Llega un momento en el que un sistema de venta de entradas que antes funcionaba perfectamente deja de ser… tan adecuado.
Normalmente, entre añadir entradas con horario asignado, abrir una segunda taquilla, dar acceso a las entradas a un hotel asociado y descubrir que, al parecer, las entradas para el sábado a las 11:00 están agotadas en un sistema, pero no en otro.
Para los museos de tamaño medio, el mejor sistema de venta de entradas no es necesariamente el que tiene más funciones. Es aquel que mantiene conectadas las ventas online, las entradas, el aforo y la información de los visitantes sin que tengas que hacer una pequeña excavación arqueológica entre hojas de cálculo cada mañana.
Así que, si estás comparando programas de venta de entradas para un museo de tamaño medio, estas son las nueve cosas que nosotros tendríamos en cuenta.
1. Un sistema de entrada por turnos que, en realidad, es fácil de gestionar
La entrada por franjas horarias puede ayudar a distribuir las llegadas a lo largo del día, pero no debería suponer la creación de otro puesto de trabajo a tiempo completo.
Deberías ser capaz de:
- crea diferentes franjas horarias
- establecer la capacidad por ranura
- cambiar la disponibilidad rápidamente
- gestionar las llegadas anticipadas y tardías
- mira qué franjas horarias se están llenando
El objetivo es gestionar el flujo de visitantes, no crear 48 productos de reserva minúsculos llamados «Martes a las 10:15».
Tu página web, taquilla y socios de venta deberían vender entradas basándose en la misma disponibilidad.
Si alguien compra las dos últimas entradas por internet, la persona que esté en tu taquilla no debería poder volver a venderlas por error.
Esto es especialmente importante los fines de semana de inauguración de exposiciones, durante las vacaciones escolares y esos martes inexplicables en los que parece que todo el mundo en la ciudad ha decidido, al mismo tiempo, ir a un museo.
Palisis permite a los museos establecer límites de aforo y franjas horarias de reserva, al tiempo que muestra la disponibilidad en tiempo real en todos los canales de venta. Puedes obtener más información sobre nuestro sistema de venta de entradas y reservas para museos y lugares de interés histórico.
3. Ventas online y en tienda en el mismo sistema
Algunos visitantes lo planean con tres semanas de antelación.
Hay gente que ve tu edificio al pasar por delante y decide entrar.
Los dos son buenos clientes.
Por eso, el sistema de venta de entradas de tu museo debería gestionar tanto las reservas anticipadas como las ventas en taquilla sin tratarlas como dos negocios distintos.
Lo ideal sería que tu página web, tu punto de venta y tu equipo de admisiones pudieran ver los mismos productos, precios y disponibilidad.
Si quieres saber cómo funciona ese tipo de configuración, tenemos una guía aparte sobre qué es un sistema de reservas.
4. Validación rápida de billetes
Comprar el billete es solo la mitad del viaje.
El visitante todavía tiene que pasar por la puerta.
Los códigos QR, el escaneo de códigos de barras y los dispositivos de validación específicos pueden agilizar mucho la entrada, sobre todo cuando varios cientos de personas deciden que las 10:57 es la hora perfecta para llegar a una franja horaria que empieza a las 11:00.
Echa un vistazo a:
- velocidad de escaneo
- entradas en el móvil y en papel
- detección de entradas duplicadas
- validación sin conexión
- lo que ve el personal cuando falla un ticket
Tenemos una guía aparte sobre cómo validar las entradas en las atracciones más concurridas, por si las colas de acceso te resultan especialmente molestas.
5. Reservas de grupo que no requieran danza interpretativa
Las reservas de colegios, grupos organizados, visitas privadas y agencias de viajes casi nunca funcionan exactamente igual que una entrada individual.
Tu sistema debería facilitar la gestión de reservas grandes, diferentes categorías de entradas y el aforo, sin que el personal tenga que inventarse una solución improvisada cada vez que llegan 34 escolares.
Si los grupos son una parte importante de tu negocio, pruébalos durante la demostración del software.
No te conformes con que el dependiente te enseñe cómo se reserva una entrada de adulto de forma impecable.
Haz que reserven esa cosa tan incómoda.
6. Ventas B2B y a distribuidores
Los museos suelen vender a través de más canales de los que creen.
Los hoteles, las agencias de viajes, los pases turísticos, los centros de información turística, las agencias de gestión de destinos (DMC) y las agencias de viajes online (OTA) pueden convertirse en fuentes útiles de visitantes.
La cuestión es cuánto papeleo generan.
Unas buenas herramientas de reserva B2B pueden permitir que los socios autorizados vean la disponibilidad y hagan las reservas ellos mismos, en lugar de tener que enviar un correo a tu equipo cada vez que necesiten cuatro entradas para el jueves.
Si es un ámbito en el que te estás iniciando, nuestra guía te explica qué es un distribuidor B2B y cómo funciona esta relación.
7. Precios y tipos de entradas que reflejen la realidad del museo
Adulto.
Niño.
Estudiante.
De último curso.
