L’emissione di biglietti di viaggio è un settore che sta cambiando con la tecnologia. Per anni hai pagato i tuoi soldi e ti è stata consegnata una ricevuta che veniva timbrata o strappata quando veniva convalidata. Con l’introduzione dei codici QR, dei telefoni cellulari e dei validatori mobili connessi a internet, le cose sono cambiate. Inoltre, copre molto di più del semplice biglietto. Che cos’è il travel ticketing per i tour operator?
L’emissione di un biglietto di viaggio è la parte finale di una vendita che conferma che un cliente ha prenotato un tour. A questo punto, i dettagli del pagamento verranno confermati, verrà riservato un posto a sedere o un posto in un viaggio e il biglietto verrà consegnato al cliente.
Con l’avvento e lo sviluppo di moderni sistemi di prenotazione, come Palisis, per i tour operator, questo è ora un processo efficiente e sicuro in cui molte fasi che prima venivano svolte con carta e penna vengono gestite automaticamente. Questi permettono anche agli operatori turistici di vendere i biglietti online e attraverso le agenzie di viaggio online e altre terze parti. Tutti i dettagli necessari saranno memorizzati nel sistema.
Responsabilità legali in materia di biglietteria di viaggio
Un biglietto è un contratto che dimostra che qualcuno ha acquistato una prenotazione per un servizio, che di solito è una forma di trasporto, un evento o un viaggio. Nella maggior parte delle giurisdizioni, esistono leggi che riguardano il ticketing per proteggere sia i consumatori che le aziende. Nel Regno Unito, ad esempio, le leggi sui consumatori riguardano i prezzi equi e la trasparenza, l’accuratezza, la cancellazione e la riprogrammazione, la rivendita, la frode, l’applicazione e i rimedi. Questo sarà simile a quello di molti altri Paesi, che forniranno indicazioni in merito. Gli operatori turistici devono conoscere bene quali sono le loro responsabilità legali quando vendono un biglietto.
Prezzi equi e trasparenza significa che gli operatori turistici devono fornire informazioni sul costo completo del biglietto prima dell’acquisto, comprese le eventuali commissioni, come quelle di prenotazione o di servizio.
L’accuratezza si riferisce alle descrizioni di un viaggio. Le dichiarazioni errate o le informazioni fuorvianti incluse possono essere considerate una violazione del contratto.
Ci sono casi in cui i termini e le condizioni di un tour operator possono influenzare la cancellazione e la riprogrammazione di un viaggio. Questi devono essere specifici e conformi alla legge sui consumatori. L’ospite deve essere informato tempestivamente quando un tour viene riprogrammato o cancellato. Nella maggior parte dei casi, i clienti avranno diritto a un rimborso completo in caso di cancellazione.
È più probabile che le restrizioni sulla rivendita dei biglietti si applichino a grandi eventi e concerti. Tuttavia, gli operatori possono limitare la rivendita dei loro biglietti se lo desiderano, oppure possono specificare che solo alcune piattaforme possono essere utilizzate. Queste restrizioni devono essere comunicate chiaramente e non possono essere eccessive.
Le frodi sono un problema che alcuni operatori di tour e attività hanno riscontrato. Puoi adottare misure ragionevoli per evitare che ciò accada e proteggere i tuoi ospiti. Tra questi, l’aggiunta di funzioni di sicurezza ai biglietti, l’utilizzo di piattaforme di biglietteria online sicure e l’implementazione di procedure di verifica.
Se si scopre che un tour operator non rispetta queste regole, il cliente può rivolgersi a una delle agenzie per i consumatori o intraprendere un’azione legale per trovare un rimedio. La prima azione da intraprendere è quella di presentare un reclamo all’operatore.
Chi è l’addetto alla biglietteria?
Per tutte le vendite di biglietti, il membro del personale da cui il cliente acquista il biglietto si chiama bigliettaio. Anche questo è definito legalmente e può essere utilizzato nelle restrizioni. Ad esempio, se vuoi combattere le frodi, puoi dichiarare che i biglietti sono validi solo se acquistati da una delle tue agenzie di vendita di biglietti.
