrolle abzugeben. Es bedeutet, im Voraus festzulegen, wie Ihr Reservierungsprozess abläuft, damit alle die Regeln kennen.
Dazu gehören beispielsweise die Frage, wie lange Sie die Verfügbarkeit vor der Freigabe offenhalten, ob Veranstalter die Teilnehmerzahlen nach oben oder unten anpassen können, welche Geschäftspartner ihre eigenen Reservierungen verwalten dürfen und was geschieht, wenn eine Gruppe nicht erscheint. Klare Regeln sorgen dafür, dass die Flexibilität zu Ihrem Vorteil und nicht zu Ihrem Nachteil wirkt.
Das ist es, was Palisis aufbaut
Das neue Palisis-Ticketportal verfügt über eine Reservierungsfunktion, die darauf ausgelegt ist, wie Gruppenbuchungen in der Praxis tatsächlich ablaufen. Die Betreiber können Plätze ohne sofortige Zahlung reservieren, Zahlungslinks versenden, Zahlungen bei Ankunft entgegennehmen und die Anzahl der Plätze anpassen, ohne dass bei Stornierungen und Umbuchungen ein Papierkram entsteht.
Es ist für den Lehrer mit 30 Schülern gedacht … von denen bis Donnerstag vielleicht nur noch 27 übrig sind. Für den Reisevermittler, dessen Gruppe sich noch irgendwo in einem Reisebus befindet. Für den Familienorganisator, der erst die Zusagen aller benötigt, bevor er die Zahlung vornehmen kann.
Gruppenbuchungen sind nun einmal immer etwas chaotisch. Ihr Ablauf muss das jedoch nicht sein.
Nehmen Sie Kontakt mit Palisis auf , um mehr zu erfahren.