Nel settore della tecnologia per i viaggi, ci sono un sacco di prodotti che sembrano fare più o meno la stessa cosa.
Un channel manager e un sistema di prenotazione sono un ottimo esempio.
Entrambe si occupano delle prenotazioni. Entrambe possono collegarsi alle OTA. Entrambe possono fornire informazioni sulla disponibilità. Probabilmente, prima o poi, appariranno entrambe nello stesso confronto tra software.
Ma non sono intercambiabili.
Il modo più semplice per pensarci è questo:
Un channel manager ti aiuta a distribuire i tuoi prodotti in altri luoghi.
Un sistema di prenotazioni ti aiuta a gestire effettivamente l’attività che sta dietro a quelle prenotazioni.
Uno riguarda soprattutto il modo in cui fai conoscere i tuoi prodotti al mondo.
L’altra è assicurarsi che, una volta che le prenotazioni cominceranno ad arrivare, nessuno debba gestire l’intera operazione con un foglio di calcolo, tre chat su WhatsApp e una dose sospetta di ottimismo.
Se uno di questi due termini ti sembra ancora un po’ confuso, inizia leggendo “Cos’è un channel manager?” e “Cos’è un sistema di prenotazione?”. Poi torna qui e li confronteremo come si deve.
Allora, di cosa si occupa in realtà un channel manager?
Un channel manager collega i tuoi prodotti ai canali di vendita di terze parti.
Tra queste potrebbero esserci OTA come GetYourGuide, Viator, Expedia o altre piattaforme di marketplace e di rivendita.
Di solito il suo compito è quello di aiutarti a tenere sotto controllo cose come:
- Prodotti
- Prezzi
- Disponibilità
- Prenotazioni
- Annullamenti
che si spostano tra il tuo sistema e quei canali esterni.
Quindi, invece di accedere ogni mattina a diverse extranet delle OTA e modificare manualmente la disponibilità, un channel manager ti aiuta a gestire tutte queste connessioni da un unico posto.
Per gli operatori che vendono tramite diverse OTA, questo può far risparmiare un sacco di lavoro amministrativo.
Può anche aiutare a ridurre una delle sorprese meno piacevoli del turismo: vendere due volte l’ultimo posto disponibile.
Se vuoi approfondire il tema della distribuzione, abbiamo delle guide che spiegano perché la gestione dei canali è importante e come le visite guidate e le attrazioni utilizzano un sistema di gestione dei canali.
E a cosa serve un sistema di prenotazione?
Un sistema di prenotazione o di gestione delle prenotazioni influisce in modo molto più profondo sulla gestione quotidiana dell’attività.
Può gestire cose come:
- Prenotazioni dirette sul sito web
- Vendite in negozio
- Punto vendita
- Prodotti e calendari
- Capacità e disponibilità
- Dati del cliente
- Payments
- Cancellazioni e modifiche
- Manifesti
- Reportistica
- Prenotazioni di rivenditori o partner
- Convalida del biglietto
- Risorse come veicoli, guide o autisti
In altre parole, è lì che la prenotazione diventa effettiva.
Un cliente potrebbe prenotare un giro in barca alle 10 del mattino tramite il tuo sito web. Un altro acquista il biglietto alla biglietteria. Un terzo prenota tramite un’OTA.
Il tuo sistema di prenotazione è il posto in cui, idealmente, tutti e tre finiscono per apparire per quello che sono davvero:
tre persone che devono salire sulla stessa barca alle 10 del mattino.
Per una panoramica più completa su come funziona la parte del business legata alle prenotazioni, leggi “Cos’è un sistema di prenotazione?” o ” Perché i tour operator dovrebbero usare un sistema di prenotazione“.
Un semplice esempio
Immagina di gestire un’agenzia turistica molto frequentata in città.
Vendi:
- Direttamente tramite il tuo sito web
- Presso le biglietterie sparse per la città
- Tramite gli hotel partner
- Tramite GetYourGuide e Viator
Un channel manager può aiutarti a collegare i tuoi prodotti e la disponibilità alle OTA.
Ma la tua azienda deve comunque sapere:
- Quanti biglietti sono stati venduti in realtà?
- Quali partenze stanno andando a ruba?
- Qualcuno ha comprato un biglietto alla biglietteria cinque minuti fa?
- Un hotel partner può ancora vendere questa partenza?
- C’è stata una cancellazione che ha liberato dei posti?
- Cosa devono vedere l’autista o il personale addetto all’imbarco?
È qui che entra in gioco il sistema di prenotazione.
Il channel manager si occupa di far funzionare la distribuzione.
