Se il tuo sistema di prenotazione tratta uno spettacolo con cena allo stesso modo di una semplice prenotazione al ristorante, è un po’ come usare un appendiabiti al posto di un armadio. Tecnicamente, sì. Emotivamente, no.
È un’esperienza a tempo e con biglietto, in cui cibo, tavoli, orari degli spettacoli, pacchetti e aspettative degli ospiti devono andare tutti d’accordo contemporaneamente. Il che, come sa bene chiunque lavori nel settore operativo, è già di per sé una sfida ambiziosa.
Ecco perché gli spettacoli con cena richiedono una logica di prenotazione diversa.
Una prenotazione al ristorante e una prenotazione per una cena con spettacolo non sono la stessa cosa
Un ristorante si occupa principalmente di gestire il numero di coperti, i tavoli e il flusso del servizio.
Una cena-spettacolo si occupa di tutto questo, e in più:
- Un orario di inizio fisso
- Uno spettacolo dal vivo
- Diverse zone di posti a sedere o tipologie di biglietti
- Pacchetti e servizi inclusi
- Gli ospiti a cui importa davvero dove si siedono
- Una stanza dove un solo ritardo può dare fastidio molto più di un tavolo
In un ristorante normale, se un tavolo arriva con dieci minuti di ritardo, è fastidioso.
In una cena-spettacolo, se un gruppo arriva in ritardo, non riesce a trovare la propria prenotazione e poi inizia a discutere se abbia davvero pagato il supplemento mentre il primo numero sta per iniziare, la cosa si trasforma in un vero e proprio progetto di gruppo.
Gli spettacoli con cena vendono serate, non solo tavoli
Questa è la differenza più grande.
Prenotare un ristorante di solito significa assicurarsi un posto dove mangiare.
Prenotare una cena con spettacolo significa acquistare un’intera serata all’insegna dell’atmosfera speciale. Gli ospiti non si limitano a chiedere: “Possiamo avere un tavolo?”. Si chiedono piuttosto: “È un bel tavolo? Il pacchetto include le bevande? Saremo vicini al palco? Mia mamma penserà che ho prenotato qualcosa di davvero speciale?”.
Potrebbe significare:
- Una tabella standard
- Un tavolo di alta qualità
- Migliori linee visive
- Un pacchetto bevande
- Un upgrade per festeggiare
- Un’area VIP
- Una zona con posti a sedere più adatta ai gruppi
La gestione delle tabelle si complica in un batter d’occhio
I ristoranti hanno già abbastanza da fare quando si tratta di organizzare i tavoli.
Gli spettacoli con cena aggiungono un altro livello di assurdità.
Ora non ti stai semplicemente chiedendo:
- Quante copertine abbiamo?
- Quale tavolo può ospitare quattro persone?
Stai anche chiedendo:
- Quali tavoli hanno la vista migliore?
- Quali fanno parte dei pacchetti premium?
- Quali prenotazioni includono servizi extra?
- Quali gruppi devono restare uniti?
- Come possiamo arredare la stanza in modo sensato senza che la disposizione sembri una punizione?
Il tempismo conta molto di più
I ristoranti possono scaglionare i turni di servizio.
Di solito gli spettacoli con cena non possono farlo. O almeno non senza conseguenze.
Spesso la serata segue un ritmo ben preciso:
- Fascia oraria di arrivo
- Posti a sedere
- Ristorazione
- Inizio dello spettacolo
- Intervallo, se ce n’è uno
- Uscita dopo lo spettacolo
Questo significa che il tuo sistema di prenotazione deve supportare:
- Orari di arrivo precisi
- Orari fissi degli spettacoli
- Capacità effettiva per turno
- Una migliore comunicazione con gli ospiti prima dell’arrivo
- Meno sorprese quella sera
Una cena-spettacolo non può proprio funzionare secondo la logica del “passa quando vuoi e ci pensiamo noi”.
Beh, è possibile. Ma ci sarà la stessa atmosfera che si respira al gate di un aeroporto quando viene cancellato un volo.
Le confezioni fanno parte del prodotto
Questa è un’altra grande differenza.
I ristoranti potrebbero proporti qualche extra. Una bottiglia di vino. Una bistecca di qualità superiore. Qualcosa al tartufo, perché a quanto pare fa la differenza.
Le cene con spettacolo spesso includono dei pacchetti nell’esperienza stessa.
Questo potrebbe significare:
- Cena e spettacolo standard
- Posti a sedere premium con bevande incluse
- Pacchetto VIP con il tavolo migliore
- Pacchetto festivo
- Variazioni stagionali o legate a eventi speciali
Quindi la logica di prenotazione non deve limitarsi a contare il numero di persone. Deve gestire ciò che ogni ospite ha effettivamente acquistato.
Tra queste ci sono:
- Cosa è incluso in ogni pacchetto
- Quali tabelle o zone sono collegate a quale pacchetto?
- In che modo variano i prezzi
- Cosa deve aspettarsi l’ospite al suo arrivo
Agli ospiti interessa molto di più dove si siedono
In un ristorante normale, la gente potrebbe preferire un tavolo più carino, ma molti se ne fregano e vanno avanti lo stesso.
