Chega uma altura em que um sistema de bilhética perfeitamente adequado se torna… menos adequado.
Normalmente, é algo entre adicionar entradas com horário marcado, abrir uma segunda bilheteira, dar acesso aos bilhetes a um hotel parceiro e descobrir que o sábado às 11:00 está, aparentemente, esgotado num sistema, mas não noutro.
Para museus de média dimensão, o melhor sistema de bilhética não é necessariamente aquele que tem mais funcionalidades. É aquele que mantém as vendas online, as entradas, a capacidade e as informações dos visitantes todas interligadas, sem que tenhas de fazer uma pequena escavação arqueológica nas folhas de cálculo todas as manhãs.
Então, se estiveres a comparar software de bilhética para um museu de média dimensão, estas são as nove coisas que teríamos em conta.
1. Entrada programada que é mesmo fácil de gerir
A entrada por horários pode ajudar a distribuir as chegadas ao longo do dia, mas não deve dar origem a mais um emprego a tempo inteiro.
Deves ser capaz de:
- criar intervalos de tempo diferentes
- definir a capacidade por espaço
- alterar a disponibilidade rapidamente
- lidar com chegadas antecipadas e atrasadas
- ver quais os horários que estão a ficar cheios
O objetivo é gerir o fluxo de visitantes, não criar 48 pequenos produtos de reserva chamados «Terça-feira, 10h15».
O teu site, a bilheteira e os teus parceiros de vendas devem todos vender com base na mesma disponibilidade.
Se alguém comprar os dois últimos bilhetes online, a pessoa que estiver no balcão de bilheteira não deve poder vendê-los novamente por engano.
Isto é especialmente importante nos fins de semana de inauguração de exposições, nas férias escolares e naquelas terças-feiras inexplicáveis em que parece que toda a gente na cidade decidiu, ao mesmo tempo, ir visitar um museu.
O Palisis permite que os museus definam limites de capacidade e horários de reserva, ao mesmo tempo que partilham a disponibilidade em tempo real em todos os canais de venda. Podes saber mais sobre o nosso sistema de bilhética e reservas para museus e atrações históricas.
3. Vendas online e na loja, tudo no mesmo sistema
Alguns visitantes planeiam a viagem com três semanas de antecedência.
Há quem repare no teu edifício ao passar por lá e decida entrar.
Ambos são bons clientes.
O sistema de bilhética do teu museu deve, por isso, gerir as reservas antecipadas e as vendas no local sem as tratar como dois negócios distintos.
O ideal é que o teu site, o ponto de venda e a equipa de vendas vejam todos os mesmos produtos, preços e disponibilidade.
Se quiseres saber o básico sobre como esse tipo de configuração funciona, temos um guia à parte sobre o que é um sistema de reservas.
4. Validação rápida de bilhetes
Comprar o bilhete é só metade da viagem.
O visitante ainda tem de passar pela porta.
Os códigos QR, a leitura de códigos de barras e os dispositivos de validação específicos podem tornar a entrada muito mais rápida, especialmente quando várias centenas de pessoas decidem que as 10h57 é a hora perfeita para chegar a um horário marcado para as 11h.
Dá uma olhadela nisto:
- velocidade de digitalização
- bilhetes digitais e impressos
- detecção de bilhetes duplicados
- validação offline
- o que a equipa vê quando um ticket falha
Temos um guia à parte sobre a validação de bilhetes em atrações muito concorridas, caso as filas de entrada sejam um problema particular.
5. Reservas de grupo que não incluam dança interpretativa
As escolas, os grupos organizados por agências, as visitas privadas e as reservas feitas por agências de viagens raramente funcionam exatamente como um bilhete de entrada individual.
O teu sistema devia facilitar a gestão de reservas maiores, de diferentes categorias de bilhetes e da capacidade, sem que a equipa tenha de inventar uma solução improvisada sempre que chegam 34 alunos.
Se os grupos são uma parte importante do teu negócio, testa-os durante a demonstração do software.
Não deixes que o vendedor te mostre apenas um bilhete de adulto a ser reservado de forma apelativa.
Faz com que eles reservem aquela coisa estranha.
6. Vendas B2B e a revendedores
Os museus costumam vender através de mais canais do que imaginam.
Hotéis, agências de viagens, passes turísticos, centros de visitantes, DMCs e OTAs podem todos tornar-se fontes úteis de visitantes.
A questão é saber quanto trabalho administrativo é que isso dá.
Boas ferramentas de reservas B2B permitem que os parceiros aprovados vejam a disponibilidade e façam as reservas por conta própria, em vez de terem de enviar um e-mail à tua equipa sempre que precisarem de quatro bilhetes para quinta-feira.
Se esta é uma área em que estás a dar os primeiros passos, o nosso guia explica o que é um revendedor B2B e como funciona essa relação.