Il sistema di prenotazione facilita il lavoro del martedì pomeriggio.
Se vuoi capire anche quale sia il ruolo della parte dedicata alle prenotazioni per i clienti in tutto questo, l’articolo “Motore di prenotazione vs sistema di prenotazione: qual è la differenza?” è un’ulteriore lettura utile.
Perché gli operatori li confondono?
Soprattutto perché i confini si sono fatti più sfumati.
Alcuni sistemi di prenotazione includono la gestione dei canali.
Alcuni channel manager offrono strumenti aggiuntivi per le prenotazioni.
Alcune aziende usano sistemi diversi per ciascuna di queste attività.
E alcuni operatori hanno accumulato tecnologia nel corso degli anni più o meno come la gente accumula cavi di ricarica. Nessuno sa bene da dove venga tutta quella roba, ma toglierne uno sembra pericoloso.
L’importante non è l’etichetta del software.
Si tratta di capire quale problema stai cercando di risolvere.
Potresti aver bisogno di un channel manager soprattutto se…
Il tuo problema più grande è la distribuzione.
Ad esempio:
- Vuoi vendere tramite più OTA
- Il tuo team sta aggiornando manualmente diversi canali
- La disponibilità varia da un marketplace all’altro
- Passi troppo tempo a gestire le extranet delle OTA
- Hai già un sistema di prenotazioni di cui sei soddisfatto
- Vuoi ampliare la distribuzione senza sostituire il resto del tuo impianto
In quel caso, cambiare tutto il tuo sistema di prenotazioni potrebbe essere una reazione un po’ esagerata a un problema di connettività.
Se ti suona familiare, la nostra guida completa alla gestione dei canali di distribuzione per tour e attività approfondisce il quadro generale della distribuzione in modo più dettagliato.
Potresti aver bisogno di un sistema di prenotazione più potente se…
I problemi si stanno verificando molto più vicino a casa nostra.
Ad esempio:
- È difficile avere una visione d’insieme delle prenotazioni dirette, tramite OTA e in loco
- Il personale non può fare affidamento sulla disponibilità
- Ti affidi molto ai fogli di calcolo
- Le modifiche e le cancellazioni comportano troppo lavoro manuale
- Fare un resoconto è difficile
- Il tuo punto vendita e le vendite online sembrano non essere collegati tra loro
- La gestione della capacità sta diventando sempre più difficile
- L’operazione è diventata più complicata del software che la supporta
A quel punto, aggiungere un altro canale di distribuzione potrebbe semplicemente significare mandare altre prenotazioni in un sistema che sta già facendo fatica.
Il che, tecnicamente, è crescita. Solo che non è proprio quella rilassante.
E per quanto riguarda la disponibilità in tempo reale?
È proprio qui che i due sistemi devono davvero lavorare insieme.
Se vendi la stessa esperienza tramite il tuo sito web, la biglietteria, le OTA e i partner locali, tutti devono avere un quadro preciso di ciò che è effettivamente ancora disponibile.
La capacità è quello che riesci a fornire. La disponibilità è quello che ti resta ancora da vendere.
Se una biglietteria vende gli ultimi due posti, la tua OTA non dovrebbe continuare a pensare che ce ne siano ancora quattro disponibili.
Allo stesso modo, se qualcuno annulla la prenotazione, l’ideale sarebbe che quella disponibilità tornasse in vendita senza che un membro dello staff debba ricordarsi di aggiornare cinque posti diversi.
Channel manager o sistema di prenotazione “tutto in uno”?
Probabilmente questa è la domanda più utile per gli operatori più grandi.
Non c’è una risposta giusta per tutti.
Avere un channel manager dedicato può essere davvero utile se:
- Hai già un software operativo molto valido
- La distribuzione è il tassello mancante
- Hai bisogno di una connettività specializzata
- Lavori con un gran numero di canali
Un sistema integrato di prenotazione e emissione biglietti potrebbe essere più sensato se:
- Vuoi riunire in un unico posto le vendite dirette, tramite OTA e in loco
- Il punto vendita è importante
- Gestisci un elevato volume di prenotazioni
- La capacità e le partenze devono essere monitorate attentamente
- Il personale ha bisogno di una visione d’insieme operativa
- Vuoi avere meno sistemi separati da gestire
Per gli operatori di medie e grandi dimensioni, la questione spesso non riguarda tanto le funzionalità, quanto piuttosto il numero di elementi in gioco che l’azienda è in grado di gestire senza problemi.
Un sistema in più potrebbe essere una scelta perfettamente sensata.
“Sette sistemi collegati da ‘Claire sa come funziona’” merita probabilmente un’altra occhiata.
