Um cliente direto costuma fazer a reserva por conta própria.
Eles escolhem uma data, selecionam uma hora, pagam e recebem o bilhete. Se houver alguma alteração, entram em contacto com o operador.
As reservas dos parceiros são diferentes.
Muitas vezes, quem faz a reserva não é a pessoa que vai participar. Pode estar a fazer a reserva em nome de um hóspede, de um grupo, de uma escola, de um cliente empresarial ou de um grupo que viaja de autocarro. Pode não saber o número final de participantes no momento da reserva. Pode também ter condições de pagamento diferentes, acordos de comissão ou necessidades específicas de faturação.
Isso dá mais trabalho administrativo.
Se o parceiro não conseguir atualizar a reserva por conta própria, tem de contactar o operador. Se precisar de uma fatura, talvez tenha de enviar um e-mail à equipa financeira. Se o número de pessoas do grupo mudar, alguém tem de ajustar manualmente a reserva, cancelar e voltar a fazer a reserva, ou encontrar uma solução alternativa.
Uma pequena mudança dá origem a uma cadeia de mensagens.
Por que é importante editar as reservas
Uma das coisas mais úteis que um parceiro de confiança pode fazer é alterar uma reserva já existente.
Imagina que um guia turístico reserve 50 lugares para um grupo que vai viajar por várias cidades. Na altura da reserva, 50 é a melhor estimativa. À medida que a viagem se aproxima, o guia fica com uma ideia mais clara de quantas pessoas vão realmente participar. O número final pode ser 48, 44 ou 52.
Sem a possibilidade de editar reservas, o guia tem de contactar o operador. O operador tem então de alterar a reserva manualmente ou, pior ainda, cancelá-la e fazer uma nova reserva.
Isso não é o ideal para ninguém.
O parceiro quer rapidez e flexibilidade. O operador quer menos pedidos administrativos. O cliente quer que a visita em grupo corra bem assim que chegarem.
A edição de reservas é útil porque a reserva original permanece intacta. A quantidade pode ser ajustada sem criar uma confusão de reservas canceladas, registos duplicados ou problemas com os pagamentos. Desta forma, ao editar uma reserva, é criado um novo registo com os detalhes atualizados, mantendo a referência original ou o código curto.
Por que é que isto deve ser apenas para parceiros de confiança?
Há uma grande diferença entre dar aos parceiros um controlo efetivo e deixar que qualquer pessoa altere o que quiser.
Nem todos os parceiros devem poder editar reservas. Os operadores têm de decidir em quem confiam, o que podem editar e quando podem fazê-lo.
Por exemplo, um agente de viagens habitual com condições de pagamento acordadas pode ter permissão para alterar o número de hóspedes antes de um prazo limite. Um hotel parceiro pode conseguir reservar determinados produtos, mas não outros. Um guia turístico pode conseguir reduzir ou aumentar o tamanho de um grupo dentro de certos limites.
A faturação faz parte do mesmo problema
As reservas feitas por parceiros também costumam ter condições de pagamento diferentes.
Um cliente direto costuma pagar com cartão na hora de finalizar a compra. Um parceiro pode precisar de fazer uma reserva com base numa tarifa líquida, numa estrutura de comissões ou numa conta empresarial. Pode precisar de uma fatura para a equipa financeira. Também pode querer que várias reservas sejam agrupadas num único pagamento ou processo de faturação.
É aqui que a funcionalidade de faturação se torna importante.
Se os parceiros puderem solicitar ou utilizar opções de pagamento por fatura durante o processo de reserva, o operador não precisa de tratar manualmente cada pedido de faturação. Além disso, isso faz com que o processo de reserva pareça mais profissional para os agentes, clientes empresariais e parceiros B2B habituais.
Isto é especialmente útil quando a relação de parceria ainda está a decorrer.
O custo oculto da gestão manual dos parceiros
A gestão manual muitas vezes parece fácil de gerir no início.
Um e-mail de um hotel. Uma chamada de um agente. Um pedido de fatura de um organizador empresarial. Uma alteração no tamanho do grupo por parte de um guia.
Mas, durante uma época movimentada, estes pequenos pedidos vão-se acumulando.
A equipa dedica algum tempo a verificar a disponibilidade, a editar reservas, a confirmar preços, a atualizar registos, a enviar links de pagamento, a criar faturas e a responder a perguntas de acompanhamento.
Esse tempo poderia ser usado para ajudar os hóspedes, gerir as operações ou estreitar as relações com os parceiros.
O que os operadores devem ter em conta
Antes de darem aos parceiros mais controlo sobre as reservas, as operadoras devem pensar bem nas regras.
Algumas perguntas úteis são:
- Quais são os parceiros em quem confias o suficiente para editarem as reservas?
- Que detalhes é que eles deviam poder alterar?
- Deve haver um prazo limite antes da partida?
- Os parceiros podem aumentar e reduzir as quantidades?
- Que produtos é que os parceiros podem reservar?
- Os diferentes parceiros têm acordos diferentes em termos de comissões ou taxas líquidas?
- As faturas devem estar disponíveis para todos os parceiros ou apenas para contas selecionadas?
- A equipa de finanças precisa de faturação consolidada?
- Como é que o operador vai manter a visibilidade sobre as alterações nos parceiros?
O papel da Palisis
Na Palisis, estamos a expandir a funcionalidade de marcação de parceiros para dar resposta a mais cenários B2B reais como estes.
Isto inclui dar aos parceiros de confiança a possibilidade de editar reservas, para que possam ajustar as quantidades na mesma reserva, em vez de terem de cancelar e voltar a fazer a reserva. Também inclui funcionalidades de faturação para os parceiros, ajudando os operadores a apoiar agentes, agências de viagens e outras contas B2B que precisam de opções de pagamento por fatura.
Contacta-nos para saberes mais sobre como editar reservas e faturar para os parceiros.