7. Preços e tipos de bilhetes que refletem a realidade do museu
Adulto.
Criança.
Estudante.
Finalista.
Família.
Membro.
Residente.
Grupo escolar.
Exposição temporária.
Entrada geral mais exposição.
De repente, «vendemos bilhetes para museus» parece um pouco otimista.
O teu software precisa de ter flexibilidade suficiente para dar resposta aos produtos que realmente vendes, sem que os funcionários precisem de uma folha plastificada a explicar qual a combinação de botões que permite criar um bilhete familiar.
Isso também se aplica a promoções, pacotes, descontos e regras de entrada diferentes.
8. Relatórios que respondem a perguntas úteis
Provavelmente não precisas de mais um painel com 47 gráficos coloridos.
Precisas mesmo de respostas.
Quais são os horários que se esgotam primeiro?
Quantos visitantes fizeram reservas online?
Quais são os parceiros que estão a vender?
Que percentagem dos visitantes faz compras assim que chega?
Que categorias de bilhetes estão a crescer?
Quando é que estás mais ocupado?
O mais recente Inquérito à Participação do Governo do Reino Unido revelou que 41% dos adultos em Inglaterra visitaram um museu ou uma galeria presencialmente durante o ano de 2024/25. O Inquérito à Participação na íntegra está disponível no Departamento da Cultura, dos Meios de Comunicação Social e do Desporto.
Há muita procura para analisar. Os teus dados de bilhética devem ajudar-te a perceber a tua parte específica desse panorama.
9. Um sistema que consiga crescer sem ficar enorme
Os museus de média dimensão ocupam uma posição intermédia que é estranhamente importante.
Provavelmente já ultrapassaste as ferramentas de reservas mais simples, mas talvez não precises de um sistema empresarial gigantesco em que sejam precisos seis meses e dezassete reuniões só para alterar a categoria de um bilhete.
Vê o que acontece à medida que vais crescendo.
Podes adicionar mais uma entrada?
Mais uma exposição?
Mais um dispositivo de ponto de venda?
Mais parceiros revendedores?
Mais tipos de bilhetes?
O sistema consegue ligar-se a outras tecnologias que já usas?
E, o que é igualmente importante, a tua equipa consegue mesmo usá-lo?
Um exemplo útil é o Museu Belvedere, em Viena, que usa o Palisis para a venda de bilhetes e a gestão de horários. Podes ler o estudo de caso do Museu Belvedere para veres como isso funciona na prática.
Então, qual é o melhor sistema de bilhética para um museu de média dimensão?
Não existe um sistema único que seja o melhor para todos os museus.
O melhor software de bilhética para um museu de média dimensão deve facilitar a gestão de entradas com horário marcado, capacidade, vendas online e no local, validação, grupos, parceiros, preços e relatórios, sem criar trabalho manual extra entre essas funções.
A nossa pergunta preferida para fazer durante qualquer demonstração de software continua a ser:
O que é que a minha equipa vai ter de gerir manualmente depois de implementarmos isto?
Isso costuma revelar muito mais do que uma simples lista de funcionalidades.
Se estás neste momento a rever a forma como geres a venda de bilhetes do teu museu, podes dar uma vista de olhos no Palisis para museus e atrações históricas ou falar com a equipa do Palisis sobre o que estás a tentar melhorar.
Perguntas frequentes sobre os sistemas de bilhética dos museus
O que é um software de bilhética para museus?
O software de bilhética para museus gere os produtos de entrada, as reservas, a disponibilidade e o acesso dos visitantes. Os sistemas mais avançados também conseguem gerir entradas com horário marcado, vendas no local, validação de bilhetes, grupos, reservas de revendedores e relatórios.
O que é que um museu de média dimensão deve procurar num sistema de bilhética?
Procura funcionalidades como disponibilidade partilhada em tempo real, entradas programadas, vendas online e no local, validação rápida de bilhetes, ferramentas de reservas de grupo, preços flexíveis, vendas B2B, relatórios úteis e a capacidade de integrar ou expandir à medida que a tua atividade evolui.
Um museu precisa de bilhetes com horário marcado?
Nem todos os museus o fazem. A entrada por horário é mais útil quando é preciso distribuir a chegada dos visitantes ao longo do dia, quando as exposições têm capacidade limitada ou quando há períodos específicos em que o local fica regularmente superlotado.
O software de venda de bilhetes para museus consegue ligar-se a OTAs e revendedores?
Sim. Dependendo da plataforma, os museus podem vender através de parceiros B2B diretos, OTAs e outros distribuidores, ao mesmo tempo que partilham a disponibilidade com os seus canais de vendas diretas.
O software de bilhética para museus consegue gerir tanto as vendas online como as vendas no balcão?
Sim. Um sistema integrado pode combinar reservas online antecipadas com transações na bilheteira ou no ponto de venda, para que ambos os canais funcionem com base na mesma disponibilidade.