Se vuoi vedere come funziona nella pratica un approccio “tutto in uno”, Palisis riunisce biglietteria, prenotazioni, e-commerce e distribuzione in un’unica piattaforma. Puoi scoprire separatamente il sistema “tutto in uno” di biglietteria e prenotazioni o la soluzione di distribuzione TourCMS.
Lista di controllo dei problemi per gli operatori
Non sai bene quale parte richiede attenzione? Inizia da qui.
Potresti dover prestare attenzione alla gestione dei tuoi canali se:
- La disponibilità su OTA spesso non coincide con la tua
- Il personale passa ore ad aggiornare i prodotti su tutti i canali
- Le nuove connessioni OTA richiedono troppo lavoro manuale
- Le cancellazioni non vengono riportate in modo affidabile
- La tua strategia di distribuzione è limitata dalla tecnologia
In breve: puoi eseguire l’operazione, ma distribuirla è più difficile di quanto dovrebbe essere.
Il tuo sistema di prenotazione potrebbe richiedere un intervento se:
- Il tuo team non può vedere tutte le prenotazioni in un unico posto
- Le vendite in negozio e online non condividono le informazioni in tempo reale sulla disponibilità
- La creazione dei report richiede troppe esportazioni
- Il personale ricorre ogni giorno a soluzioni alternative manuali
- Sta diventando difficile tenere sotto controllo la capacità
- L’aumento delle vendite comporta un aumento del lavoro amministrativo
In breve: ricevi prenotazioni, ma gestirle richiede troppo lavoro.
Potresti dover controllare entrambi se:
- Le prenotazioni tramite OTA stanno aumentando, ma aumentano anche gli errori
- Ogni squadra si affida a sistemi diversi
- Nessuno sa con certezza quale piattaforma sia quella più attendibile
- Le prenotazioni dirette, tramite partner, OTA e punti vendita vengono gestite separatamente
- La tua configurazione tecnologica si è ampliata un espediente alla volta
Quella lì è una cosa normalissima.
Di solito è anche il punto in cui il “ma tecnicamente funziona” smette di essere un argomento particolarmente convincente.
Cosa dovrebbero cercare gli operatori turistici in crescita?
Se stai confrontando diversi sistemi, lascia perdere per un attimo le etichette e chiediti cosa vuoi davvero che faccia quella tecnologia.
È possibile:
- Gestisci le prenotazioni dirette?
- Vuoi collegarti alle OTA che ti interessano?
- Come fare per mantenere aggiornata la disponibilità in tempo reale?
- Gestisci le prenotazioni in loco o al punto vendita?
- Come gestire cancellazioni e modifiche?
- Supporti le vendite dei partner e dei rivenditori?
- Fornire al reparto operativo un quadro chiaro di ciò che è stato venduto?
- Riesci a gestire il volume di prenotazioni che hai adesso e quello a cui miri?
Queste domande ti dicono molto di più del semplice fatto che il prodotto si definisca “channel manager”, “sistema di prenotazione”, “piattaforma di prenotazione”, “piattaforma di distribuzione” o qualsiasi altra combinazione di termini legati alla tecnologia dei viaggi.
E se le vendite tramite partner sono una parte importante del tuo mix, vale la pena leggere anche l’articolo “Cos’è un rivenditore B2B per tour e attività?”.
La linea di fondo
Un channel manager ti aiuta a distribuire i tuoi prodotti e le tue prenotazioni sui canali di vendita di terze parti.
Un sistema di prenotazione aiuta a gestire l’intero processo di prenotazione, comprese le vendite dirette, la disponibilità, i pagamenti, la capienza, il punto vendita e le operazioni quotidiane.
Per alcuni operatori, un channel manager dedicato da affiancare al sistema già in uso è proprio la soluzione giusta.
Per altri, soprattutto per chi gestisce un volume elevato di prenotazioni tra canale diretto, OTA e vendite in loco, concentrare gran parte di questa attività in un unico sistema può semplificarti davvero la vita.
L’importante non è scegliere il prodotto con la lista di caratteristiche più lunga.
Si tratta di capire quale problema stai effettivamente cercando di risolvere.
Noi di Palisis collaboriamo con operatori turistici e gestori di attrazioni che hanno bisogno di integrare tra loro le vendite dirette, la biglietteria in loco, la distribuzione e le operazioni quotidiane. Se la tua attuale organizzazione sta iniziando a sembrarti più complicata dell’attività che dovrebbe supportare, forse vale la pena valutare se hai bisogno di un altro collegamento o, magari, di un sistema più integrato fin dall’inizio.
