C’è un punto in cui un sistema di biglietteria perfettamente adeguato diventa… meno adeguato.
Di solito si tratta di cose come aggiungere l’ingresso a orari prestabiliti, aprire una seconda biglietteria, dare accesso ai biglietti a un hotel partner e scoprire che sabato alle 11:00 sembra essere tutto esaurito in un sistema ma non in un altro.
Per i musei di medie dimensioni, il miglior sistema di biglietteria non è per forza quello con più funzioni. È quello che tiene sotto controllo le vendite online, gli ingressi, la capienza e le informazioni sui visitatori senza costringerti a fare ogni mattina una piccola “scavatura” tra i fogli di calcolo.
Quindi, se stai valutando diversi software di biglietteria per un museo di medie dimensioni, ecco le nove cose a cui prestiamo attenzione.
1. Un sistema di ingresso a orari prestabiliti che in realtà è facile da gestire
L’ingresso a orari prestabiliti può aiutare a distribuire gli arrivi nell’arco della giornata, ma non dovrebbe comportare la creazione di un altro lavoro a tempo pieno.
Dovresti essere in grado di:
- crea diverse fasce orarie
- imposta la capacità per slot
- modificare rapidamente la disponibilità
- gestire gli arrivi in anticipo e in ritardo
- scopri quali periodi si stanno riempiendo
L’obiettivo è gestire il flusso dei visitatori, non creare 48 piccole prenotazioni chiamate “Martedì alle 10:15“.
Il tuo sito web, la biglietteria e i tuoi partner di vendita dovrebbero tutti basarsi sulla stessa disponibilità.
Se qualcuno acquista online gli ultimi due biglietti, chi è di turno alla biglietteria non dovrebbe poterli vendere di nuovo per sbaglio.
Questo è particolarmente importante nei fine settimana di inaugurazione delle mostre, durante le vacanze scolastiche e in quei martedì inspiegabili in cui sembra che tutti in città abbiano deciso contemporaneamente di andare al museo.
Palisis permette ai musei di impostare limiti di capienza e fasce orarie di prenotazione, condividendo in tempo reale la disponibilità su tutti i canali di vendita. Scopri di più sul nostro sistema di biglietteria e prenotazione per musei e attrazioni storiche.
3. Vendite online e in negozio nello stesso sistema
Alcuni visitatori pianificano il viaggio con tre settimane di anticipo.
Altri vedono il tuo edificio mentre passano di lì e decidono di entrare.
Sono entrambi dei bravi clienti.
Il sistema di biglietteria del tuo museo dovrebbe quindi gestire sia le prenotazioni anticipate che le vendite al banco senza considerarle come due attività distinte.
L’ideale sarebbe che il tuo sito web, il punto vendita e il team addetto alle prenotazioni vedessero tutti gli stessi prodotti, gli stessi prezzi e la stessa disponibilità.
Se vuoi capire le basi di come funziona questo tipo di configurazione, abbiamo una guida a parte su cosa sia un sistema di prenotazione.
4. Convalida rapida dei biglietti
Comprare il biglietto è solo metà del viaggio.
Il visitatore deve ancora varcare la soglia.
I codici QR, la scansione dei codici a barre e i dispositivi di convalida dedicati possono rendere l’ingresso molto più veloce, soprattutto quando diverse centinaia di persone decidono che le 10:57 sono l’ora perfetta per arrivare a un appuntamento fissato per le 11:00.
Dai un’occhiata a:
- velocità di scansione
- biglietti su cellulare e cartacei
- rilevamento dei biglietti duplicati
- convalida offline
- Cosa vedono i membri dello staff quando un ticket non va a buon fine
Abbiamo una guida a parte sulla convalida dei biglietti per le attrazioni più affollate, nel caso in cui le code all’ingresso siano un vero problema.
5. Prenotazioni di gruppo che non prevedono la danza interpretativa
Le scuole, i gruppi in pullman, i tour privati e le prenotazioni degli operatori turistici raramente funzionano esattamente come un biglietto d’ingresso individuale.
Il tuo sistema dovrebbe rendere semplice la gestione di prenotazioni più grandi, diverse categorie di biglietti e la capienza, senza che il personale debba inventarsi una soluzione improvvisata ogni volta che arrivano 34 scolari.
Se i gruppi sono una parte importante della tua attività, provali durante la demo del software.
Non limitarti a farti mostrare dal commesso come si prenota un biglietto per adulti in modo impeccabile.
Fai in modo che prenotino quella cosa imbarazzante.
6. Vendite B2B e ai rivenditori
Spesso i musei vendono attraverso più canali di quanto credano.
Alberghi, agenzie di viaggio, pass turistici, centri di accoglienza, DMC e OTA possono tutti diventare utili fonti di visitatori.
La domanda è: quanto lavoro amministrativo comportano?
Dei buoni strumenti di prenotazione B2B possono permettere ai partner autorizzati di vedere la disponibilità e effettuare le prenotazioni da soli, invece di mandare un’e-mail al tuo team ogni volta che hanno bisogno di quattro biglietti per giovedì.
Se è un settore in cui ti stai affermando, la nostra guida ti spiega cos’è un rivenditore B2B e come funziona questo rapporto.
7. Prezzi e tipi di biglietti che rispecchiano la realtà del museo
Adulto.
