Há um momento em que todos os operadores turísticos pensam:
“Provavelmente devíamos dar aos guias acesso ao sistema.”
E depois pensa imediatamente:
“De maneira nenhuma.”
Os dados são preciosos na era digital, e o acesso geralmente significa tudo. Preços. Dados de clientes, finanças e botões que não devem ser clicados cinco minutos antes de uma partida.
Por isso, a maioria dos operadores opta pela terceira opção não oficial.
Capturas de ecrã.
PDFs.
Mensagens WhatsApp enviadas demasiado tarde à noite.
Funciona. Até que a época alta te lembre porque é que não funciona.
Aqui está a parte que a maioria das pessoas não percebe
De acordo com a Skift, os problemas operacionais internos, e não a falta de procura, são um dos maiores obstáculos ao crescimento das empresas de viagens e actividades.
A Skift tem sublinhado consistentemente que as experiências de escala criam tensão operacional muito antes de a procura se esgotar, especialmente em termos de pessoal, coordenação e comunicação.
Por outras palavras, o problema normalmente não é vender a digressão.
Com o sistema de bilhética correto, tudo corre bem, dia após dia.
E as pessoas que vivem a experiência no terreno têm frequentemente o acesso menos fiável à informação.
E começa a tornar-se claro que o problema não é com o pessoal, mas sim com o nível de acesso disponível para a tua equipa.
O mito do “acesso total ou não acesso”
A maioria dos operadores pensa que está a escolher entre dois extremos.
- Dá aos funcionários acesso total ao sistema e passa a vida a preocupar-se com o que eles podem ver ou alterar.
- Ou fecha tudo e torna-se o balcão de informações humano de todos os guias e motoristas.
É claro que nenhuma destas soluções é adequada ou completa e introduz um catálogo de problemas operacionais que dificultam a gestão do teu negócio, quanto mais a sua expansão.
Assim, as equipas criam soluções alternativas em vez de soluções. Conversas em grupo. Manifestos impressos. Mensagens que começam com “desculpa o incómodo”.
O que é interessante é que outros sectores da indústria das viagens já resolveram este problema há muitos anos.
- As companhias aéreas dão à tripulação acesso a listas e detalhes de voos, não a motores de preços.
- Os operadores de cruzeiros fornecem vistas operacionais ao pessoal e não controlos de reservas.
- As grandes atracções separam, por defeito, o acesso operacional do acesso comercial.
Esta abordagem é amplamente referenciada nas orientações das companhias aéreas e das operações de aviação, incluindo material da Associação Internacional do Transporte Aéreo (IATA) sobre gestão de tripulações e segurança operacional.
Não porque o pessoal não seja de confiança, mas porque a clareza reduz os erros. Simplesmente, faz com que as coisas corram melhor.
O que os guias e os condutores precisam (e não precisam)
Aqui está a parte útil que podes roubar para mais tarde.
Os guias e os condutores não querem o teu sistema, apenas querem respostas que os ajudem a fazer o seu trabalho.
Afinal de contas, garanto-te que eles não estão extasiados por virem ter contigo pela quinta vez esta semana para te perguntarem sobre as suas partidas.
Eles precisam de saber:
- A que partidas estão afectados
- Quando e onde tens de estar
- Quantos convidados podes esperar
- Contexto suficiente para fazeres o teu trabalho corretamente
Não precisas:
- Dados de pagamento do cliente
- Preços ou margens
- A possibilidade de editar as reservas
- Acesso a tudo o que não está relacionado com o teu dia
Quando o acesso é limitado exatamente a isto, o comportamento muda. Menos perguntas. Menos suposições. Menos surpresas de última hora.
Uma estatística de viagem que vale a pena recordar
É difícil construir o teu negócio, e isso não se deve apenas a problemas de receitas. A ineficiência operacional aumenta mais rapidamente do que as receitas à medida que as empresas de turismo crescem.
Em termos simples, duplicar as marcações mais do que duplica o esforço de coordenação.
É por isso que as dores de comunicação aumentam na época alta. Não porque as equipas piorem, mas porque os sistemas informais deixam de funcionar. O teu melhor guia turístico ou motorista deveria estar a fazer a visita, não a fazer malabarismos com aplicações de mensagens.
O acesso limitado e baseado em funções não protege apenas o teu sistema. Abranda essa curva. Pode até poupar-te a sérios embaraços, afinal de contas, basta um pesadelo logístico para colapsar todo o teu horário de trabalho.
A última coisa que queres é que uma visita tardia se transforme num dia inteiro de visitas tardias.
Uma noite muito familiar
É a noite antes de um dia atarefado.
- Um guia pergunta quantos convidados estão reservados.
- Um condutor quer confirmar a hora de início.
- Outra pessoa ouviu dizer que houve uma mudança, mas não tem a certeza.
Nenhuma destas perguntas é importante. Mas todas elas chegam quando estás cansado, distraído e com menos vontade de lhes responder.
Agora imagina que essas mesmas pessoas podem iniciar sessão, ver apenas as partidas que lhes foram atribuídas e obter as respostas elas próprias.
Funciona da mesma maneira. Noite muito mais calma.
Como Palisis aborda esta questão
É exatamente esse o problema que começámos a resolver na Palisis com a nossa solução de gestão de recursos.
Podes fazê-lo:
- Designa guias e motoristas diretamente para as partidas
- Dá-lhes um login limitado no back office
- Deixa-os ver apenas o seu próprio horário atribuído
- Mantém tudo o resto fechado
Não há capturas de ecrã. Não edites acidentalmente. Não há esclarecimentos a altas horas da noite. Apenas uma interface organizada com acesso perfeito para manter as tuas viagens a decorrer sem problemas.
Este sistema oferece o melhor de dois mundos, uma vez que, com uma capacidade limitada de início de sessão no Back Office, podes proteger os teus dados e, ao mesmo tempo, fornecer o nível perfeito de funcionalidade aos teus condutores, guias e outros recursos, com uma supervisão adicional para que possas manter-te atualizado em relação a tudo.
Se já és cliente da Palisis, o nosso guia do Centro de Ajuda mostra-te exatamente como isto funciona e o que os funcionários vêem quando iniciam sessão:
👉 Lê o guia no Centro de Ajuda
Se ainda não estás a utilizar o Palisis, ou se estás a pensar se isto pode ajudar a tua operação, a nossa equipa de vendas tem todo o gosto em falar sobre isso.
👉 Fala com a nossa equipa de vendas
