Ein Direktkunde bucht in der Regel für sich selbst.
Sie wählen ein Datum und eine Uhrzeit aus, bezahlen und erhalten ihr Ticket. Sollte sich etwas ändern, wenden sie sich an den Veranstalter.
Bei Partnerbuchungen ist das anders.
Die Person, die die Buchung vornimmt, ist häufig nicht die Person, die an der Veranstaltung teilnimmt. Möglicherweise bucht sie im Namen eines Gastes, einer Gruppe, einer Schule, eines Firmenkunden oder einer Reisegruppe. Zum Zeitpunkt der Buchung ist ihr die endgültige Teilnehmerzahl möglicherweise noch nicht bekannt. Zudem können unterschiedliche Zahlungsbedingungen, Provisionsvereinbarungen oder Anforderungen an die Rechnungsstellung bestehen.
Das verursacht zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Falls der Partner die Buchung nicht selbst aktualisieren kann, muss er sich an den Veranstalter wenden. Falls er eine Rechnung benötigt, muss er sich möglicherweise per E-Mail an die Buchhaltungsabteilung wenden. Ändert sich die Gruppengröße, muss jemand die Reservierung manuell anpassen, stornieren und neu buchen oder eine alternative Lösung finden.
Eine kleine Veränderung löst eine Kette von Botschaften aus.
Warum die Bearbeitung von Reservierungen wichtig ist
Eine der nützlichsten Funktionen, die ein vertrauenswürdiger Partner ausführen kann, ist die Bearbeitung einer bestehenden Reservierung.
Stellen Sie sich vor, ein Reiseleiter reserviert 50 Plätze für eine Gruppe, die mehrere Städte bereist. Zum Zeitpunkt der Buchung ist die Zahl 50 die bestmögliche Schätzung. Je näher die Reise rückt, desto genauer kann der Reiseleiter einschätzen, wie viele Personen tatsächlich teilnehmen werden. Die endgültige Teilnehmerzahl könnte 48, 44 oder 52 betragen.
Ohne die Möglichkeit zur Bearbeitung von Reservierungen muss sich der Reiseleiter an den Veranstalter wenden. Der Veranstalter muss die Buchung dann manuell ändern oder – im schlimmsten Fall – stornieren und neu buchen.
Das ist für niemanden ideal.
Der Partner wünscht sich Schnelligkeit und Flexibilität. Der Betreiber wünscht sich weniger Verwaltungsaufwand. Der Kunde wünscht sich, dass der Gruppenbesuch bei seiner Ankunft reibungslos verläuft.
Die Bearbeitung von Reservierungen ist von Vorteil, da die ursprüngliche Buchung bestehen bleibt. Die Anzahl kann angepasst werden, ohne dass eine unübersichtliche Spur aus stornierten Buchungen, doppelten Datensätzen oder Unklarheiten bei der Zahlung entsteht. Auf diese Weise wird bei der Bearbeitung einer Reservierung ein neuer Datensatz mit aktualisierten Angaben erstellt, während Ihre ursprüngliche Referenznummer oder Ihr Kurzcode beibehalten wird.
Warum dies ausschließlich vertrauenswürdigen Partnern vorbehalten sein sollte
Es besteht ein großer Unterschied darin, den Partnern sinnvolle Kontrollmöglichkeiten einzuräumen und jedem zu gestatten, alles zu ändern.
Nicht jeder Partner sollte Reservierungen bearbeiten dürfen. Die Betreiber müssen entscheiden, wem sie vertrauen, was diese bearbeiten dürfen und wann sie dies tun dürfen.
Beispielsweise kann es einem regulären Reisebüro mit vereinbarten Zahlungsbedingungen gestattet sein, die Anzahl der Gäste vor Ablauf einer bestimmten Frist zu ändern. Ein Hotelpartner kann möglicherweise ausgewählte Produkte reservieren, andere jedoch nicht. Ein Reiseleiter kann die Gruppengröße innerhalb bestimmter Grenzen verringern oder erhöhen.
