Un sistema di prenotazione è una delle tecnologie più importanti per qualsiasi azienda che si occupa di viaggi. Sono disponibili in varie forme e dimensioni, ma hanno tutti la stessa funzione: semplificare l’accettazione e la gestione delle prenotazioni. Dalla fine dello scorso decennio, sono diventati un elemento essenziale per gli operatori di tour e attività.
Cos’è un sistema di prenotazione?
Lo scopo di un sistema di prenotazione è quello di mettere ordine nel caos e sostituire carta, penna ed Excel come metodo di gestione delle prenotazioni di viaggio. I sistemi di prenotazione sono progettati appositamente per questo scopo ed esistono perché carta, penna ed Excel sono all’altezza del compito di alcuni operatori, anche di piccole dimensioni. I sistemi di prenotazione si collegano alla maggior parte dei canali di vendita, organizzano le informazioni, ti tengono in contatto con i tuoi clienti e automatizzano molte attività per offrire ai tuoi ospiti un’esperienza di prenotazione senza interruzioni.
Alcuni sistemi di prenotazione saranno leggeri e semplici. Questi saranno progettati per svolgere solo le attività più essenziali richieste da un tour operator, come l’accettazione delle prenotazioni da un’agenzia di viaggi online e da un sito web.
Altri sono specializzati in aree specifiche, come gli autobus hop-on-hop-off o i tour in barca, e sono dotati di una serie di strumenti diversi. Questi funzioneranno come un’unica fonte di verità per la tua esperienza e ti permetteranno di gestire ogni aspetto della tua attività, compreso il personale, i prezzi dinamici e la fornitura di dispositivi per il punto vendita. I sistemi di prenotazione di questo tipo offrono anche un elevato livello di servizio al cliente e la capacità di adattarsi alle tue esigenze specifiche.
Questi sistemi sono conosciuti con diversi nomi. Possono essere chiamati sistemi di prenotazione, tecnologie di prenotazione o res-tech se si tratta del gruppo Arival. Non c’è alcuna differenza tra questi. È solo una questione di come un’azienda o un fornitore di tecnologia li chiama.
I sistemi di prenotazione hanno lo scopo di aiutarti a scalare la tua attività. Lo fanno semplificando il processo di prenotazione online e di persona per i clienti, il che dovrebbe aumentare le vendite. Inoltre, aumenteranno l’efficienza automatizzando molti processi e riducendo i tempi di attesa dei clienti. Il sistema presenterà inoltre tutti i dati in tabelle e grafici comuni e facilmente personalizzabili per aiutarti a individuare rapidamente opportunità e problemi.
Cosa fa un sistema di prenotazione?
Semplificare le prenotazioni
Un sistema di prenotazione semplificherà il processo di prenotazione e terrà tutto in un unico posto. I pagamenti saranno gestiti in modo sicuro e veloce. Quelli che forniscono dispositivi per i punti vendita avranno ogni prenotazione aggiunta automaticamente al tuo database, insieme a quelle che arrivano attraverso il tuo sito web e le agenzie di viaggio online. Le prenotazioni online acquisiscono tutte le informazioni necessarie.
Collegamenti con agenzie di viaggio online
La maggior parte dei sistemi di prenotazione è collegata alle principali agenzie di viaggio online. Questi ti permetteranno di vendere e aggiornare i tuoi prodotti attraverso i maggiori canali di vendita di tour e attività, come GetYourGuide, Expedia e Hotelbeds. I viaggiatori possono prenotare istantaneamente, i pagamenti saranno gestiti automaticamente e qualsiasi modifica apportata nel sistema sarà modificata automaticamente sull’OTA. Coloro che desiderano estendere ulteriormente la portata delle vendite della propria attività dovrebbero valutare le opzioni offerte da un channel manager.
Gestione efficiente e all-in-one
Una volta effettuata la prenotazione, queste informazioni verranno aggiunte a tutte le sedi interessate. Se hai un certo numero di posti in vendita, una prenotazione ridurrà il numero disponibile su tutti i canali di vendita. Le e-mail di conferma e di promemoria saranno inviate all’ospite senza alcun problema. Le informazioni saranno immediatamente aggiunte ai relativi cruscotti per l’analisi. La fatturazione verrà gestita automaticamente, con il calcolo del tasso di commissione corretto. Ci saranno meno errori da correggere e il personale potrà essere impiegato in aree più produttive.
Poiché un sistema di prenotazione contiene tutte le informazioni della tua azienda ed è la tua unica fonte di verità, ti permetterà anche di analizzare facilmente queste informazioni. Ti fornirà visualizzazioni grafiche delle tue vendite, dei margini, delle sedi e di tutto ciò che desideri. Puoi approfondire questi dati per individuare tendenze, opportunità e problemi.
