Il y a un moment où tous les voyagistes se disent : « Je ne suis pas un voyagiste, je ne suis qu’un voyagiste :
« Nous devrions probablement donner aux guides l’accès au système. »
Et de penser immédiatement :
« Absolument pas ».
À l’ère numérique, les données sont précieuses et leur accès est souvent synonyme de tout. Les prix. Données sur les clients, données financières et boutons sur lesquels il ne faut absolument pas cliquer cinq minutes avant un départ.
C’est pourquoi la plupart des opérateurs choisissent la troisième option non officielle.
Captures d’écran.
PDF.
Messages WhatsApp envoyés bien trop tard dans la nuit.
Cela fonctionne. Jusqu’à ce que la haute saison vous rappelle pourquoi ce n’est pas le cas.
Voici ce que la plupart des gens ne savent pas
Selon Skift, ce sont les problèmes opérationnels internes, et non l’absence de demande, qui constituent l’un des principaux obstacles à la croissance des entreprises de tourisme et d’activités.
Skift a toujours souligné que les expériences d’expansion créent des tensions opérationnelles bien avant que la demande ne s’épuise, en particulier en ce qui concerne le personnel, la coordination et la communication.
En d’autres termes, le problème n’est généralement pas de vendre la visite.
Avec le bon système de billetterie, tout se passe bien, jour après jour.
Et les personnes qui vivent l’expérience sur le terrain ont souvent l’accès le moins fiable à l’information.
Il devient alors évident que le problème ne réside pas dans le personnel, mais dans le niveau d’accès dont dispose votre équipe.
Le mythe du « plein accès ou pas d’accès »
La plupart des opérateurs pensent qu’ils doivent choisir entre deux extrêmes.
- Donnez au personnel un accès complet au système et passez votre vie à vous préoccuper de ce qu’il peut voir ou modifier.
- Vous pouvez aussi tout verrouiller et devenir le bureau d’information de tous les guides et chauffeurs.
Bien entendu, aucune de ces solutions n’est adéquate ou complète, et elles introduisent une série de problèmes opérationnels qui rendent difficile la gestion de votre entreprise, sans parler de son évolution.
Les équipes élaborent donc des solutions de contournement plutôt que des solutions. Discussions de groupe. Manifeste imprimé. Messages commençant par « désolé de vous déranger ».
Ce qui est intéressant, c’est que d’autres secteurs de l’industrie du voyage ont résolu ce problème il y a des années.
- Les compagnies aériennes donnent aux équipages l’accès aux listes et aux détails des vols, pas aux moteurs de tarification.
- Les organisateurs de croisières fournissent des vues opérationnelles au personnel, et non des contrôles de réservation.
- Les grandes attractions séparent par défaut l’accès opérationnel de l’accès commercial.
Cette approche est largement référencée dans les orientations des compagnies aériennes et des opérations aériennes, y compris dans les documents de l’Association internationale du transport aérien (IATA). Association internationale du transport aérien (IATA) sur la gestion des équipages et la sécurité opérationnelle.
Non pas parce que le personnel n’est pas digne de confiance, mais parce que la clarté réduit les erreurs. Elle permet tout simplement aux choses de se dérouler plus facilement.
Ce dont les guides et les chauffeurs ont réellement besoin (et ce dont ils n’ont pas besoin)
Voici la partie utile que vous pouvez voler pour plus tard.
Les guides et les chauffeurs ne veulent pas de votre système, ils veulent simplement des réponses qui les aident à faire leur travail.
Après tout, je vous assure qu’ils ne sont pas ravis de venir vous voir pour la cinquième fois cette semaine pour vous parler de leur départ.
Ils ont besoin de savoir :
- Les départs auxquels ils sont affectés
- Quand et où ils doivent être
- Combien d’invités attendez-vous ?
- Suffisamment de contexte pour qu’ils puissent faire leur travail correctement
Ils n’en ont pas besoin :
- Données de paiement du client
- Prix ou marges
- La possibilité de modifier les réservations
- Accès à tout ce qui n’est pas lié à leur journée
Lorsque l’accès est limité à cela, les comportements changent. Moins de questions. Moins de suppositions. Moins de surprises de dernière minute.
Une statistique de voyage à retenir
Il est difficile de développer votre entreprise, et ce n’est pas seulement à cause des problèmes de revenus. L’inefficacité opérationnelle croît plus rapidement que les recettes à mesure que les entreprises touristiques se développent.
En termes simples, le fait de doubler les réservations fait plus que doubler l’effort de coordination.
C’est la raison pour laquelle les problèmes de communication s’aggravent pendant la haute saison. Non pas parce que les équipes sont moins performantes, mais parce que les systèmes informels ne parviennent plus à s’adapter. Votre meilleur guide ou chauffeur devrait être en train de faire la visite, et non de jongler avec les applications de messagerie.
Un accès limité et basé sur les rôles ne protège pas seulement votre système. Il ralentit la courbe. Il peut même vous éviter de graves embarras, car il suffit d’un seul cauchemar logistique pour que tout votre programme de travail s’écroule.
La dernière chose que vous souhaitez, c’est qu’une visite tardive se transforme en une journée entière de visites tardives.
Une soirée très familière
C’est la veille d’une journée bien remplie.
- Un guide demande combien d’invités sont inscrits.
- Un conducteur souhaite confirmer l’heure de départ.
- Quelqu’un d’autre a entendu parler d’un changement, mais n’en est pas sûr.
Aucune de ces questions n’est importante. Mais elles arrivent toutes lorsque vous êtes fatigué, distrait et moins enclin à y répondre.
Imaginez maintenant que ces mêmes personnes puissent se connecter, voir uniquement les départs qui leur sont attribués et obtenir les réponses elles-mêmes.
Même opération. Soirée beaucoup plus calme.
L’approche de Palisis
C’est précisément ce problème que nous avons commencé à résoudre chez Palisis grâce à notre solution de gestion des ressources.
Vous pouvez le faire :
- Affecter les guides et les chauffeurs directement aux départs
- Donnez-leur un accès limité au back-office
- Laissez-les voir uniquement l’horaire qui leur est assigné
- Gardez tout le reste sous clé
Pas de captures d’écran. Pas de modifications accidentelles. Pas de clarifications tardives. Juste une interface bien rangée avec un accès parfait pour que vos tournées se déroulent sans accroc.
Ce système offre le meilleur des deux mondes, car avec une capacité de connexion Back Office limitée, vous pouvez protéger vos données tout en fournissant le niveau parfait de fonctionnalité à vos conducteurs, guides et autres ressources, avec un contrôle supplémentaire pour que vous puissiez rester au courant de tout.
Si vous êtes déjà client de Palisis, notre guide du centre d’aide explique exactement comment cela fonctionne et ce que le personnel voit lorsqu’il se connecte :
👉 Lisez le guide dans le centre d’aide
Si vous n’utilisez pas encore Palisis, ou si vous vous demandez si cela pourrait aider votre entreprise, notre équipe de vente se fera un plaisir d’en discuter avec vous.
👉 Contactez notre équipe de vente