Die Rechnungsstellung ist Teil desselben Problems
Bei Buchungen über Partner gelten zudem häufig andere Zahlungsbedingungen.
Ein Direktkunde bezahlt in der Regel an der Kasse mit Karte. Ein Partner muss möglicherweise zu einem Nettopreis, nach einer Provisionsstruktur oder über ein Geschäftskonto buchen. Möglicherweise benötigt er eine Rechnung für seine Finanzabteilung. Zudem möchte er möglicherweise mehrere Buchungen in einem Zahlungs- oder Abrechnungsprozess zusammenfassen.
An dieser Stelle kommt der Rechnungsfunktion eine wichtige Rolle zu.
Wenn Partner während des Buchungsvorgangs Zahlungsoptionen per Rechnung anfordern oder nutzen können, muss der Betreiber nicht jede Rechnungsanforderung manuell bearbeiten. Zudem wirkt der Buchungsprozess dadurch für Reisevermittler, Firmenkunden und regelmäßige B2B-Partner professioneller.
Dies ist besonders dann hilfreich, wenn die partnerschaftliche Beziehung noch andauert.
Die versteckten Kosten der manuellen Partnerverwaltung
Die manuelle Verwaltung erscheint anfangs oft überschaubar.
Eine E-Mail von einem Hotel. Ein Anruf von einem Reisevermittler. Eine Rechnungsanforderung von einem Unternehmensveranstalter. Eine Änderung der Gruppengröße durch einen Reiseleiter.
Doch in einer geschäftigen Saison summieren sich diese kleinen Anfragen.
Das Team widmet sich der Überprüfung der Verfügbarkeit, der Bearbeitung von Buchungen, der Bestätigung von Preisen, der Aktualisierung von Datensätzen, dem Versenden von Zahlungslinks, der Erstellung von Rechnungen sowie der Beantwortung von Folgeanfragen.
Diese Zeit könnte dafür genutzt werden, Gäste zu betreuen, den Betriebsablauf zu steuern oder engere Beziehungen zu Partnern aufzubauen.
Was Betreiber beachten sollten
Bevor sie ihren Partnern mehr Kontrolle über die Buchungen einräumen, sollten die Betreiber die Regeln sorgfältig abwägen.
Zu den nützlichen Fragen gehören:
- Welchen Partnern wird ausreichend Vertrauen entgegengebracht, um Reservierungen zu bearbeiten?
- Welche Angaben sollten sie ändern dürfen?
- Sollte es eine Anmeldefrist vor der Abreise geben?
- Können Partner die Mengen erhöhen oder verringern?
- Welche Produkte können Partner buchen?
- Gelten für verschiedene Partner unterschiedliche Provisions- oder Nettosatzvereinbarungen?
- Sollen Rechnungen allen Partnern oder nur ausgewählten Kunden zur Verfügung stehen?
- Benötigt die Finanzabteilung eine konsolidierte Rechnungsstellung?
- Wie wird der Betreiber den Überblick über Änderungen bei den Partnern behalten?
Wo Palisis ins Bild passt
Bei Palisis erweitern wir die Funktionen zur Partnerbuchung, um weitere dieser realen B2B-Szenarien zu unterstützen.
Dazu gehört, dass vertrauenswürdige Partner die Möglichkeit erhalten, Reservierungen zu bearbeiten, sodass sie die Anzahl der Buchungen innerhalb derselben Reservierung anpassen können, anstatt diese zu stornieren und neu zu buchen. Ebenfalls enthalten ist eine Rechnungsfunktion für Partner, die es Betreibern ermöglicht, Reisevermittler, Reiseunternehmen und andere B2B-Kunden zu unterstützen, die auf Rechnungen basierende Zahlungsoptionen benötigen.
Bitte kontaktieren Sie uns, um mehr über die Bearbeitung von Reservierungen und die Rechnungsstellung für Partner zu erfahren.