La sicurezza tua e dei tuoi clienti
La sicurezza della tua azienda e dei tuoi clienti deve essere una priorità assoluta per il tuo sistema di prenotazione. Contiene tutte le tue informazioni, quindi devi poterti fidare della sicurezza del database. Inoltre gestirà i tuoi pagamenti, che dovranno essere affidabili, efficienti e criptati.
Per i geek: Storia dei sistemi di prenotazione
Come per molte altre tecnologie di viaggio, le compagnie aeree hanno utilizzato per prime i sistemi di prenotazione, poi i treni e gli hotel, e infine sono arrivate le escursioni e le attività. Ci sono buone ragioni per questo: il denaro, i metodi di vendita e la natura dei settori.
Il primo sistema di prenotazione è stato realizzato nel 1946 da American Airlines. Questo fa parte di una politica di espansione che ha dato priorità all’aumento dell’efficienza per quanto possibile. Il Reservisor controllava se c’era un posto disponibile, aggiornava la lista dei passeggeri quando un posto veniva prenotato o cancellato e registrava le informazioni sui passeggeri. Può contenere informazioni sui voli per dieci giorni.
Prima lavoravano su carta e dovevano prendere tutto dagli schedari, ma ora potevano accedere a tutto tramite un terminale. Dopo il primo anno, American Airlines poteva gestire 200 passeggeri in più al giorno con 20 operatori in meno e tutto poteva essere centralizzato.
Presto questo sistema fu sostituito dal Magnetronic Reservisor, un miglioramento significativo, e la ricerca dei posti a sedere richiedeva meno di un secondo. Le informazioni immagazzinate sono aumentate fino a 2.000 voli in 31 giorni. All’inizio degli anni ’50, l’ufficio di American Airlines riceveva 45.000 chiamate al giorno per prenotare i voli. Il sistema è stato modificato per altre compagnie aeree e gli hotel più grandi e le compagnie ferroviarie hanno iniziato a bussare alla porta.
Nello stesso periodo in cui il Reservisor decollava, gli americani iniziavano a far volare i loro primi jet. Queste aumentano sia la velocità che la capacità di trasporto dei passeggeri. Sebbene il Reservisor fosse un passo avanti, non era abbastanza valido per gestire questo aspetto e, come tutte le nuove tecnologie, era ancora piuttosto buggato. American Airlines ha iniziato a collaborare con l’azienda informatica IBM. Questo ha portato a Sabre, il primo sistema di prenotazione computerizzato di successo ancora oggi in funzione.
La nascita del sistema di distribuzione globale
Altre compagnie aeree iniziarono a sviluppare i propri sistemi. A metà degli anni ’70, iniziarono a dare accesso diretto alle agenzie di viaggio e nacque il sistema di distribuzione globale. Oltre a Sabre, i principali sistemi sono Amadeus e Travelport. Tra loro, gestiscono trilioni di dollari di prenotazioni e tutti hanno iniziato a distribuire tour e attività.
Con l’avvento del mondo online negli anni ’90, sono aumentate anche le vendite di viaggi. Nel 1995 è nata la prima agenzia di viaggi online (OTA): Internet Travel Network. Le compagnie aeree erano pronte, ma all’improvviso molti hotel si sono ritrovati con un numero di canali di vendita superiore a quello che potevano gestire. Quello che era stato un semplice rispondere a qualche telefonata degli agenti e aggiornare il registro è diventato improvvisamente più complicato. Gli ospiti possono cercare e prenotare tramite un’OTA o il sito web dell’hotel.
Le grandi catene alberghiere avevano già sviluppato i loro sistemi di prenotazione centralizzati, ma quelle più piccole non potevano farlo. Le start-up tecnologiche hanno visto l’opportunità e sono intervenute per colmare il vuoto. In poco tempo, ogni hotel potrà gestire centralmente tutte le prenotazioni da Expedia, Booking e dal proprio sito web con meno errori.
Sistemi di prenotazione per operatori turistici
Sebbene i tour e le attività siano il terzo settore dei viaggi, ci è voluto molto più tempo per entrare in linea. Le grandi aziende sono meno numerose rispetto ai settori dei trasporti e delle strutture ricettive; la maggior parte degli operatori gestisce un numero inferiore di ospiti e molti sono piccole imprese. Allo stesso tempo, gli operatori turistici potranno contare ancora a lungo su visite a piedi, raccomandazioni e partnership con gli hotel e prenotazioni tramite agenti e società di gestione delle destinazioni.
Tuttavia, alcuni operatori hanno avvertito la necessità di sistemi di prenotazione costruiti appositamente per il mercato. Questi si collegavano ai siti web degli operatori e al nuovo gruppo di OTA e marketplace incentrati sull’esperienza che stavano iniziando a nascere, anche se gran parte di questo lavoro veniva svolto attraverso una extranet. TourCMS di Palisis è stato uno dei primi.