In una cena-spettacolo, la posizione del tavolo influisce sull’esperienza complessiva. Non si tratta solo dell’ambiente. Dipende dalla vista, dall’atmosfera e dal fatto che il biglietto “premium” ti faccia sentire davvero “premium”.
Le cose che stanno a cuore alle persone sono:
- Se riescono a vedere bene
- Che siano vicini al palco
- Se il loro gruppo è tutto insieme
- Se hanno pagato di più per un motivo preciso
- Se i “posti migliori” siano davvero, beh, migliori
Ecco perché gli spettacoli con cena spesso richiedono una logica di prenotazione basata su:
- Aree con tavoli o zone con posti a sedere
- Posti riservati
- Posizionamento basato sul pacco
- Regole di assegnazione ai gruppi
- Differenze evidenti tra la versione standard e quella premium
È proprio qui che si inserisce in modo naturale il motivo per cui la scelta del posto a sedere sta diventando sempre più importante per l’esperienza dei turisti, perché gli spettacoli con cena sono uno degli esempi più evidenti di questo cambiamento.
Le prenotazioni di gruppo sfuggono di mano in un batter d’occhio
Le cene con spettacolo sono spesso occasioni di ritrovo tra amici.
Famiglie, gruppi di compleanno, comitive in pullman, amici in gita in città, coppie che festeggiano qualcosa e gruppi di lavoro che fanno finta che questa non sia, tecnicamente, un’attività di team building.
Questo vuol dire che il sistema di prenotazione deve gestire le richieste di chi desidera:
- Stare seduti insieme
- Crescere insieme
- Per aggiungere degli extra
- Per prenotare tutto in una volta sola
- Per sapere cosa li aspetta prima che arrivino
Se l’organizzazione è troppo approssimativa, le prenotazioni di gruppo smettono di essere un processo e si trasformano in una serie di scuse e soluzioni improvvisate.
Nessuno vuole che la propria serata speciale inizi con: «Vi abbiamo divisi in due tavoli, ma almeno potete salutarvi con la mano».
La distribuzione lo rende ancora meno simile a un ristorante
Molti spettacoli con cena non vengono venduti solo direttamente.
Possono anche essere venduti tramite:
- Alberghi e concierge
- Rivenditori
- Operatori turistici
- OTA
- Partner che vendono esperienze serali ai turisti
A quel punto, non ti limiti più a gestire le tabelle. Ti occupi di:
- Disponibilità in tempo reale
- Coerenza del pacchetto
- Le aspettative degli ospiti sono ben diverse
- Informazioni sulle prenotazioni provenienti da diverse fonti
- C’è sempre più bisogno di regole chiare sulla biglietteria e sui prodotti
Di solito un sistema di prenotazione per ristoranti non è progettato per quel livello di complessità. Se ti stai occupando anche di questo aspetto, la checklist sul sistema di prenotazione per le attrazioni con posti a sedere e gli spettacoli con cena è uno strumento utile da tenere a portata di mano.
Il percorso di prenotazione deve concentrarsi di più sulla vendita
Il processo standard per prenotare un tavolo al ristorante può essere davvero semplice.
Scegli una data. Scegli un orario. Scegli il numero di invitati. Fatto.
Una cena con spettacolo di solito richiede un po’ più di lavoro.
Deve spiegare:
- Cosa sta prenotando l’ospite
- Cosa è incluso
- Qual è la differenza tra i pacchetti
- Che i posti a sedere siano standard, premium o VIP
- Quando devono arrivare gli ospiti
- Come si svolge la serata
Perché l’ospite non sta solo decidendo se vuole cenare. Sta decidendo se vale la pena dedicare una delle sue serate di vacanza a questo, e quelle sono piccole decisioni in cui la posta in gioco è sorprendentemente alta.
Allora, cosa significa in realtà “logica di prenotazione diversa”?
Per gli spettacoli con cena, di solito significa avere un allestimento in grado di gestire:
- Orari fissi invece di fasce orarie di prenotazione approssimative
- I tipi di biglietti e i pacchetti, invece di una semplice tabella, contengono
- Zone di posti a sedere o disposizione dei tavoli in base al valore
- Controllo della capacità in base alle prestazioni, all’area o al pacchetto
- Comunicazioni chiare con gli ospiti prima dell’arrivo
- Assistenza per gruppi, aggiornamenti e vendite tramite rivenditori
- Una visione d’insieme per il reparto di vendita, così il team sa cosa è stato effettivamente venduto
In altre parole, il sistema deve capire che si tratta di un’esperienza che include l’ospitalità, non solo una prenotazione al ristorante con una patina un po’ più sfarzosa.
Continua…
Gli spettacoli con cena sono una categoria a sé stante, strana e meravigliosa. Se stai organizzando la tua struttura per esperienze con posti a sedere, ti consiglio anche di leggere la nostra guida alla checklist del sistema di prenotazione per attrazioni con posti a sedere e spettacoli con cena, e il nostro articolo sul perché la scelta del posto a sedere sta diventando sempre più importante per le esperienze turistiche.
E se vuoi capire come Palisis possa aiutarti con le piantine dei posti a sedere, gli orari delle proiezioni, la distribuzione e un processo di prenotazione più fluido per le sale con posti a sedere, contattaci.