Un cliente diretto di solito prenota per conto proprio.
Scelgono una data, selezionano un orario, pagano e ricevono il biglietto. Se c’è qualche cambiamento, contattano l’operatore.
Le prenotazioni dei partner funzionano in modo diverso.
Spesso chi effettua la prenotazione non è la persona che parteciperà all’evento. Potrebbe prenotare per conto di un ospite, un gruppo, una scuola, un cliente aziendale o un gruppo in pullman. Potrebbe non conoscere il numero definitivo dei partecipanti al momento della prenotazione. Potrebbe inoltre avere condizioni di pagamento, accordi sulle commissioni o esigenze di fatturazione diverse.
Questo comporta un carico amministrativo in più.
Se il partner non riesce ad aggiornare la prenotazione da solo, deve contattare l’operatore. Se ha bisogno di una fattura, potrebbe dover inviare un’e-mail al reparto contabilità. Se il numero dei partecipanti cambia, qualcuno deve modificare manualmente la prenotazione, cancellarla e rifarla, oppure trovare una soluzione alternativa.
Un piccolo cambiamento dà il via a una serie di messaggi.
Perché è importante modificare le prenotazioni
Una delle cose più utili che un partner di fiducia può fare è modificare una prenotazione già esistente.
Immagina che una guida turistica prenoti 50 posti per un gruppo che visiterà diverse città. Al momento della prenotazione, 50 è la stima più attendibile. Man mano che la data del viaggio si avvicina, la guida ha un’idea più chiara di quante persone parteciperanno effettivamente. Il numero finale potrebbe essere 48, 44 o 52.
Se non è possibile modificare la prenotazione, la guida deve contattare l’operatore. L’operatore dovrà quindi modificare manualmente la prenotazione o, peggio ancora, cancellarla e rifarla.
Non è certo l’ideale per nessuno.
Il partner vuole rapidità e flessibilità. L’operatore vuole meno richieste amministrative. Il cliente vuole che la visita di gruppo si svolga senza intoppi al loro arrivo.
La modifica delle prenotazioni è utile perché la prenotazione originale rimane invariata. Puoi modificare il numero di persone senza creare una serie disordinata di prenotazioni cancellate, record duplicati o confusione nei pagamenti. In questo modo, quando modifichi una prenotazione, viene creato un nuovo record con i dettagli aggiornati, mantenendo il riferimento originale o il codice breve.
Perché questo dovrebbe essere riservato solo ai partner di fiducia
C’è una bella differenza tra dare ai partner un controllo effettivo e lasciare che chiunque possa cambiare qualsiasi cosa.
Non tutti i partner dovrebbero poter modificare le prenotazioni. Gli operatori devono decidere di chi si fidano, cosa possono modificare e quando possono farlo.
Ad esempio, un agente di viaggio convenzionato con termini di pagamento concordati potrebbe avere la possibilità di modificare il numero di ospiti prima di una certa scadenza. Un hotel partner potrebbe essere in grado di prenotare determinati prodotti ma non altri. Una guida turistica potrebbe poter ridurre o aumentare il numero di partecipanti a un gruppo entro certi limiti.
La fatturazione fa parte dello stesso problema
Anche le prenotazioni dei partner spesso comportano modalità di pagamento diverse.
Un cliente diretto di solito paga con carta alla cassa. Un partner potrebbe dover effettuare una prenotazione a una tariffa al netto, con una struttura di commissioni o tramite un conto aziendale. Potrebbe aver bisogno di una fattura per il proprio reparto contabilità. Potrebbe anche voler raggruppare più prenotazioni in un unico pagamento o in un’unica procedura di fatturazione.
È proprio qui che la funzionalità relativa alle fatture diventa importante.
Se i partner possono richiedere o utilizzare le opzioni di pagamento tramite fattura durante il processo di prenotazione, l’operatore non deve gestire manualmente ogni singola richiesta di fatturazione. Inoltre, questo rende il processo di prenotazione più professionale agli occhi degli agenti, dei clienti aziendali e dei partner B2B abituali.
Questo è particolarmente utile quando la relazione di coppia è ancora in corso.
Il costo nascosto della gestione manuale dei partner
All’inizio, la gestione manuale sembra spesso abbastanza facile da gestire.
Un’e-mail da un hotel. Una telefonata da un agente. Una richiesta di fattura da un organizzatore aziendale. Una modifica al numero di partecipanti da parte di una guida.
Ma durante un periodo di grande affluenza, queste piccole richieste finiscono per sommarsi.
Il team si occupa di verificare la disponibilità, modificare le prenotazioni, confermare i prezzi, aggiornare i dati, inviare link per il pagamento, emettere fatture e rispondere alle domande di follow-up.
Quel tempo potresti dedicarlo ad assistere gli ospiti, a gestire le operazioni o a rafforzare i rapporti con i partner.
Cosa dovrebbero tenere a mente gli operatori
Prima di concedere ai partner un maggiore controllo sulle prenotazioni, gli operatori dovrebbero riflettere attentamente sulle regole.
Ecco alcune domande utili:
- Quali partner sono considerati abbastanza affidabili da poter modificare le prenotazioni?
- Quali dettagli dovrebbero poter modificare?
- C’è un orario limite prima della partenza?
- I partner possono aumentare o ridurre le quantità?
- Quali prodotti possono prenotare i partner?
- I diversi partner hanno accordi diversi sulle commissioni o sulle tariffe nette?
- Le fatture dovrebbero essere accessibili a tutti i partner o solo ad alcuni clienti selezionati?
- Il team finanziario ha bisogno di una fatturazione consolidata?
- In che modo l’operatore potrà tenere sotto controllo i cambiamenti relativi ai partner?
Il ruolo di Palisis
Noi di Palisis stiamo ampliando le funzionalità di prenotazione per i partner per supportare un numero maggiore di questi scenari B2B reali.
Questo significa dare ai partner di fiducia la possibilità di modificare le prenotazioni, in modo che possano adeguare le quantità all’interno della stessa prenotazione, invece di cancellarla e rifarla da capo. Include anche la funzionalità di fatturazione per i partner, aiutando gli operatori a supportare agenti, agenzie di viaggio e altri clienti B2B che hanno bisogno di opzioni di pagamento tramite fattura.
Contattaci per saperne di più sulla modifica delle prenotazioni e sulla fatturazione per i partner.