Bambino.
Studente.
Anziano.
Famiglia.
Membro.
Residente.
Gruppo scolastico.
Mostra temporanea.
Biglietto d’ingresso generale più mostra.
All’improvviso, dire “vendiamo biglietti per i musei” sembra un po’ troppo ottimistico.
Il tuo software deve essere abbastanza flessibile da supportare i prodotti che vendi davvero, senza che il personale debba ricorrere a un foglio plastificato che spiega quale combinazione di pulsanti serve per creare un biglietto famiglia.
Questo vale anche per le promozioni, i pacchetti, le agevolazioni e le diverse regole di ingresso.
8. Report che rispondono a domande utili
Probabilmente non ti serve un’altra dashboard con 47 grafici coloratissimi.
Hai proprio bisogno di risposte.
Quali fasce orarie si riempiono per prime?
Quanti visitatori hanno prenotato online?
Quali partner stanno vendendo?
Quanta parte dei visitatori fa acquisti appena arriva?
Quali categorie di biglietti stanno registrando una crescita?
Quando sei più impegnato?
L’ultima indagine sulla partecipazione condotta dal governo britannico ha rilevato che il 41% degli adulti in Inghilterra ha visitato di persona un museo o una galleria nel corso del 2024/25. L’indagine completa sulla partecipazione è disponibile sul sito del Dipartimento per la Cultura, i Media e lo Sport.
C’è tantissimo da capire. I tuoi dati sulla biglietteria dovrebbero aiutarti a capire qual è la tua parte specifica di tutto questo.
9. Un sistema che possa crescere senza diventare enorme
I musei di medie dimensioni occupano una posizione intermedia, stranamente importante.
Probabilmente gli strumenti di prenotazione più semplici non ti bastano più, ma forse non ti serve un sistema aziendale enorme che richiede sei mesi e diciassette riunioni solo per cambiare la categoria di un biglietto.
Guarda cosa succede man mano che cresci.
Puoi aggiungere un altro ingresso?
Un’altra mostra?
Un altro terminale POS?
Altri partner rivenditori?
Altri tipi di biglietti?
Il sistema può integrarsi con altre tecnologie che usi già?
E, cosa altrettanto importante, il tuo team è davvero in grado di usarlo?
Un esempio interessante è il Museo del Belvedere di Vienna, che usa Palisis per la vendita dei biglietti e la gestione delle fasce orarie. Puoi leggere il caso di studio del Museo del Belvedere per vedere come funziona nella pratica.
Allora, qual è il miglior sistema di biglietteria per un museo di medie dimensioni?
Non esiste un unico sistema che sia il migliore per tutti i musei.
Il miglior software di biglietteria per un museo di medie dimensioni dovrebbe semplificare la gestione degli ingressi a orario prestabilito, della capienza, delle vendite online e in loco, della convalida dei biglietti, dei gruppi, dei partner, dei prezzi e dei report, senza creare ulteriore lavoro manuale tra una funzione e l’altra.
La domanda che ci piace di più fare durante qualsiasi demo di software è ancora:
Cosa dovrà gestire manualmente il mio team dopo che avremo implementato questa cosa?
Questo tende a rivelare molto di più di un semplice elenco di caratteristiche.
Se al momento stai valutando la configurazione del sistema di biglietteria del tuo museo, puoi dare un’occhiata a Palisis per musei e attrazioni storiche oppure parlare con il team di Palisis per capire come migliorare la tua situazione.
Domande frequenti sui sistemi di biglietteria dei musei
Cos’è un software per la biglietteria dei musei?
Il software per la biglietteria dei musei gestisce i tipi di biglietto, le prenotazioni, la disponibilità e l’ingresso dei visitatori. I sistemi più avanzati possono anche gestire gli ingressi a orario prestabilito, le vendite in loco, la convalida dei biglietti, i gruppi, le prenotazioni dei rivenditori e la reportistica.
Cosa dovrebbe cercare un museo di medie dimensioni in un sistema di biglietteria?
Cerca funzionalità come la disponibilità condivisa in tempo reale, l’ingresso a orari prestabiliti, le vendite online e in loco, la convalida rapida dei biglietti, strumenti per le prenotazioni di gruppo, prezzi flessibili, vendite B2B, report utili e la possibilità di integrare o espandere il sistema man mano che la tua attività cambia.
Un museo ha bisogno di biglietti con orario di ingresso prestabilito?
Non tutti i musei lo fanno. L’ingresso a orari prestabiliti è particolarmente utile quando è necessario distribuire gli arrivi dei visitatori nell’arco della giornata, quando le singole mostre hanno una capienza limitata o quando in determinati periodi si verificano regolarmente situazioni di sovraffollamento.
I software di biglietteria per musei possono collegarsi alle OTA e ai rivenditori?
Sì. A seconda della piattaforma, i musei possono vendere tramite partner B2B diretti, OTA e altri distributori, condividendo al contempo la disponibilità con i propri canali di vendita diretti.
Un software per la biglietteria dei musei può gestire sia le vendite online che quelle in loco?
Sì. Un sistema integrato può combinare le prenotazioni online anticipate con le transazioni effettuate alla biglietteria o al punto vendita, in modo che entrambi i canali attingano alla stessa disponibilità.