La maggior parte dei software per tour operator permette di effettuare una prenotazione.
Non è proprio un benchmark entusiasmante.
La domanda che conta è: cosa succede quando hai tre partenze in contemporanea, una guida si è data malata, GetYourGuide ha appena venduto gli ultimi due posti e c’è qualcuno al banco che ti chiede se riesci a far entrare una famiglia di quattro persone?
È proprio lì che l’elenco delle funzionalità inizia a fare la differenza.
Se stai valutando diversi software di prenotazione per tour operator, ecco le sette cose che noi prenderemmo in considerazione per prime.
1. Una versione della disponibilità
Questo è quello importante.
Sul tuo sito c’è scritto che sono rimasti due posti.
Alla biglietteria dicono che sono rimasti due posti.
Il tuo rivenditore dice che sono rimasti due posti.
Devono essere sempre gli stessi due posti.
Se ogni canale di vendita ha la propria quota assegnata o deve essere aggiornato manualmente, l’overselling diventa meno una possibilità e più un evento da calendario.
Controlla la disponibilità in tempo reale tra vendita diretta, punti vendita, partner e canali di distribuzione collegati.
Se vuoi la versione più dettagliata, abbiamo scritto un articolo su come gli aggiornamenti in tempo reale aiutino a ridurre l’overbooking.
2. Vendite ovunque i tuoi clienti facciano effettivamente acquisti
Il tuo sistema di prenotazione dovrebbe funzionare ovunque venga effettuata la prenotazione.
Potrebbe essere:
- il tuo sito web
- una biglietteria
- un POS mobile
- un’altra località
- il bancone di un hotel
- un rivenditore
- un’OTA
La cosa importante non è avere sette modi diversi di vendere.
Significa avere sette modi per vendere senza dover creare sette versioni diverse della verità.
Per chi vende sia online che in loco, è proprio qui che un sistema di prenotazione e biglietteria “tutto in uno ” inizia ad avere senso.
3. Una connettività che non crea un altro lavoro
Le OTA sono utili.
L’aggiornamento manuale degli OTA non lo è.
Se la distribuzione tramite terze parti è importante per la tua attività, verifica come il sistema di prenotazione si integra con essa.
Si collega direttamente?
Funziona con un channel manager?
Quanti canali riesci a raggiungere?
E quali informazioni si scambiano effettivamente tra loro?
Se non ti è del tutto chiaro dove finisce il sistema di prenotazione e dove inizia il channel manager, abbiamo delle guide dedicate su cos’è un sistema di prenotazione e su cosa fa un channel manager.
E se sei arrivato al punto in cui i termini OTA, rivenditore e agenzia di viaggi hanno iniziato a confondersi tra loro, c’è anche la nostra guida alle prenotazioni dirette, tramite OTA e tramite rivenditori.
4. Gestione delle risorse
Le prenotazioni vanno alla grande.
Purtroppo, qualcuno deve pur consegnarle.
Per molti operatori, la capacità non dipende solo dal numero inserito nelle impostazioni del prodotto.
Dipende dalla guida.
L’autista.
L’autobus.
La barca.
Le bici.
La stanza.
Se il veicolo da 40 posti di domani dovesse improvvisamente diventare un veicolo da 25 posti, il tuo software dovrebbe, idealmente, capire che ora si tratta di una partenza con 25 persone.
Lo stesso vale quando devi sapere quale guida è assegnata a quale posto, o per quali partenze manca ancora una risorsa.
Questa è una di quelle funzioni che sembrano piuttosto noiose finché non ti serve.
A quel punto la cosa diventa davvero interessante.
5. Partner B2B che sanno cavarsela da soli
C’è un momento in cui un rivenditore che manda un’e-mail:
“Ciao, c’è posto domani alle 10?”
smette di essere affascinante.
Se lavori regolarmente con hotel, agenzie di viaggio, DMC o altri partner del settore turistico, questi dovrebbero poter accedere alle informazioni di cui hanno bisogno senza dover creare un’attività amministrativa ogni volta che vendono qualcosa.
Cerca:
- disponibilità in tempo reale
- Accessi dei partner
- tariffe o commissioni concordate
- prenotazioni self-service
- modifiche alla prenotazione
- opzioni di fatturazione o di pagamento
Palisis supporta la gestione diretta dei rivenditori e gli strumenti di prenotazione B2B, mentre TourCMS può ampliare la distribuzione attraverso una rete più ampia di partner.