Familia.
Miembro.
Residente.
Grupo escolar.
Exposición temporal.
Entrada general más exposición.
De repente, eso de «vendemos entradas para el museo» suena un poco optimista.
Tu software tiene que ser lo bastante flexible como para dar soporte a los productos que vendes de verdad, sin que el personal tenga que recurrir a una hoja plastificada que explique qué combinación de botones sirve para crear una entrada familiar.
Esto también se aplica a las promociones, los paquetes, las descuentos y las diferentes normas de acceso.
8. Informes que respondan a preguntas útiles
Seguramente no necesitas otro panel de control con 47 gráficos de colores.
Sí que necesitas respuestas.
¿Qué franjas horarias se llenan primero?
¿Cuántos visitantes reservaron por internet?
¿Qué socios están vendiendo?
¿Qué porcentaje de visitantes compra nada más llegar?
¿Qué categorías de entradas están creciendo?
¿Cuándo tienes más trabajo?
La última Encuesta de Participación del Gobierno del Reino Unido reveló que el 41 % de los adultos de Inglaterra visitó un museo o una galería en persona durante el curso 2024/25. Puedes consultar la Encuesta de Participación completa en la página web del Ministerio de Cultura, Medios de Comunicación y Deporte.
Hay mucha demanda que analizar. Tus datos de venta de entradas deberían ayudarte a entender cuál es tu parte concreta de todo eso.
9. Un sistema que pueda crecer sin llegar a ser enorme
Los museos de tamaño medio ocupan un término medio que resulta curiosamente importante.
Seguramente ya te has quedado pequeño para las herramientas de reservas más básicas, pero quizá no necesites un sistema empresarial enorme en el que se tarden seis meses y diecisiete reuniones en cambiar la categoría de un billete.
Fíjate en lo que pasa a medida que vas creciendo.
¿Puedes añadir otra entrada?
¿Otra exposición?
¿Otro terminal de punto de venta?
¿Más socios distribuidores?
¿Hay más tipos de entradas?
¿Se puede conectar el sistema con otros dispositivos que ya usas?
Y, lo que es igual de importante, ¿tu equipo sabe realmente cómo usarlo?
Un ejemplo muy útil es el Museo Belvedere de Viena, que utiliza Palisis para la venta de entradas y la gestión de franjas horarias. Puedes leer el caso práctico del Museo Belvedere para ver cómo funciona en la práctica.
Entonces, ¿cuál es el mejor sistema de venta de entradas para un museo de tamaño medio?
No hay un sistema único que sea el mejor para todos los museos.
El mejor software de venta de entradas para un museo de tamaño medio debería facilitar la gestión de las entradas con horario asignado, el aforo, las ventas online y en taquilla, la validación, los grupos, los colaboradores, los precios y la elaboración de informes, sin que ello suponga un trabajo manual adicional.
La pregunta que más nos gusta hacer en cualquier demostración de software sigue siendo:
¿Qué tendrá que gestionar mi equipo de forma manual una vez que hayamos puesto esto en marcha?
Eso suele revelar mucho más que una simple lista de características.
Si ahora mismo estás revisando cómo funciona la venta de entradas de tu museo, puedes echar un vistazo a Palisis para museos y lugares de interés histórico o hablar con el equipo de Palisis sobre lo que quieres mejorar.
Preguntas frecuentes sobre los sistemas de venta de entradas para museos
¿Qué es un programa de venta de entradas para museos?
El software de gestión de entradas para museos se encarga de gestionar los tipos de entrada, las reservas, la disponibilidad y el acceso de los visitantes. Los sistemas más avanzados también pueden gestionar las entradas con horario asignado, las ventas en taquilla, la validación de entradas, los grupos, las reservas de distribuidores y la elaboración de informes.
¿Qué debería buscar un museo de tamaño medio en un sistema de venta de entradas?
Busca funciones como disponibilidad compartida en tiempo real, entradas programadas, ventas online y presenciales, validación rápida de entradas, herramientas para reservas de grupo, precios flexibles, ventas B2B, informes útiles y la capacidad de integrarse o crecer a medida que cambie tu negocio.
¿Es necesario que un museo tenga entradas con horario asignado?
No todos los museos lo hacen. Las entradas con horario asignado son más útiles cuando hay que distribuir la llegada de los visitantes a lo largo del día, cuando las exposiciones tienen un aforo limitado o cuando hay franjas horarias concretas en las que suele haber mucha gente.
¿Se puede conectar el software de venta de entradas para museos con las agencias de viajes online (OTA) y los distribuidores?
Sí. Dependiendo de la plataforma, los museos pueden vender a través de socios B2B directos, agencias de viajes online (OTA) y otros distribuidores, al tiempo que comparten la disponibilidad con sus canales de venta directos.
¿El software de venta de entradas para museos puede gestionar tanto las ventas por internet como las presenciales?
Sí. Un sistema integrado puede combinar las reservas online anticipadas con las transacciones en taquilla o en punto de venta, de modo que ambos canales funcionen con la misma disponibilidad.