Spesso un addetto alla biglietteria di persona svolge diversi ruoli, come quello di ispirare il cliente ad acquistare il biglietto e di svolgere il servizio clienti. Questo non è sempre il caso delle attività ad alto volume, dove i clienti sanno già cosa vogliono acquistare quando arrivano al banco.
La vendita dei biglietti può essere effettuata anche attraverso il back office, al telefono o via e-mail. Gli agenti di biglietteria in questi casi avranno responsabilità simili a quelle degli agenti di persona, oltre a quelle relative alla riservatezza. Ad esempio, se un cliente effettua un acquisto con carta attraverso il back office, questi dati devono essere tenuti sempre al sicuro.
Per quanto riguarda le vendite dirette online, l’azienda agirà come agente. Il tuo sito web svolgerà il ruolo di venditore ispiratore e la tua azienda si assumerà le responsabilità legali dell’agente.
Le agenzie di viaggio online e i rivenditori B2B sono definiti agenti secondari. Questa può essere una zona piuttosto scivolosa dal punto di vista legale e le agenzie ne approfittano. Tuttavia, in generale, rivendono i biglietti che hai fornito ai loro clienti. Quando si entra in partnership con un agente secondario, controlla chi è il commerciante di riferimento. In molti casi, ma non in tutti, si tratta del rivenditore. L’esercente di riferimento è l’azienda responsabile di tutti i pagamenti e delle responsabilità.
Vantaggi dell’utilizzo di un sistema di prenotazione
Per molti operatori turistici, la biglietteria computerizzata ha preso il posto della carta e della penna, anche se non tutti. I sistemi di prenotazione, come Palisis, e le vendite online, dirette o indirette, sono diventati una parte importante del flusso di entrate nei tour e nelle attività. Anche se le visite e le vendite di persona sono ancora importanti, rappresentano una parte minore della torta e molte di queste saranno inserite direttamente nel sistema di prenotazione.
I sistemi di prenotazione, noti anche come sistemi di prenotazione o res-tech, sono progettati per fungere da unica fonte di verità per la tua attività turistica. Questi raccoglieranno tutte le informazioni necessarie per l’emissione dei biglietti, sia online che di persona, accetteranno e gestiranno i pagamenti ed emetteranno i biglietti. Alcuni, come Palisis, svolgeranno anche altre funzioni, come la gestione del personale, l’analisi e la fatturazione ai partner.
Le vendite di persona possono essere effettuate utilizzando un dispositivo POS (Point-of-Sale) contactless collegato al sistema di prenotazione. Può trattarsi di un palmare, di un desktop o di un chiosco self-service in ufficio. Tutte le informazioni richieste saranno inserite prima della vendita. Questo può essere impostato in modo diverso per i vari tour. Potrebbe essere necessario un esonero, ad esempio. Una volta completata la vendita, il POS stamperà lo scontrino con tutte le caratteristiche di sicurezza che hai impostato nel sistema.
Le vendite dirette online saranno effettuate attraverso il tuo sito web. Questo sarà collegato al tuo sistema di prenotazione e i campi informativi di ogni tour saranno visualizzati dal cliente. La transazione sarà completamente sicura. Dopo la transazione, il sistema di prenotazione invierà i biglietti all’indirizzo e-mail indicato.
Le vendite in back office, via e-mail o telefono, possono essere inserite direttamente nel sistema di prenotazione che, dopo la vendita, invierà i biglietti al cliente via e-mail.
Il tuo sistema di prenotazione dovrebbe collegarsi alle principali agenzie di viaggio online (OTA) attraverso una connessione sicura chiamata API. Questo trasferirà tutte le richieste di biglietteria dell’OTA e confermerà la vendita. L’OTA si occuperà dell’emissione dei biglietti e aggiornerà automaticamente il tuo sistema.
Se vendi biglietti attraverso rivenditori B2B o altri agenti terzi, questi possono collegarsi alla tua prenotazione in modo simile o attraverso un portale di biglietteria. Alcuni rivenditori B2B e terze parti svolgeranno la funzione di biglietteria, mentre in altri casi sarà tua responsabilità. Ricordati di controllare chi è il commerciante di riferimento per sapere chi è il responsabile. Questo può essere impostato nel tuo sistema di prenotazione. Gli operatori turistici e di attività che vendono biglietti attraverso più OTA e rivenditori dovrebbero utilizzare un channel manager, come TourCMS, per assicurarsi di avere le giuste connessioni API e le analisi extra necessarie.