Abbiamo approfondito molto di più l’argomento nella nostra guida su come lavorare con i rivenditori B2B.
6. Prodotti che non richiedono soluzioni alternative
I tuoi prodotti dovrebbero integrarsi nel software.
Non è il contrario.
Sembra ovvio, ma è proprio qui che le demo spesso diventano interessanti.
Chiedi al fornitore di mostrarti i prodotti che ti creano difficoltà.
Il tour privato ha un prezzo a gruppo, non a persona.
Il biglietto famiglia.
Il prodotto con sei componenti aggiuntivi.
L’esperienza con i posti riservati.
La capienza varia a seconda del veicolo.
Se la risposta inizia sempre con:
“Beh, di solito i nostri clienti fanno semplicemente…”
Fai attenzione.
Soprattutto per gli eventi con posti a sedere, il sistema potrebbe dover gestire le piantine dei posti, le categorie di posti e la disponibilità a livello di singolo posto, invece di limitarsi a contare i biglietti.
7. Report che userai davvero
Ogni sistema di prenotazione ha una funzione di reportistica.
Il punto è: risponde davvero alle domande che il tuo team si pone?
Cose come:
- Quali partenze stanno andando a ruba?
- Da dove arrivano le prenotazioni?
- Quali partner stanno vendendo?
- Qual è la ripartizione tra clienti senza prenotazione e quelli che prenotano in anticipo?
- Quali prodotti vengono rimborsati?
- Quanta capacità stiamo usando davvero?
Se per ottenere la risposta servono tre esportazioni, due fogli di calcolo e un collega che capisca come funziona la tabella pivot, probabilmente il sistema di reportistica potrebbe essere migliorato. Dai un’occhiata alla nostra procedura guidata per la reportistica per saperne di più.
Vale anche la pena dare un’occhiata alle integrazioni.
Il tuo software di prenotazione non deve per forza sostituire tutti i sistemi dell’azienda.
Devi solo collegarlo bene a quelli che vuoi tenere.
La domanda che faremmo in ogni demo di software
Ci sono centinaia di caratteristiche diverse che potresti mettere a confronto.
Ti faremmo invece una domanda:
Cosa dovrà ancora fare manualmente il mio team?
Perché di solito è proprio lì che si nota la vera differenza tra i vari sistemi.
Forse sta aggiornando le OTA.
Forse si tratta dell’assegnazione delle guide.
Forse si tratta di riconciliare le prenotazioni dei rivenditori.
Forse si tratta di trasferire informazioni tra il negozio online e il POS.
Il miglior software per tour operator non è per forza quello con l’elenco di funzionalità più lungo.
È proprio quello che elimina gli aspetti più fastidiosi del tuo lavoro.
Se al momento stai valutando diverse piattaforme, puoi dare un’occhiata a Palisis per i tour e le attività oppure esplorare la piattaforma Palisis più in generale.
Domande frequenti sul software per tour operator
Cos’è un software di prenotazione per tour operator?
Il software di prenotazione per tour operator gestisce prodotti, prenotazioni, disponibilità e partenze per tour e attività.
Se vuoi una spiegazione più approfondita, dai un’occhiata alla nostra guida su cos’è un sistema di prenotazione.
Quali caratteristiche dovrebbe avere un software per tour operator?
Le funzionalità più utili dipendono dal tipo di attività, ma in generale i tour operator affermati dovrebbero puntare su disponibilità in tempo reale, vendite dirette e in loco, integrazione con i canali di distribuzione, gestione delle risorse, strumenti B2B, configurazione flessibile dei prodotti e reportistica utile.
I software per la prenotazione di tour possono collegarsi alle OTA?
Sì. Questo può avvenire tramite integrazioni dirette o tramite un channel manager.
Puoi scoprire di più sul perché gli operatori usano le OTA e su come i channel manager mettono in contatto gli operatori con i venditori esterni.
Qual è la differenza tra un sistema di prenotazione e un channel manager?
Un sistema di prenotazione ti permette di gestire i tuoi prodotti, la disponibilità e le prenotazioni.
Un channel manager collega quell’inventario ai partner di distribuzione esterni.
Sono collegati, ma non sono la stessa cosa.
Cos’è un software di prenotazione B2B?
Gli strumenti di prenotazione B2B permettono ai partner autorizzati, come hotel, agenzie di viaggio e DMC, di accedere direttamente ai prodotti, alle disponibilità e alle funzionalità di prenotazione.
In questo modo non è più necessario gestire manualmente ogni prenotazione effettuata dai partner.