Con tutti i punti vendita online e offline collegati al tuo sistema di prenotazione, ogni prenotazione verrà aggiornata automaticamente. In questo modo si garantisce che nessun viaggio possa essere venduto in eccesso e che il personale e i veicoli possano essere gestiti in modo efficace. Molte OTA ora insistono sulla disponibilità in tempo reale, per sapere esattamente quanti biglietti sono rimasti da vendere. Questo è possibile perché ogni biglietto venduto viene aggiornato automaticamente nel database del tuo sistema di prenotazione.
Convalida di un biglietto
La convalida è il processo attraverso il quale il biglietto viene accettato e l’ospite inizia il tour. Prima che venissero aggiunte le funzioni di sicurezza, era relativamente facile creare un biglietto falso o che un membro dello staff commettesse una frode sui biglietti. Sebbene sia ancora possibile, ora è più difficile.
Gli stessi dispositivi portatili utilizzati come punti vendita sono dotati di lettori di codici a barre e codici QR. Questi codici sono generati automaticamente e sono unici per ogni biglietto. Una volta scannerizzati, i dettagli del cliente possono essere visualizzati sul touchscreen. I biglietti falsi visualizzeranno un messaggio di errore.
Queste validatrici portatili possono essere utilizzate da guide e venditori ambulanti in qualsiasi luogo per vendere e convalidare i biglietti. Possono anche essere montati su un palo all’ingresso o installati su un autobus. Con questi casi d’uso, si riduce il lavoro e si aumenta l’efficienza, in quanto un membro del personale o un autista deve solo controllare ogni ingresso, invece di controllare ogni biglietto.
Cancellazioni, ritardi e rimborsi
Come già detto, esistono delle responsabilità legali in caso di cancellazione o ritardo. Il tuo sistema di prenotazione dovrebbe essere in grado di effettuarle automaticamente non appena vengono inserite nel sistema. È possibile inviare automaticamente e-mail e messaggi di testo agli ospiti per informarli di eventuali modifiche al loro viaggio. Se il servizio clienti viene svolto da una terza parte, come nel caso delle OTA, l’OTA verrà avvisata e informerà automaticamente il viaggiatore.
Se c’è stata una cancellazione e si richiede un rimborso, la procedura è semplice. Questo dovrà essere confermato da un membro del personale competente per motivi di sicurezza. È possibile inviare al cliente email automatiche e templati per confermare l’avvenuta elaborazione e il tempo di arrivo previsto. Anche in questo caso, se il biglietto è stato venduto tramite un’OTA, questa verrà informata ed elaborerà il rimborso.
Biglietti senza carta
I biglietti senza carta sono biglietti digitali che di solito vengono letti da un telefono cellulare. Questi utilizzeranno la stessa tecnologia per generare QR o codici a barre dei biglietti cartacei e potranno essere letti da validatori portatili.
Questi biglietti digitali sono considerati più sicuri e convenienti per i viaggiatori. In molti casi, saranno consegnati via e-mail e potranno essere stampati se necessario. A volte possono essere aggiunti al portafoglio del cellulare, aumentando la sicurezza. I biglietti senza carta hanno meno probabilità di essere persi o dimenticati e possono contribuire a ridurre il rischio che qualcuno usi un biglietto che non ha pagato.
I vantaggi dei biglietti senza carta per gli operatori turistici includono la riduzione dei costi e l’aumento dell’efficienza, oltre a una maggiore sostenibilità. I biglietti digitali eliminano la necessità di acquistare risme di carta e garantiscono che ogni membro dello staff che vende i tuoi tour ne abbia sempre a sufficienza. Inoltre, eliminano i tempi di stampa di ogni biglietto e i problemi di danneggiamento durante la convalida, velocizzando le code e aumentando la soddisfazione dei clienti. Naturalmente, i biglietti senza carta riducono anche in modo significativo gli sprechi.